Levantamento do processo escopo

Para o mapeamento do processo, foram feitas entrevistas e reuniões presenciais com a coordenadora da POLI/UFRJ, que detalhou todo o processo acadêmico da unidade. O mapeamento foi feito por uma equipe de estudantes da COPPE/UFRJ (mestrandos e doutorandos) que, após documentarem as atividades realizadas dentro do escopo referente ao tratamento de irregularidades da escola Politécnica (POLI), produziram o modelo dos processos em BPMN.

4.8.1.1 Andamento via processo

As irregularidades tratadas via processo são iniciadas no setor de protocolo da escola Politécnica (POLI) ou do Centro de Tecnologia (CT), dependendo do assunto.

A opção de andamento via processo acontece para aqueles que não podem ser regularizados via memorando. Em casos assim, o trâmite da tratativa é a solicitação do aluno para que seja instaurado um processo administrativo.

Havendo a necessidade de instauração do processo, o aluno procura o setor da POLI ou o CT e solicita a abertura do processo. No setor de protocolo, a solicitação protocolada é encaminhada para o coordenador responsável, que a analisa e a leva para a assembleia de coordenadores.

As decisões são registradas no sistema SAP pela Daec. Se o parecer for favorável, o processo seguirá até o departamento responsável e o registro da decisão ficará no histórico do aluno, que não será notificado. No caso de parecer negativo, o aluno é comunicado e pode recorrer em duas ocasiões:

• Se houver fato novo: recorre levando os fatos novos para o coordenador, que novamente levará para a decisão em assembleia

• Se não houver fato novo: Em caso de discordar da decisão, há possibilidade de recorrer à congregação.

Para o envio do recurso, existe um prazo de 30 dias; depois, o processo é arquivado. Um processo arquivado pode ser reaberto.

No mapeamento do andamento via processo, foi modelado o BPMN demonstrado na Figura 33. Para esse tipo de tratamento, foram levantados sete envolvidos que representam os autores do processo:

• Aluno: solicitante do processo para regularizar alguma situação de sua vida acadêmica.

• Setor de protocolo da POLI/UFRJ: departamento responsável por receber o aluno e efetivar a solicitação da irregularidade, atividade que requer análise de documento e abertura do processo no sistema SAP.

• Coordenador/departamento responsável: unidade acadêmica responsável por algum parecer para o processo ou encaminhamento para outras unidades.

• Comissão de coordenadores: corpo responsável por avaliar as solicitações. • Comissão de ensino (Daec): diretoria de ensino e cultura, responsável por solicitar

aos coordenadores dos cursos a listagem de alunos irregulares. A listagem é solicitada depois do período estipulado após o prazo de trancamento de cada período.

• Congregação: responsável por receber as solicitações de excepcionalidades, que são votadas pela comissão de ensino.

A Figura 33 apresenta os departamentos que são definidos no modelo do processo. Os responsáveis por avaliar as irregularidades estão representados em cada raia do processo da Figura 33. No documento de levantamento do processo, 19 tipos de irregularidades foram identificadas e são apresentadas na Tabela 15. Dos 19 tipos de irregularidades, cinco seguem o tratamento de excepcionalidade.

Tabela 15 – Tipos de irregularidades Irregularidade Tratamento de excepcionalida de Tratamento via Processo Local de tratamento

Menos de 6 créditos Sim

Mais de 32 créditos Sim

1/3 de disciplinas fora do curso Sim

Disciplinas sem pré-requisitos ou requisitos

concomitantes Sim

Homologação de Grau Sim

Exclusão de Reprovação Sim

Dispensa de Disciplina

Revalidação de diploma CT

Transferência CT

Disciplina avulsa Sim CT

Colação de grau fora da época Sim

Estágio fora do prazo Sim

Intercâmbio Sim

Cancelamento de matrícula

Trancamento do período fora do prazo CT

Destrancamento do período fora do prazo CT

Diploma especial Sim

Cancelamento de Diploma Sim

Na definição do gestor, tratamento de excepcionalidades é quando os casos excepcionais são votados pela comissão de ensino e, em seguida, encaminhados para a congregação. Quando a excepcionalidade pode ser tratada via coordenador, ele avalia, elabora o memorando e leva à Daec. Uma comissão avalia e depois leva à congregação. Essas situações não são tratadas via autSec nem via processo, mas, ao final, a regularização é gravada no sistema e, estando correta, a situação é regularizada.

4.8.1.2 Processos internos

No detalhamento dos processos, foi efetuado o levantamento dos processos internos atrelados ao tratamento de irregularidades, o qual também foi mapeado – um artefato à parte, mas que pode influenciar a decisão, uma vez que gera impacto no trâmite. O modelo do processo mapeado na Figura 45 identifica dois envolvidos nos cenários, o aluno e a COA – Comissão de Orientação e Acompanhamento Acadêmico.

A COA é acionado nas seguintes situações:

• Quando ocorre o cancelamento de matrícula (jubilamento); • quando o aluno está ativo no curso há mais de 14 períodos;

• quando o coeficiente de rendimento (CR) é menor que 3 em períodos consecutivos;

• quando acontece a reprovação da mesma disciplina quatro vezes.

Nessas situações, um processo interno é aberto e direcionado para a COA, que o acompanha até a conclusão. O aluno assina um termo de compromisso e, se não cumpri- lo em três períodos (que é o prazo de acompanhamento da COA), o processo é levado para a Congregação. Se o aluno cumprir com a exigência, sua situação é regularizada.

4.8.1.3 Andamento via memorando

O andamento via memorando ocorre nas situações em que a Diretoria Adjunta de Ensino e Cultura (Daec) faz o acompanhamento de situações dos alunos. O levantamento é feito aos coordenadores, que devem enviar listagem por e-mail das situações dos alunos. As situações de irregularidade apontadas para tratativa neste molde são as seguintes:

• O aluno solicita autorização para cursar mais de 1/3 de disciplinas fora do curso; • o aluno solicita autorização para cursar menos de seis créditos no período; • o aluno abre solicitação para cursar disciplinas sem pré-requisitos ou requisitos

concomitantes (que, em alguns casos, devem ser autorizadas); • o aluno solicita autorização para cursar mais de 32 créditos.

Outras situações, como inscrição e trancamento de disciplinas fora do prazo, são tratadas diretamente com o coordenador, para elas logo, não existe processo e a solicitação é feita via memorando. O modelo em BPMN desse processo está demonstrado na Figura 46 e mantém, na sua definição, a Daec e a coordenação como as duas áreas envolvidas. O modelo mostra que o parecer da regularização é inserido no sistema SAP.