Legislação em sistemas governamentais sobre Gestão de Materiais

Na esfera pública, a Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988 – IN- 205/88, da Secretaria de Administração da Pública da Presidência da República – SEDAP/PR, é que orienta os servidores públicos quanto à gestão e racionalização dos materiais. A referida IN estabelece como deve ser feita a gestão de materiais, passando pelas fases de: aquisição de materiais, recebimento e aceitação, armazenagem, distribuição, carga e descarga, saneamento do material, tipos de controle de estoque, renovação do estoque, inventário físico, entre outros (BRASIL, 1988b).

No que diz respeito à aquisição de materiais, a IN 205/88 recomenda que as compras de material de uso comum devem ser centralizadas e que, deve-se evitar compras volumosas de materiais com curto prazo de validade e/ou propensos à obsolescência. A IN também recomenda a distribuição dos materiais em estoque de acordo com o método PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), a fim de evitar o envelhecimento do estoque.

A IN 205/88 apresenta quais são os fatores de ressuprimento e as respectivas fórmulas que irão orientar a decisão de quando e quanto comprar, conforme Quadro 4:

Quadro 4. Fórmulas de ressuprimento da IN 205/88

Fórmula Onde:

Estoque mínimo (Em) = c x f c = consumo médio mensal f= fração do tempo Estoque máximo (EM) = Em + c x I Em= estoque mínimo

c= consumo médio mensal I= Intervalo de aquisição Ponto de Pedido (Pp) = Em + c x T Em= estoque mínimo

C= consumo médio mensal T= Tempo de aquisição Quantidade a Ressuprir (Q) = c x I c= consumo médio mensal

I= intervalo de aquisição Fonte: Elaborado pela autora com base em Brasil (1988b)

Onde:

 Consumo Médio Mensal (c): equivale à média aritmética do consumo nos últimos 12 meses;

 Tempo de Aquisição (T): corresponde ao período entre a emissão do pedido até a entrega do material no almoxarifado;

 Intervalo de Aquisição (I): período entre duas aquisições normais e sucessivas;

 Estoque Mínimo de Segurança (Em): é a menor quantidade a ser mantida em estoque e deve ser capaz de atender a um consumo superior ao estimado em um determinado período. É obtido através da multiplicação do consumo médio mensal por uma fração (f) do tempo de aquisição que deve variar entre 0,25 e 0,50 de T

 Estoque Máximo (EM): é o nível máximo que o estoque pode atingir, levando-se em consideração o espaço para armazenagem, o recurso financeiro disponível, intervalo e tempo de aquisição, prazo de validade, obsoletismo, etc.;

 Ponto de Pedido (Pp): nível de estoque que ao ser atingido, indica que deve ser emitido um pedido de compra com a finalidade de completar o estoque máximo

 Quantidade à ressuprir (Q): quantidade a ser adquirida para recompor o estoque máximo.

É importante ressaltar que, de acordo com a IN 205/88, compete à gestão do almoxarifado de uma Instituição Pública, supervisionar e controlar a distribuição racional do material requisitado pelos departamentos, promovendo os cortes necessários nas requisições mediante a média do consumo apurado nos últimos doze meses, evitando assim, uma demanda reprimida e a ruptura de estoque.

Recentemente, o Governo Federal publicou duas legislações que interferem diretamente no assunto estudado nessa dissertação. A primeira é a Portaria nº 385, de 28 de novembro de 2018, que instituiu o SIADS – Sistema Integrado de Administração de Serviços, como sistema a ser utilizado na Administração Pública direta, autárquica, fundacional e nas empresas públicas dependentes do Poder Executivo Federal. De acordo com a Portaria, o sistema permitirá gerenciar e controlar o estoque de materiais, os bens patrimoniais e a frota de veículos.

I - promover a mensuração, reconhecimento e evidenciação do patrimônio segundo as normas do Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público - MCASP;

II - promover a sistematização dos registros contábeis dos estoques, bens móveis e bens intangíveis, de acordo com os procedimentos contábeis do Plano de Contas Aplicado ao Setor Público - PCASP;

III - subsidiar a geração de informações de custos; e

IV - proporcionar conteúdo informacional para apoiar as decisões governamentais de alocação mais eficiente de recursos e gerar as condições para a melhoria da qualidade do gasto público (BRASIL, 2018, p. 85).

A portaria ainda define que ficará a cargo do Comitê de Governança, a capacitação dos servidores para utilizar o sistema de maneira correta e o prazo para implantação do sistema será de um ano para órgãos da administração direta e dois anos para autarquias e fundações.

Cabe ressaltar que, até o momento, o Governo está oferecendo capacitação preferencialmente para os órgãos que já adquiriram o sistema SIADS e, como a UFSCar ainda não adquiriu o sistema, nenhum servidor realizou a capacitação.

A segunda legislação publicada recentemente foi a Instrução Normativa nº 01, de 10 de janeiro de 2019, que dispõe sobre o Plano Anual de Contratações – PAC de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicações no âmbito da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e sobre o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações – PGC. A IN 01/19 estabelece que os setores requisitantes deverão incluir no sistema PGC até o dia 1º de abril do ano de elaboração do PAC, suas demandas de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicações para ano subsequente. Em seguida, o setor de licitações ficará responsável por analisar as demandas e gerenciá-las até o dia 15 de abril e enviá-las para aprovação da autoridade máxima do órgão, que deverá aprova-la até o dia 30 de abril e encaminhá-la ao Ministério da Economia (BRASIL, 2019). Além disso, a referida IN também determina quando poderá haver inclusão, exclusão ou alteração dos itens constantes no PAC.

O cadastramento das demandas de materiais de consumo no sistema PGC facilitaria o trabalho de previsão de demanda do departamento de almoxarifado,

desde que, os quantitativos cadastrados não sejam subestimados nem superestimados.