Lei de Acesso à Informação

Na categoria de análise Lei de Acesso à Informação foram abordados a internet, os documentos, o tempo, a disponibilidade, os planos, a regularidade, o perfil e nomeação de chefias, a prestação de contas, o rol de responsáveis na IFES, nos documentos de auditoria.

a) Internet. A internet apareceu como o principal meio de comunicação da universidade com seus stakeholders. Foi constatada a dificuldade em disponibilizar documentos atualizados sobre o SCM nos sites das IFES. Os relatórios de auditoria mostraram quais documentos devem estar disponíveis na internet. Geralmente estavam disponíveis os dois últimos documentos do PDI, relatórios de auditoria dos últimos cinco anos e apenas os documentos mais recentes relacionados à gestão universitária, como relatórios do último ano de gestão.

b) Documentos. Foi constatada a dificuldade de elaboração de documentos sobre SCM, como o Plano Anual de Aquisições, e sua divulgação no site da universidade no contexto de comunicação governamental. Isso foi comprovado quando a auditoria solicitou documentos de planejamento de aquisição e estes não haviam sido elaborados pela instituição. Além disso, o AC 538/2018 TCU Plenário recomendou a divulgação de documentos que integram o processo de aquisição: solicitação de aquisição, estudos técnicos preliminares, estimativas de preços, pareceres técnicos e jurídicos.

c) Tempo. Às auditorias internas foi recomendado publicar o Plano Anual de Auditoria Interna (Paint) e o Relatório Anual de Auditoria Interna (Raint);

porém não estipulou por quanto tempo esses documentos deveriam estar disponíveis para consulta após o ano fiscal, haja vista que há monitoramentos que ainda perduram por mais de dez anos. Quanto à temporalidade de divulgação, em consulta ao site das IFES foi constatado que estavam publicados os documentos em até três anos, embora a vigência do PDI seja de cinco anos.

d) Disponibilidade. Constatou-se que as páginas da Auditoria Interna continham repositórios de documentos para cumprimento da legislação, como a listagem do Paint e do Raint. Raramente foram encontradas referências sobre os editais de licitação e termos de referência de materiais de consumo e bens permanentes nos sites das IFES. Uma das razões apresentadas foi de que o site Comprasnet disponibiliza o edital, o Termo

de Referência, a Ata da Sessão Pública e a execução das Atas de Registros de Preços em uma complexa acessibilidade à informação.

e) Planos. Foi identificada a necessidade de divulgação do plano de aquisições na internet, aprovado pela mais alta autoridade da organização (AC 2889/2018 TCU Plenário); isso significa que não havia um plano anual de aquisição aprovado pelos órgãos colegiados da universidade no momento da auditoria. Foram identificados os seguintes planos a divulgar:

Política de Compras e de Estoques; Plano de Gestão de Contratos; Plano de Gestão de Riscos e Controles nas Aquisições; Plano de Gestão Estratégica, Tática e Operacional das Contratações; Plano de Sustentabilidade; Plano de Previsão de Demanda Anual de Aquisições.

f) Regularidade. O TCU recomendou a publicação da decisão quanto à regularidade das contas proferida pelo órgão de controle externo no site da universidade. Uma curiosidade foi a necessidade de se divulgar a agenda de compromissos públicos do dirigente responsável pelas aquisições, que, em geral, é o pró-reitor de administração (AC 538/2018 TCU Plenário).

g) Perfil e nomeação de chefias. Os responsáveis pelas etapas externas e internas da licitação devem conhecer e cumprir a lei e a jurisprudência do TCU. Houve responsabilização às autoridades competentes pelos atos administrativos delegados. Por exemplo, foi responsabilizado o servidor público que elaborou o Termo de Referência porque deu suporte ao edital do pregão eletrônico, sendo responsabilizado pela falta ou falha na pesquisa de preços ou quando concorreu com a restrição de competitividade decorrente de critérios inadequados de habilitação, como detalhamento excessivo dos produtos sem a devida justificação (AC 2034/2017 TCU Plenário).

h) Quem é o responsável? A discussão sobre quem é responsável pelo SCM na universidade apareceu nos documentos consultados quando foram detectadas irregularidades no cumprimento da Lei de Licitações e Contratos. Essa responsabilidade recaiu sobre a reitoria, os pró-reitores e

integrantes de órgãos superiores colegiados, conforme indicado no organograma da IFES (AC 2034/2017 TCU Plenário).

i) Rol de responsáveis. Foi constatada a dificuldade em identificar o responsável pelo SCM no ambiente colegiado de tomada de decisão das IFES. Foi comum apresentar o rol de responsáveis da universidade com lacunas e outras inconformidades, como a ausência de indicação do cargo e do período de gestão dos agentes; também foi detectada a falta de inclusão de responsáveis que desempenharam durante o exercício as naturezas de responsabilidade definidas no art. 10 da Instrução Normativa TCU 63/2010 (AC 1971/2018 TCU Primeira Câmara).

Quem deve ser responsabilizado na gestão universitária sobre SCM? Em observância ao art. 10 da Instrução Normativa TCU 63/2010, e com base no organograma funcional da universidade, devem ser considerados responsáveis pela gestão os titulares e seus substitutos que desempenharem as seguintes naturezas de responsabilidade: dirigente máximo: reitor e vice-reitor da universidade; ocupante de cargo de direção no nível de hierarquia imediatamente inferior e sucessivo ao do dirigente máximo: dirigentes e respectivos substitutos de cada uma das pró-reitorias da universidade; membro de órgão colegiado que, por definição legal, regimental ou estatutária, seja responsável por ato de gestão que possa causar impacto na economicidade, eficiência e eficácia da gestão da unidade: membros do conselho superior administrativo, órgão superior deliberativo e consultivo em matéria de administração, finanças e orçamento (AC 1971/2018 TCU Primeira Câmara).

Auditoria relatou que não fazem parte do rol de responsáveis os diretores dos campi e os diretores de núcleos acadêmicos, porque não delegam responsabilidades de nível estratégico. De modo geral, foi o regimento interno de cada universidade que definiu quais órgãos executivos centrais foram integrantes da administração superior da universidade, ou seja, quem foi responsável pelo impacto na economicidade, eficiência e eficácia da gestão universitária (AC 1971/2018 TCU Primeira Câmara).

Em resposta à auditoria, um reitor de universidade discordou que os atos administrativos questionados em auditoria não decorreram de ações ou deliberações do dirigente máximo, mas ocorreram no contexto da natureza operacional da administração, norteada pela descentralização de delegação de responsabilidades e que por mais esforço que faça a pessoa do reitor, como administrador máximo da universidade, jamais poderá acompanhar minuciosamente todos os atos e fatos administrativos da instituição (AC 1659/2015 TCU Plenário). Essa justificativa do reitor não o eximiu de responsabilidade sobre o SCM, porque foi afirmado que cabe à autoridade competente da universidade identificar inconsistências nos controles internos e aprimorar a gestão, sendo responsável pelos atos administrativos de seus delegados (AC 1659/2015 TCU Plenário).

Segundo o TCU, a delegação devia estar acompanhada de ativo controle interno do modus operandi, que poderia estar eivado de vícios e ilegalidades, por exemplo, houve responsável que delegou atribuições e apenas assinou documentos de licitação ou autorizou pagamentos sem a devida conferência dos atos administrativos (AC 1659/2015 TCU Plenário).

O TCU recomendou a atribuição a um comitê, integrado por representantes dos setores da organização, a responsabilidade por auxiliar a alta administração nas decisões relativas às aquisições, com o objetivo de buscar o melhor resultado para a organização como um todo (AC 2889 2018 TCU Plenário). O contexto dessa recomendação foi a falta de uma política de compras, de alinhamento das aquisições com a estratégia organizacional e da falta de gestão de riscos nas aquisições (AC 2889 2018 TCU Plenário), ou seja, foi identificado um ambiente de risco de responsabilização individual em um ambiente de tomada de decisão por colegiados.