Mapeamento e modelagem de processos

Para que se possa documentar o processo objeto de estudo, é preciso passar por duas fases, sendo inicialmente o levantamento do processo, quando se toma conhecimento de cada atividade componente e, num segundo momento, documentar cada uma das atividades identificadas (CRUZ, 2002).

O mapeamento dos processos de qualquer organização é essencial, pois uma vez mapeados, tais processos podem ser subsequentemente analisados no intuito de se identificar as atividades que poderão ser realizadas de forma mais adequada (TOSTA et al., 2013). No tocante a processos de importação, de acordo com os autores, é relevante fazer um mapeamento com vistas a facilitar a identificação de pontos fortes e fracos a serem trabalhados e, assim, poder se chegar a um processo mais ágil e dinâmico (TOSTA et al., 2013). O mapeamento de processos é uma técnica geralmente utilizada por empresas para entender, de forma clara e simples, como uma unidade de negócio está operando, representando cada passo de operação dessa unidade em termos de entradas, saídas e ações (NATUCCI, 2013).

Neste sentido, a visibilidade e o entendimento dos processos de negócio podem ser facilitados pela representação gráfica das atividades, intercalando-se diagramas, mapas ou modelos de processos, sendo que “a modelagem de processos inclui um conjunto-chave de habilidades e técnicas que possibilitam às pessoas compreender, formalizar e comunicar os principais componentes de processos de negócios” (GUIA..., 2013, p . 21).

Costa e Politano (2008) afirmam que o mapeamento refere-se a processos já existentes e ainda não documentados, sendo que a modelagem, além de atender a esta finalidade, atende bem aos projetos de processo, destacando que ambos requerem o uso de ferramentas e seus conceitos referem-se a abstrações da realidade.

No entanto, também há entendimentos mais precisos quanto a diferenciações, como a proposta pela ABPMP, para a qual os termos diagrama de processo, mapa de processo e modelo de processos são usados de maneira intercambiável ou como sinônimos, destacando que na prática atendem a diferentes estágios de desenvolvimento, agregando mais informações a partir do diagrama (GUIA..., 2013). Desta forma, conforme a publicação, um diagrama retrata os principais elementos de um processo, mas omite detalhes menores de entendimento dos fluxos de trabalho; um mapa fornece uma visão abrangente dos principais componentes do processo apresentando maior precisão que um diagrama; e um modelo remete à representação de um determinado estado do negócio (atual ou futuro) dos respectivos recursos envolvidos.

Modelagem de processos de negócio é o conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de processos de negócio existentes ou propostos. Pode prover uma perspectiva ponta a ponta ou uma porção dos processos primários, de suporte ou gerenciamento. O propósito da modelagem é criar uma representação do processo de maneira completa e precisa sobre o seu funcionamento. Por esse motivo, o nível de detalhamento e o tipo específico de modelo têm como base o que é esperado da iniciativa de modelagem. Um diagrama simples pode ser suficiente em alguns casos, enquanto um modelo completo e detalhado pode ser necessário em outros. [...] Processos de negócio podem ser expressos por meio de uma modelagem em vários níveis de detalhe, desde uma visão contextual abstrata até uma visão detalhada. Um modelo de processos de negócio completo normalmente representará diversas perspectivas, servindo a diferentes propósitos (GUIA..., 2013, p. 72).

Tanto para mapeamento, quanto para modelagem, faz-se necessária a utilização de meios que proporcionem uma visualização dos

processos por meio de ícones. Às formas como são representados os relacionamentos entre diversos componentes de processo de negócio, por meio de ícones (figuras) e conectores, dá-se o nome de notação (GUIA..., 2013).

2.4.2.1 Notação para mapeamento e modelagem de processos

As notações são formas utilizadas para representação, podendo ser adotadas para a visualização de processos (GUIA..., 2013). Notação é o “ato de notar, de representar algo por meio de símbolos ou caracteres [...] sistema de representação gráfica de elementos de determinado campo do conhecimento [...] símbolo ou conjunto de símbolos ou caracteres com que é feita essa representação” (HOUAISS; VILLAR; FRANCO, 2009).

Existem diferentes notações (sistemas de representação) para mapeamento e modelagem de processos, sendo utilizadas distintas ferramentas para esta finalidade. Assim, distintas notações podem ser utilizadas para que se possa desenhar “processos”. Como exemplos, podem ser citadas as dispostas no Quadro 2, a seguir:

Quadro 2 - Notações para modelagem de processos

Dentre as várias opções de notação, técnicas de mapeamento e modelagem, é possível afirmar que o fluxograma é a mais “popular”, visto sua ampla utilização. A elaboração e análise de fluxograma (flowchart, em inglês) é uma técnica tradicional, sendo a mais conhecida e mais utilizada no estudo de processos administrativos, por mais de cinco décadas, e contem toda a ocorrência num determinado processamento, geralmente, apresentando o processo passo a passo, ação por ação (ARAÚJO, 2001; 2008).

O fluxograma do processo constitui uma ajuda diagramática para tornar o processo explícito. São mostradas as suas atividades, as sequências, as decisões e as áreas envolvidas para realizar as atividades. O fluxograma facilita o entendimento de como as entradas do processo se convertem em saídas ou resultados (OLIVEIRA, 2010), tendo como objetivo mostrar o fluxo de informações e elementos, assim como a sequência operacional do processo envolvido, de forma descomplicada (SILVEIRA, 2012).

Para Nunes (2014, p. 106)

Fluxograma é uma representação gráfica que resume o fluxo das várias etapas de um processo. É uma ferramenta para o planejamento (elaboração) e para o aperfeiçoamento (análise, crítica e alterações) do processo ao facilitar a visualização das diversas etapas que compõe um determinado processo, permitindo identificar pontos que devem ter atenção especial com relação a melhorias. Fluxograma é utilizado para identificar o fluxo atual e o ideal do acompanhamento de qualquer produto ou serviço, para verificar se as diferentes etapas do processo estão relacionadas entre si, identificar as oportunidades de melhorias e observar as áreas ou setores que serão afetadas pelas mudanças propostas.

No entanto, Cruz (2002) adverte que não é fácil desenhar um fluxograma, nem adequado fazê-lo de uma vez e adotá-lo com certo, sendo o mais apropriado esboçar alguns rascunhos até que todas as atividades, e suas ligações lógicas e físicas, estejam interligadas.

Segundo Silveira (2012), a forma linear e a forma funcional (matricial) são as formas usualmente utilizadas para descrever processos por meio de fluxogramas. O fluxograma linear permite a visualização de

uma sequência de trabalho que descreve todas as etapas componentes do processo, enquanto o fluxograma funcional permite informar o fluxo de trabalho atual, assim como as pessoas e grupos envolvidas em cada etapa.

Embora o conjunto de símbolos utilizados nos fluxogramas seja limitado, a ferramenta permite um entendimento rápido do fluxo do processo (GUIA..., 2013).

Outra notação importante, disposta no Quadro 2 e tida como a mais completa e flexível, é o BPMN, visto como uma tendência.

Business Process Model and Notation (BMPN) é um padrão criado pela Business Process Management Initiative (BPMI), incorporado ao Object Management Group (OMG), grupo que estabelece padrões para sistemas de informação. A aceitação do BPMN tem crescido sob várias perspectivas com sua inclusão em várias ferramentas de modelagem. Essa notação apresenta um conjunto robusto de símbolos para modelagem de diferentes aspectos de processos de negócios. Como a maioria das notações, os símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência (GUIA..., 2013, p. 79).

De acordo com Smith e Fingar (2003), BPMN se assemelha ao “antigo” fluxograma, mas possui vantagens, apresenta processos de forma mais simples, inteligente e inovadora.

Entende-se que as demais notações apresentadas no Quadro 2 não vêm ao encontro dos objetivos deste estudo. Neste sentido, para o mapeamento do processo, é possível a utilização do software Bizagi BPMN Modeler como ferramenta de apoio, com vistas à criação de um fluxograma funcional baseado na utilização dos recursos disponíveis na plataforma que sustenta BPMN. O Bizagi BPMN Modeler é um aplicativo, com versões livres (gratuitas), que permite a construção de diagramas gráficos em geral, como fluxogramas, e outros documentos e processos similares, no formato padrão conhecido como BPMN.

2.4.2.2 Mapeamento do processo de importação nas universidades federais

Com o intuito de auxiliar as instituições nas suas atividades de importação, o CNPq dispõe de um tutorial e propõe uma sequência de etapas para o processo de importação em seu sítio eletrônico (CNPq, 2015). Assim, esta agência, por meio de seu Tutorial Importação para Pesquisa (TIP), disponibiliza dentre outras relevantes informações, um breve fluxo do processo de importação que precisa ser adotado pelas instituições para que estas realizem suas operações de importação (CNPq, 2015).

No entanto, embora o TIP se apresente como uma significativa base de consulta, e contenha informações importantes e detalhadas, as etapas ali apresentadas, conforme disposto na Figura 6, mostram-se como genéricas em termos de visualização do fluxo, e não permitem o claro entendimento quanto à sequência a ser dada dentro das instituições. E talvez não pudesse ser diferente, pois as organizações que operacionalizam as importações para pesquisa científica e tecnológica podem apresentar naturezas distintas. O fluxo tampouco mostra ligações entre os atores envolvidos.

Figura 6 - Etapas do processo de importação para pesquisa científica e tecnológica (CNPq)

Fonte: CNPq (2015).

Assim, com referência específica ao processo de importação em uma universidade federal, Silva (2013) apresenta as etapas do processo de importação verificadas, unicamente, na Universidade de Brasília (UNB), conforme a seguir:

a) Etapa 1 – Abertura de processo de importação;

b) Etapa 2 – Pedidos de importação com isenção de impostos, de acordo com as Leis n.º 8.010/90 (pesquisa científica) e 8.032/90 (ensino);

c) Etapa 3 – Classificação de mercadorias, de acordo com nomenclatura brasileira de mercadorias para importação; d) Etapa 4 – Emissão, registro e acompanhamento da análise

do Licenciamento de Importação (LI) no SISCOMEX; e) Etapa 5 – Emissão da Nota de Empenho;

f) Etapa 6 – Realização do pagamento das importações aos fornecedores estrangeiros;

g) Etapa 7 – Averbação do seguro sobre transporte da mercadoria;

h) Etapa 8 – Acompanhamento e registro do embarque da mercadoria;

i) Etapa 9 – Emissão e registro de declaração de importação (DI) ou Declaração Simplificada de Importação (DSI) no SISCOMEX e o posterior desembaraço alfandegário dos equipamentos e/ou materiais de consumo, livros e periódicos importados;

j) Etapa 10 – Notificação e entrega os equipamentos e/ou materiais de consumo, livros e periódicos ao Departamento ou professor solicitante;

k) Etapa 11 – Emissão de fatura para prestação de contas junto aos órgãos financiadores de projetos de pesquisa (CAPES, CNPq, Fundação de Apoio à Pesquisa do Distrito Federal – FAPDF, e outros); e

l) Etapa 12 – Conclusão do processo com mapa de custeio e incorporação do bem.

Em linha com o que fora exposto por Silva (2013), Rodrigues (2010) também explana sobre as etapas do processo e apresenta um fluxograma linear, conforme Anexo A, para o processo de importação verificado, exclusivamente, na Universidade Federal do Ceará (UFC), e informa que, conforme o produto a ser importado, haverá uma variação no processo de importação, podendo, por exemplo, ocorrer a ampliação do ciclo e o acréscimo de etapas, para a importação de equipamentos que necessitam de anuência de outros órgãos.

O proposto pelas fontes anteriormente mencionadas, alinhado com as demais informações apuradas durante a revisão bibliográfica, tem um importante papel norteador na condução do estudo, especialmente na elaboração dos instrumentos de coleta de dados.