7. CONCEÇÃO E DESENVOLVIMENTO DO SIG-QAS
7.2. REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO
7.2.1. Manual do SIG-QAS
O Manual do SIG-QAS deverá ser elaborado com base nos referenciais normativos: NP EN ISO 9001: 2008 – “Sistemas de gestão da qualidade - Requisitos”; NP EN ISO 14001:2012 – “Sistemas de Gestão Ambiental – Requisitos e linhas de orientação para a sua utilização; NP EN 4397:2001 - Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho, apesar de só a norma de gestão da qualidade deter essa obrigatoriedade.
Segundo o referencial normativo do sistema de gestão da qualidade, o manual deverá conter no mínimo a seguinte informação:
• “O campo de aplicação do sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e justificações para quaisquer exclusões;
• os procedimentos documentados, estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade, ou referência aos mesmos;
• a descrição da interação entre os processos do sistema de gestão da qualidade.”
Atendendo à opinião transmitida pelos inquiridos e a experiência de trabalho, o manual SIG-QAS apresenta-se como um documento de referência das organizações que, para além dos requisitos obrigatórios a documentar, deverá incluir outros elementos que a organização considere importantes, destacando-se os seguintes pontos:
• Identificação geral da organização;
• Meios humanos e materiais que constituem a organização;
• Listagem das empreitadas desenvolvidas e respetivos donos de obra, demonstrando o curriculum da organização;
• Evolução da implementação dos SIG-QAS na organização;
As organizações alvo de estudo, todas elas desenvolveram os seus manuais com informações para além das obrigatórias, pois estes servem de portefólios para o stakeholders, possibilitando a todas as partes interessadas uma visão geral da organização e da evolução do seu sistema integrado de gestão.
EXEMPLO PRÁTICO N.º I - Manual do Sistema Integrado de gestão
Apresentação Organização
Apresentação da organização, podendo ser descritos os seguintes pontos: • Caraterização geral da organização;
• Localização das suas instalações fixas; • Atividades desenvolvidas pela organização • Principais clientes, publico alvo;
• Organograma geral da organização.
Referências normativos
Os gestores deverão listar os referenciais normativos que a organização implementou.
Recursos Humanos e Materiais
Deve ser apresentado neste campo os recursos internos da organização, a nível de colaboradores e equipamentos mecânicos.
Sistema integrado de gestão
No presente ponto, os gestores, deverão descrever um conjunto de informações relevantes, referentes ao sistema integrado de gestão, nomeadamente:
• Política SIG-QAS; • Visão, missão e os valores;
• Campo de aplicação do sistema integrado de gestão, incluindo os detalhes e justificações para quaisquer exclusões;
Mapa de processos, bem como a interação entre os mesmos.
Legenda:
Figura 4 - Mapa de processos hipotético a aplicar nas organizações do setor da construção civil (realizado tendo por base os estudos de casos)
Interação entre processos do SIGQAS
Todos os processos apresentados contribuem significativamente para o bom funcionamento da gestão organizacional, tornando-se imprescindível a correta interligação entre ambos. O contributo que proporcionam ao SIG-QAS, verifica-se através do conjunto de “input’s” e “output’s” que estes transmitem. Todos estes elementos de entrada e de saída, são dados fundamentais para a gestão de topo, uma vez que é através deste resumo que normalmente se definem novos objetivos, metas e ações corretivas ou de correção para o futuro da empresa (Tabela 27).
Clientes
Orçamentação (O)
Planeamento de obra (PO)
Execução de obra (EO)
Aprovisionamentos,
subempreitadas e gestão
equipamentos (APGE)
Recursos Humanos (RH)
Melhoria Contínua
Administrativo
Tesouraria (AT)
Gestão do SIG-QAS)
Processos Operacionais
Processos de Recursos
Gestão estratégica da empresa
Tabela 237 - Interação entre os processos do SIG-QAS numa empresa de construção.
Processo Gestão Estratégica da Empresa Responsável: Administração
Origem INPUT’s Atividades OUTPUT’s Destino
Toda a
organização
- Comprometimento e envolvimento da gestão de topo - Definição de objetivos
- Aprovação de documentos do SIG-QAS - Normas, Requisitos legais
- Revisão do sistema -Envolvimento em todos os processos da organização
- Nota de reunião de revisão do SIG-QAS -Novos objetivos
- Estratégia e cultura da empresa - Melhoria continua
Toda a organização
Processo Gestor SIG-QAS Responsável: Gestor SIG-QAS
Origem INPUT’s Atividades OUTPUT’s Destino
Gestão estratégica da empresa
Todos os
processos
- Exigências normativas e legais
- Requisitos do produto (definidos pelo cliente, estatutários ou regulamentares)
- Estratégia e cultura da empresa
- Documentos de origem externa e interna - Registos internos e externos
- Causas de potenciais não conformidades - Não conformidades - Processo de gestão do sistema integrado de gestão da qualidade, ambiente, segurança e saúde
- Implementação, monitorização do sistema integrado de gestão da qualidade, ambiente, segurança e saúde e sua revisão
- Evidência de conformidade e operacionalidade n do SIG-QAS
- Documentos aprovados e disponíveis - PSS / PGA /PGQ
-Ações preventivas, Ações corretivas - Melhoria contínua do SIG-QAS
Processo Orçamentação Responsável: Responsável Departamento (O)
Origem INPUT’s Atividades OUTPUT’s Destino
- Gestão estratégica da empresa - Gestão do SIG-QAS - Clientes - Diário da república - Boletins de informação - Convites de clientes - Consultas - Elaboração de propostas de orçamentação em função do projeto construtivo
- Proposta adjudicada ou não
- Clientes
- Gestão estratégica da empresa
- Gestão do SIG-QAS - Planeamento de obras
Processo Planeamento de Obra Responsável: Diretores de Obra (PO)
Origem INPUT’s Atividades OUTPUT’s Destino
-Gestão estratégica da empresa - Orçamentação
- Proposta adjudicada (cadernos de encargos)
- Mediante a obra, efetua um levantamento das necessidade de recursos (humanos e materiais), Programa o balizamento da execução das atividades
- Contrato e auto de Consignação - PSS / PGA / PGQ aprovados
- Equipa de trabalho e meios identificados
Processo Execução de Obra Responsável: Diretores de Obra (PO)
Origem INPUT’s Atividades OUTPUT’s Destino
- Gestão estratégica da empresa - Gestão do SIG-QAS - Planeamento de obra - Aprovisionamentos, subempreitadas e gestão equipamentos
- Contrato de consignação assinado - Equipa de trabalho - PSS / PGA / PGQ - Materiais - Equipamentos operacionais - Executam a obra em função do projeto - Receção provisória - Receção definitiva
-Medição e monitorização dos processos - Obra executada
-Necessidades de intervenção de equipamentos - Pedidos de materiais - Cliente -Aprovisionamentos, subempreitadas e gestão equipamentos - Gestão estratégica da empresa - Gestão do SIG-QAS
Processo Aprovisionamento, Subempreitadas e Gestão
de Equipamentos Responsável: Responsável de Departamento (ASGE)
Origem INPUT’s Atividades OUTPUT’s Destino
- Gestão estratégica da empresa - Gestão do SIG-QAS - Planeamento de obra - Execução de obra - Fornecedores -Pedidos de materiais - Necessidade de compras -Pedido de equipamentos
- Necessidade de fornecedores e procede à sua aprovação (lista de fornecedores aprovados)
-Pesquisar e contactar
fornecedores e
subempreiteiros
Adjudicam a aquisição de materiais / equipamentos
- Materiais e equipamentos disponíveis para as obras - Lista de fornecedores aprovados
-Gestão estratégica da empresa
-Gestão do SIG-QAS -Execução de obra