Para auxiliar a utilização do modelo de seleção de projetos Seis Sigma, desenvolveu-se um método estruturado em etapas e fases. O suporte prático desta tese foi utilizado como principal subsídio para o desenvolvimento deste método. A Figura 26 mostra uma visão geral do método, cujo detalhamento é apresentado a seguir.
Figura 26 – Método auxiliar para utilização do modelo.
Pelas características gerais do método, estes procedimentos também podem ser utilizados como referência para a seleção de projetos Seis Sigma ao considerarem-se outros modelos matemáticos.
5.2.1 Etapa 1: Pré-seleção
Os objetivos desta etapa são: planejar a seleção de projetos Seis Sigma em termos de recursos necessários; coletar dados e informações a respeito dos projetos Seis Sigma que serão considerados no processo de seleção; analisar possíveis necessidades de novas coletas de dados e informações. Portanto, têm-se três fases distintas nesta etapa, sendo que para cada fase estão previstas ações conforme resumo no Quadro 17.
O resultado esperado nesta etapa do método é a enumeração e o registro de fatores direta e indiretamente relacionados, como, por exemplo, os projetos Seis Sigma para os quais o modelo será implantado; as pessoas envolvidas e as formas de participação; a definição de responsáveis por determinadas ações; suportes técnicos e econômicos previstos; o momento de início e o cronograma parcial das atividades de utilização do modelo. Aqui os projetos Seis Sigma que participarão do processo de seleção devem estar definidos. A próxima etapa chamou-se de seleção, detalhada a seguir.
Quadro 17 – Ações previstas da etapa pré-seleção. Fase 1.1: Planejamento
Ações previstas:
Convidar as pessoas que precisam se envolver com o processo de seleção de projetos Seis Sigma e as respectivas formas de participação, bem como, definir os responsáveis pelo processo de seleção.
Especificar e suprir as necessidades para o processo de seleção no que tange as variáveis financeira, temporal e técnica.
Elaborar o cronograma parcial das atividades do processo de seleção de projetos Seis Sigma.
Fase 1.2: Coleta
Ações previstas:
Identificar e enumerar os projetos Seis Sigma que serão considerados no processo de seleção.
Organizar e apresentar os dados básicos para as principais variáveis de cada projeto Seis Sigma considerado, sendo as principais variáveis:
- Custos (investimentos necessários) do projeto; - Duração do projeto;
- Número de Black Belts; - Número de Green Belts;
- Impacto na satisfação do consumidor; - Impacto na estratégia organizacional; - Impacto na melhoria no nível sigma; - Impacto financeiro (custo da má qualidade); - Impacto no ganho de produtividade.
Fase 1.3: Análise
Ações previstas:
Analisar os dados básicos das principais variáveis de cada projeto Seis Sigma buscando verificar se faltam dados e informações.
Concluir, após a análise, para quais projetos Seis Sigma (quando aplicável) é necessário coletarem-se mais dados e informações.
Atribuir a membros do processo de seleção a tarefa (quando aplicável) de coletar mais dados e informações.
Analisar novamente (quando aplicável) os projetos Seis Sigma a partir dos novos dados e informações adicionais.
5.2.2 Etapa 2: Seleção
Aqui também se têm três fases distintas, sendo que para cada fase estão previstas ações, resumo no Quadro 18.
Quadro 18 – Ações previstas da etapa seleção. Fase 2.1: Embasamento
Ações previstas:
Identificar quais são as variáveis críticas que devem ser consideradas em cada projeto Seis Sigma no que tange ao processo de seleção.
Embasar o processo de seleção de projetos nas variáveis críticas identificadas. Buscar (quando aplicável) mais dados para as variáveis críticas identificadas.
Fase 2.2: Formatação
Ações previstas:
Criar escalas específicas para as variáveis críticas de natureza qualitativa, escalas estas, que transformem séries qualitativas em séries quantitativas com escala de 0 à 10. Formatar as variáveis críticas de natureza quantitativa de modo a facilitar a utilização do modelo de seleção de projetos Seis Sigma, isto é, organizar o banco de dados que será utilizado.
Fase 2.3: Seleção
Ações previstas:
Iniciar a utilização do modelo de seleção de projetos Seis Sigma.
Selecionar o(s) projeto(s) Seis Sigma após a formação do ranking de priorização.
Os objetivos desta etapa são: definir quais são as variáveis críticas de decisão para os projetos Seis Sigma considerados; coletar, quando necessário, mais dados e informações a respeito dos projetos Seis Sigma a partir das variáveis críticas definidas; transformar, quando necessário, informações qualitativas em séries qualitativas e posteriormente, em séries quantitativas; inserir as séries quantitativas no modelo proposto nesta tese; priorizar com o modelo os projetos Seis Sigma.
O resultado esperado nesta etapa é a seleção de projetos Seis Sigma prioritários, cuja decisão deve ser sustentada pela coleta do máximo de informações e dados de acordo com as variáveis críticas de decisão definidas pelas pessoas envolvidas. A terceira e última etapa chamou-se de pós-seleção.
5.2.3 Etapa 3: Pós-seleção
O objetivo desta etapa é identificar possíveis restrições no processo de seleção realizado. Caso presentes, estas restrições certamente estarão relacionados às séries qualitativas desenvolvidas pelas pessoas e não ao modelo proposto nesta tese. As séries qualitativas precisam ser analisadas após a conclusão da implementação dos projetos
Seis Sigma, visando identificar se a seleção de projetos prioritários foi bem realizada. Nesta etapa se têm duas fases distintas, conforme resumo de ações previstas no Quadro 19.
Quadro 19 – Ações previstas da etapa pós-seleção. Fase 3.1: Identificação
Ações previstas:
Organizar uma reunião com as pessoas que se envolveram no processo de seleção com o intuito de identificar possíveis pontos de melhoria neste processo.
Identificar quais são os possíveis pontos de melhoria no processo de seleção.
Fase 3.2: Melhoria
Ações previstas:
Sugerir adequações em potencial para futuros processos de seleção de projetos Seis Sigma a partir dos possíveis pontos de melhoria identificados.
Formalizar em registro na organização as possíveis sugestões de melhoria propostas.
O resultado esperado é a eliminação de possíveis erros que a equipe tenha cometido no processo de seleção, principalmente no desenvolvimento das séries qualitativas.
Com este método simplificado apresentado aqui, imagina-se que profissionais da área consigam utilizar de modo mais adequado o modelo proposto nesta tese. No próximo subcapítulo apresentar-se-á um plano de experimentos para ilustrar o desempenho do modelo proposto.