Matriz de SWOT no planejamento estratégico

Como mencionado, um dos atributos do profissional é o planejamento, diante disso, tem-se como estratégia o método de análise de SWOT. A técnica foi elaborada pelo norte-americano Albert Humphrey, durante o desenvolvimento de um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford entre as décadas de 1960 e 1970, usando dados da Fortune 500, uma revista que compõe um ranking das maiores empresas americanas.

A Análise S.W.O.T. também denominada análise F.O.F.A., em português, é uma ferramenta utilizada na análise do ambiente interno e externo, com a finalidade de formulação de estratégias da empresa. Nesta análise identifica-se as Forças e Fraquezas da empresa, extrapolando então Oportunidades e Ameaças internas para a mesma.

A sigla é a junção dos significados: Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). A aplicação se divide em ambiente interno (Forças e Fraquezas) e ambiente externo (Oportunidades e Ameaças).

As forças e fraquezas são avaliadas pela observação da situação atual da organização, em geral avaliadas, a fatores internos. Os pontos fracos pela construção em uma organização, em seus recursos humanos incluem os recursos por experiência, capacidade, conhecimentos e habilidades, já os recursos organizacionais são sistemas e processos da empresa como estratégias, estrutura, cultura e outros, e os recursos físicos, que são as instalações, equipamentos, tecnologia, canais e outros. As oportunidades e ameaças são previsões do futuro e estão intensamente ligadas a fatores externos.

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Quadro 4 – Matriz de SWOT

Fonte: Elaborada pela autora ECKERT, Ana Carolina, 2016

Esta análise deve ser confeccionada e interpretada de forma a unir as peças chaves, que são os elementos da análise interna e externa, por que vão formar o diagnóstico e este deve ser confiável e com suporte de uma boa fonte de informação, e que esteja integrado às necessidades da gestão estratégica, pois irão fundamentar a médio e longo prazo na organização.

A empresa deve reforçar seus recursos e competências de forma a transformar a aparentes ameaças em novas oportunidades.

Através da análise SWOT devemos compreender que os pontos fortes são mantidos, os pontos fracos devem ter a sua redução, na qual aproveite das oportunidades e protegendo-se das ameaças. Desta forma, a organização poderá

identificar os pontos fortes que ainda não foram utilizados e os pontos fracos que podem ser corrigidos. Diante do conhecimento dos pontos fortes ou fracos, e das oportunidades e ameaças a organização, esta pode adotar estratégias que visem buscar sua sobrevivência, manutenção ou seu desenvolvimento.

Para uma correta utilização da técnica, os autores Montana e Charnov (2005) e Oliveira (2004) recomendam a seguinte maneira:

Formular uma lista de gestores e pessoas chaves da organização – A análise deve

utilizar a opinião destas pessoas chaves com o intuito de relacionar questões

importantes para a organização, baseando-se na suposição de que as metas e

objetivos de uma empresa são encontrados na mente destas pessoas. Desta forma, busca-se utilizar da técnica do brainstorming, com intuito de formular todas ideias possíveis para a estratégia da empresa.

Desenvolver entrevistas individuais – Estas entrevistas devem proceder com o

levantamento de todas as informações junto aos gestores e as pessoas chaves da organização. Nessa fase busca-se avaliar os itens a avaliados sob o ponto de vista da empresa como oportunidades, ameaças, pontos fortes e pontos fracos.

Organizar as informações – A principal ideia para a organização das informações

é a própria estrutura SWOT, por meio de uma matriz. Desta forma, nesta avaliação dos entrevistados, será colocado em pauta todas as situações relevantes da organização, sendo que, o que for visto de positivo em suas operações atuais serão os pontos fortes da empresa, o que for visto como negativo serão os pontos fracos. Nesta avaliação o que for levantado como bom no ambiente externo em termos de futuras operações são as oportunidades; o que for levantado como ruim serão as ameaças.

Priorizar as questões – Na lista das ideias pelos gestores, deve-se listar as que

terão maior prioridade sobre as outras. Desta forma, busca realizar o feedback entre todas as pessoas envolvidas. Algumas técnicas como ‘Gravidade, Urgência e Tendência’ (GUT) poderá ajudar nesta fase, com intuito de definir a postura

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estratégica da empresa: sobrevivência, desenvolvimento, manutenção, crescimento.

Definir as questões-chave – Uma vez estruturado a da matriz e das ideias que foram priorizadas deve- se estabelecer o que deve ser feito. Após esta análise e envolvimento de todos os gestores e as pessoas chaves, define-se a estratégia da organização, com intuito de alavancar os objetivos da empresa para um determinado período.

Através desta maneira, o processo de desenvolvimento do planejamento transcorre de forma eficaz, trazendo as claras, as informações necessárias para a concretização do trabalho a ser realizado na instituição. É preciso compreender que os resultados não são obtidos em um dia para outro, mas sim, ao longo das etapas é possível visualizar uma melhor qualidade no trabalho organizacional interno e externo. A matriz de Swot proporciona uma análise profunda das informações e dos acontecimentos que procedem na instituição, também, auxilia na organização do processo a ser tomado, como deve ser produzido e por quem, tornando-se um norteador para alcançar os resultados que a organização necessita. Através da (presente) pesquisa desenvolvida, percebeu-se a funcionalidade de cada segmento, ou seja, como o trabalho do profissional de Relações Públicas desenvolve seu trabalho através de Planejamentos Estratégicos, na qual a Matriz é executada.

Concluindo, podemos afirmar que, o profissional RPs tem a habilidade de se comunicar com diversos públicos e diagnosticar, através de uma análise profunda, os pontos a serem melhorados ou aprimorados em uma organização. Com a execução do planejamento, a organização vai (re)moldando sua imagem diante de seus stakeholders e colocando em prática o trabalho transcrito através dos princípios organizacionais. É uma sequência de atividade voltada a beneficiar os colaboradores, fornecedores, atuais e futuros clientes, na busca de atender os objetivos e metas que a organização almeja.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Através deste estudo, percebeu-se como as organizações encontram-se em um ambiente complexo, instável e em rápida mudança. Nos dias de hoje, as Relações Públicas tornam-se indispensáveis para qualquer organização que procura uma boa relação com os seus públicos. Pois, estas nasceram da necessidade de humanizar as relações entre a organização e os seus públicos.

Em plena era da comunicação, muitas pessoas ainda não sabem como chegar ao seu público-alvo. A falha de comunicação pode ter origem na ausência de um profissional capacitado para esta função e o processo de comunicação vai além da troca de informações e deve caminhar lado a lado com o processo de gestão e de estratégias, que de fato poderão gerar uma interação com o público pretendido. Agregando, construindo e gerenciando uma imagem e reputação considerável e duradoura.

Constatou-se que não existe uniformidade em definir as Relações Públicas, pois esta apresenta definições de diferentes autores, em diferentes épocas e circunstâncias. O mesmo ocorre para os conceitos de imagem e identidade. Cada um, de acordo com o seu ponto de vista, apresenta a sua definição em relação a esta área de conhecimento.

Um dos objetivos das Relações Públicas é de melhorar a imagem da organização e das suas marcas. Para isso, este profissional deve desenvolver estratégias e ações que vão ao encontro dos objetivos previamente definidos, ou seja, as Relações Públicas devem desenvolver e praticar ações de acordo com a filosofia defendida pela organização

Com certeza, a imagem positiva traz resultados favoráveis à organização, oferecendo suporte adequado aos êxitos presentes e futuros. Mas para isso, esta imagem deve ser ética, transparente e condizente com a verdade da organização e todas as ações devem estar direcionadas para os mesmos objetivos, permeadas por estratégias complementares entre si em todas as áreas da comunicação organizacional.

A imagem organizacional positiva constitui-se, pois, como a função primeira da comunicação no âmbito das organizações. Ou seja, ela se expressa através da comunicação que é considerada um instrumento vital, pela qual a organização de forma consciente utiliza todas as formas de comunicação para criar uma base de relacionamento favorável com os públicos do seu interesse.

Fortes (2003, p.174) considera que atualmente, não restam dúvida de que as Relações Públicas contribuem para o alcance dos objetivos das organizações, pois constroem relacionamentos com grupos, transformando-os em públicos, bem como equacionam as controvérsias e os conflitos que emergem da relação organização - públicos.

É importante ressaltar que o trabalho das Relações Públicas é uma atividade contínua, sendo que seus resultados somente podem ser observados de maneira efetiva e em longo prazo. Para que os resultados obtidos com o plano das Relações Públicas executado permaneçam, é necessário que se dê continuidade às atividades e que o planejamento da comunicação de uma organização com seus públicos continue sendo realizado em todos os seus aspectos, contribuindo efetivamente para o sucesso da mesma.

Para finalizar, uma organização antes de projetar a sua identidade para o seu universo de público deve trabalhar a comunicação para que a mensagem que pretende transmitir seja algo verídico, de modo a construir uma imagem positiva e sólida na mente dos seus públicos. Reconhecemos que a imagem é um importante fator na satisfação e fidelidade dos públicos constituindo um confiável indicador de sucesso das organizações. Porém, devemos ter bem claro que a imagem da organização não depende somente da comunicação, mas do posicionamento da organização, da sua missão estratégica, da visão que o público percebeu a respeito da mesma e de todo o composto comunicacional.

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