Manual de Qualidade da Atividade Formativa

O Manual de Qualidade da atividade formativa (MQAF) é o documento que específica o sistema de qualidade da atividade formativa existente numa organização. O Manual de Qualidade “(…) identifica e descreve todos os processos, metodologias, procedimentos, intervenientes e recursos utilizados no âmbito das diferentes fases do ciclo formativo, traduzindo as práticas existentes ou a implementar pela entidade”. (DGERT, sd).

Este documento deve conter todos os procedimentos e práticas que constituem a atividade formativa da entidade, de forma a permitir o seu conhecimento e delinear uma atuação adequada por parte de todos os intervenientes no processo formativo.

No fundo o Manual de Qualidade da atividade formativa é um guia de atuação para todos os intervenientes no processo formativo dentro da entidade formadora, bem como, um indicador da qualidade das suas práticas formativas para o exterior, devendo manter-se permanentemente atualizado. É de notar ainda que este manual deve estar disponibilizado ao público (online), para que qualquer interessado possa consultar as informações nele inscritas. Daí a importância de ser um documento que esteja permanentemente em revisão e consequente atualização.

De acordo com o guia de construção do Manual de Qualidade, disponibilizado no Portal da DGERT, este manual deverá ter uma estrutura que identifique as alterações que se vão realizando. Para o efeito, no cabeçalho de cada página são indicados o número da revisão e a data de entrada em vigor e em rodapé de cada página são indicados o número da página, bem como, o número total de páginas que compõem o documento, para que este seja de acessível manuseamento.

O Manual de Qualidade da Atividade Formativa permite de acordo com a entidade Certificadora (DGERT, sd):

 Concentrar num único documento os processos internos de desenvolvimento da formação, servindo de guia orientador da atuação da entidade a esse nível;

 Estruturar e uniformizar procedimentos, incorporá-los na atividade regular da entidade e divulgá-los a toda a equipa;

 Definir os processos numa perspectiva operacional (fases, procedimentos), mas também técnica e metodologia (explicando critérios técnicos e pedagógicos utilizados em cada fase);

 Potenciar a avaliação permanente da atividade formativa, traduzida em indicadores que facilitem a respectiva monitorização, visando a melhoria contínua;

 Demonstrar o cumprimento dos requisitos de processos no desenvolvimento da formação, do referencial de qualidade de certificação de entidades formadoras.

O meu papel nesta atividade foi o de “concentrar” num documento único, toda a informação sobre a atividade formativa levada a cabo pelo CeFIPsi. Para o efeito foi necessário um levantamento de informação interna sobre a entidade, a sua ação e todos os intervenientes que nela se participam. Fiz esse levantamento de informações junto da coordenadora pedagógica e gestora de formação da entidade, bem como da presidente da associação, através de reuniões e troca de emails, pois, estas duas pessoas revelaram- se nesta fase inicial, a fonte privilegiada de esclarecimento de dúvidas, uma vez que não tinha a possibilidade de comunicar com todos os trabalhadores, dado estes prestarem serviços de forma pontual e não se encontrarem diariamente nas instalações do CeFIPsi. Outras fontes de informação, para a fase inicial de construção do MQAF foram os documentos presentes na entidade e que me foram disponibilizados, tais como a apresentação (caracterização) do CeFIPsi e suas áreas de intervenção; os Estatutos da Associação; a listagem com as formações já ministradas pela entidade, bem como dos Recursos Humanos que a compõem (formadores).

Igualmente importante para a construção deste manual, foi a pesquisa e análise realizadas a documentos de outras entidades, (que serviram de base para a compreensão da estrutura que o documento deveria apresentar), assim como, a pesquisa e revisão da legislação presente no portal da DGERT.

5.1.1. Objetivos da elaboração do Manual de Qualidade

Os Objetivos delineados aquando da elaboração deste Manual foram os seguintes: Compreender o funcionamento do CeFIPsi enquanto entidade formadora; Definir a Política de Qualidade da entidade, pois, era algo que ainda não estava definido; Esclarecer e melhorar a descrição da Missão e Visão da entidade, pois, eram conceitos que embora estivessem presentes na documentação da associação, não se apresentavam de forma explícita; definir os objetivos estratégicos da associação, pois não haviam sido definidos anteriormente; definir os indicadores de qualidade para

realização de posteriores melhorias e adaptações à atividade formativa; construir o Organigrama da Associação, que ainda não havia sido realizado.

5.1.2. Metodologia utilizada na elaboração do Manual de Qualidade

A Metodologia utilizada para a recolha de informação foi fundamentalmente a pesquisa bibliográfica, de informações pertinentes para a construção do MQAF. É de notar que a documentação interna da entidade, bem como, as reuniões e trocas de emails com as responsáveis pela atividade formativa desenvolvida no centro de formação, foram também um grande apoio no desenvolvimento desta atividade.

5.1.3. Dificuldades sentidas na elaboração do Manual de Qualidade

O MQAF não foi um documento fácil de construir, uma vez que envolve um conjunto de requisitos muito precisos e deve ser simultaneamente sintético e completo.

Como revelei anteriormente, existiam alguns requisitos essenciais que a entidade não detinha e que dificultaram de certa forma a construção do manual, como: o organigrama; a definição clara da sua missão e visão; a definição dos seus objetivos estratégicos; a determinação da sua política de qualidade e a descrição dos seus indicadores de qualidade.

Cada um destes itens é estritamente necessário e muito caracterizador da entidade formadora, e não é de todo fácil para alguém que não está ainda familiarizado com o centro de formação, esclarecer tais conceções.

Foi necessária uma grande pesquisa e investimento nesta atividade, que ocupou bastante tempo, uma vez que sofreu imensas reformulações e acompanhou praticamente todo o tempo de estágio curricular previsto.

Inicialmente debati-me com algumas dúvidas acerca do cumprimento das normas ISO9001, que constavam em praticamente todos os Manuais de Qualidade de outras entidades formadoras, aos quais tive acesso. Em praticamente todos eles, existia uma grelha de verificação do cumprimento dessas normas que se prendem com a confirmação da correspondência entre os requisitos e os processos, de forma a validar a qualidade das ações dos centros de formação.

Mais tarde compreendi que para o MQAF não existia a necessidade de proceder a essa verificação, mas sim explicitar os processos e procedimentos envolventes à atividade formativa, pois existem diferenças entre Manual de Qualidade, que envolve e

trabalha todas as áreas de uma entidade e o Manual de Qualidade da Atividade Formativa que se prende apenas e como o nome indica à Formação ministrada pela entidade formadora.

Apesar das dificuldades, esta foi uma atividade bem-sucedida, dado que o MQAF foi apresentado aquando da auditoria realizada pela DGERT, nas instalações do CEFIPSI em maio de 2012, constituindo-se num elemento de base para a aprovação da certificação.

5.1.4. Aprendizagens realizadas com a elaboração do Manual de Qualidade

Com a realização desta atividade consolidei um conjunto de conceitos relacionados com a formação profissional, integrei-me no desenvolvimento quotidiano de tarefas de um centro de formação, bem como, adquiri competências a nível da pesquisa e tratamento de dados documentais, uma vez que realizei um levantamento exaustivo de documentação e informações para construção do respetivo manual, que tiveram de ser trabalhadas, ou seja, fiz a separação de informações e conteúdos pertinentes para o correto enquadramento e explicitação dos processos e procedimentos relativos à atividade formativa desenvolvida pela entidade formadora, demonstrando a sua qualidade.

Penso que de uma forma geral o MQAF cumpriu os requisitos de estruturação exigidos pela DGERT, pois foi aprovado aquando da auditoria realizada pela mesma. No entanto, existem ainda melhorias a ser efetuadas a este documento, pois como é natural, carece de algumas reestruturações a nível da informação nele contida, que se deve apresentar mais explícita e necessita de ser aprofundada em alguns pontos, como a explicitação da forma através da qual se faz o levantamento de necessidades de formação e do método de avaliação aplicado aos formandos.