Mapeamento e análise dos processos da Empresa A

As informações obtidas na Empresa A ocorreram por meio de entrevistas com o gerente de produção, auxiliar da gerência, funcionários do setor de comercialização bem como ao sócio-diretor. As observações ocorreram no período de janeiro-2010 (uma visita) e fevereiro de 2010 (três visitas), em que, além de conhecer o funcionamento da empresa foi possível realizar observações no sistema de informação e documentos.

FIGURA 27. Macro processo de produção - Empresa A. Fonte: Empresa A.

A Empresa A atua na extração de madeira nativa, laminadora, fabricação de compensado e beneficiamento, cujos produtos beneficiados são: decks, batentes, guarnições, lambris, meia-cana, cabos para escovas e ferramentas.

Os processos de planejamento e controle de produção e comercialização são interligados, uma vez que um depende do outro. A comercialização é feita por meio dos vendedores internos via telefone ou internet, e representantes externos, que vendem o produto e repassam para o gerente de produção para o planejamento da produção. Após a negociação com o cliente, elabora formulários (contrato de compra e venda), que contêm todas as informações da venda, tais como preço combinado, prazo de entrega, especificações do produto, qualidade necessária, embalagem adequada, classificação dos vários produtos, local de descarga, forma de pagamento. Estas informações são enviadas tanto para o gestor para acompanhamento como para a produção.

Com o processo de comercialização encerrado, é repassado ao gerente de produção para que seja feito o planejamento da produção do período. A produção pode ser de compensado, lâminas ou produtos beneficiados. Seguem as etapas de cada processo de produção da Empresa A.

FIGURA 28. Processo Produção Laminadora.

Fonte: adaptada da Empresa A.

O primeiro processo consiste na fabricação de lâminas que serão comercializadas ou utilizadas na fabricação dos compensados. O processo inicia com o cozimento das toras para dar maior qualidade ao produto final. A guilhotina e a destopadeira são responsáveis pela padronização do tamanho das peças, depois de cortadas no torno laminador. Depois vão para o secador, que funciona com energia da caldeira que é gerada pela sobra dos resíduos do processo de produção. Nesse processo são monitoradas questões relacionadas à qualidade como conformidade, temperatura do cozimento (deve ser cuidadosamente regulada), temperatura do secador.

FIGURA 29. Processo Produção Compensado.

Fonte: adaptada da Empresa A.

Na produção de compensado há a montagem da chapa. As lâminas produzidas na etapa anterior são juntadas e coladas, passam pelo processo de esquadrejamento (recorte em tamanhos predeterminados) e depois são lixadas. Passam por classificação, principalmente por causa das exigências do mercado externo que exige uma qualidade maior, em seguida são embaladas e expedidas ou armazenadas. Neste processo há o controle de qualidade com relação à conformidade. Além disso, há controle de material utilizado, principalmente da cola, que se constitui um dos principais custos de produção.

FIGURA 30. Processo Produção Beneficiamento.

Fonte: adaptada da Empresa A.

O beneficiamento constitui-se um processo a parte, inclusive é realizado em outro barracão. Para o beneficiamento são utilizadas matérias-primas da filial da empresa, bem como aproveitamentos do processo produtivo do compensado.

FIGURA 31. Organograma Empresa A.

Fonte: Empresa A.

A forma de atuação é departamentalizada. Assim, a estrutura funcional (por departamentos) foi mantida, porém foi realizado cruzamento com os processos identificados em cada uma.

Para conhecimento amplo do processo de gestão, é preciso identificar tomadores de decisão bem como os instrumentos utilizados para tal, quando há. Assim, num primeiro momento foram identificados os responsáveis pelos processos, o que eles gerenciam e, posteriormente, qual instrumento é utilizado para gerenciar. Para a construção da Figura 32 foi observado na empresa quais eram os principais processos, bem como os responsáveis direta e indiretamente por eles.

FIGURA 32. Departamentos X Processos de negócio Empresa A.

Fonte: a autora.

Com este diagnóstico é possível observar que o processo de gestão é centralizado no sócio-diretor, que gerencia praticamente todos os processos, reservando as tomadas de decisões para si.

O modelo de gestão adotado, além de ser característico das empresas menores, justifica-se também pelas influências que a organização recebe do ambiente externo, obrigando o gestor a monitorar todas as ações, dando ênfase aos aspectos legais e burocráticos de todos os processos.

Os departamentos estão organizados a fim de atender a atividade principal da empresa, qual seja a de produzir e comercializar produtos madeireiros, atuando com delimitação de papéis e atividades.

Algumas atividades serão, a seguir, mencionadas pelo alto grau de formalização. O setor financeiro supervisiona e controla equipe de serviços financeiros, créditos e bancários, elabora orçamentos, efetua e confere pagamentos; realiza cobranças,

soluciona pendências. É feita semanalmente a previsão das contas a pagar e receber por meio de software específico, a fim de administrar as sobras ou falta de recursos.

A função de auxiliar administrativo responde pelo controle de estoques e é responsável por emissão de GF's (Guias Florestais), além de cuidar de questões legais que envolvam a empresa junto aos órgãos ambientais. Auxilia a coordenação de demais trabalhos e também planeja as atividades juntamente com a comercialização e gerente de produção, mensalmente.

Ao gerente de produção cabe gerenciar, coordenar operadores de plainas, destopadores, caldeira, empilhadeira, estufas, classificação de produtos, bem como fiscalizar as operações executadas. Planeja as atividades em conjunto com o setor de comercialização, semanalmente, com acompanhamento diário. Há planejamento de metas para cada setor de produção, sendo: compensado, laminadora, beneficiamento e vendas.

Para gerenciar, o sócio-diretor recebe vários relatórios sendo eles, diário, semanal e mensal sobre o andamento do processo/atividade. O único tomador de decisões é o proprietário (sócio-diretor).

Os indicadores utilizados pela empresa são, em grande parte, voltados ao processo produtivo como qualidade, principalmente a questão da conformidade, uma vez que o mercado externo exige alto padrão de qualidade das lâminas de compensado, produtividade (da mão de obra e da matéria-prima). As metas são traçadas mensalmente e os resultados acompanhados.

A gestão adota um sistema de contabilidade por responsabilidade em que a empresa está estruturada por centros de responsabilidades, e mensalmente é feita a análise dos resultados obtidos por setores e também revisão das metas. O orçamento empresarial acaba de ser implantado.

Assim, é possível fazer uma primeira análise da empresa A com alguns destaques para o sistema de informação que dá condições ao tomador de decisão de conhecer os resultados obtidos em várias etapas tanto do processo de produção como de gestão. Como é característico nas empresas familiares deste porte, observa-se uma concentração de decisões no sócio-diretor, que tem uma gestão fortemente centralizada, pois, apesar de reuniões e troca de ideias, os funcionários têm pouca ou nenhuma autonomia.

Para tal, criou-se uma estrutura robotizada, burocratizada, para que os procedimentos empreendidos possam ser acompanhados formalmente pelo diretor da empresa em que nada pode escapar ao seu cuidadoso olhar. Ao mesmo tempo em que esta postura traz

benefícios, também gera descontentamento, pois os funcionários ficam tolhidos de realizar qualquer ação não padronizada.

A questão da sustentabilidade é vista com ambos os olhares, questão legal a ser seguida, como algo a ser conquistado no prazo mais longo. Para chegar a esta conclusão foram verificados os procedimentos com resíduos e investimentos de proteção ambiental, bem como ações em prol do social, incluindo os colaboradores. Foi possível perceber que a empresa se esforça para estar em dia com os órgãos fiscalizadores, para não incorrer em multas, no entanto, esta preocupação é limitada, pois não procura fazer nada além disso, por exemplo, a colaboração dos funcionários poderia ser mais estimulada, talvez até valorizada.

Em relação aos colaboradores, a empresa parece estar se abrindo para receber contribuições e valorizá-las, no entanto, o ambiente ainda não é o desejável.