Os metadados de preservação são essenciais para a preservação digital. De acordo com Sayão (2010, p. 10) estes tipos de metadados são conceituados “[...] de uma forma simples e direta, como a informação que apoia e documenta a preservação de longo prazo de materiais digitais”. Em Saramago (2004, p. 1) compreende-se por metadados de preservação “[...] como informação de apoio aos processos associados com a preservação digital de longo prazo”, sendo que para Arellano (2008) tratam-se daqueles associados ao conteúdo do recurso, seu contexto e estrutura de criação/produção, além das alterações ocorridas em todo o seu ciclo de vida.
Campos e Saramago (2007) e Saramago (2004) concebem os metadados de preservação em descritivos, administrativos e estruturais. Na divisão, os descritivos são tidos pelas autoras como aplicáveis às etapas de acesso e destinados a descrição dos recursos digitais, o registro das ações de gerência durante o tempo cabem aos administrativos, enquanto que os estruturais incluem o “quadro” tecnológico requerido para ideal representação e recuperação dos recursos, integrando assim as informações administrativas. Nestas duas últimas classes, os metadados administrativos e os estruturais, a atenção é pertinente posto que teremos as informações que especificam o conjunto de métodos e de estratégias adotadas para preservação.
Reunindo as ponderações de Barbedo, Corujo e Sant’Ana (2011), Campos e Saramago (2007), National Museum of Australia (2012), Saramago (2004), Sayão (2010) e Grácio (2012) pode-se identificar algumas das distintas informações e funções inter-relacionadas circunscritas pela obtenção, geração, guarda e manutenção de metadados para preservação, tais como:
Registro do histórico, do hardware, software e outras dependências técnicas, das estruturas e das mudanças (de custódia legal e física ou de natureza tecnológica, social etc.) suportadas pelos recursos/objetos digitais, no decurso de todo o seu ciclo de vida (isto é, criação, seleção e descarte, identificação persistente, descrição e acesso, armazenamento e preservação). Documentação das tomadas de decisão e atos de preservação, dos métodos de preservação e
seus resultados, das ações de gestão de coleções e direitos, além dos próprios metadados, de modo a apoiar os processos ou as iniciativas correntes e vindouras de preservação digital. Suporte à descoberta, localização, recuperação, referência única e persistente, preservação,
acesso, utilização, comprovação de autenticidade e integridade, bem como gestão de direitos de propriedade intelectual de objetos arquivísticos e museológicos digitais ou eletrônicos. Assistência à uma ideal gerência dos objetos digitais, dos sistemas de informação (registros
de correspondência e de documentos, registros de funcionamento dos sistemas e seus acessos por intermédio de práticas de auditorias mantidas pelos serviços de TIC, por exemplo), da comunidade usuária e das funcionalidades a serem oferecidas.
Em suma, os metadados de preservação registram informações do conteúdo de recursos digitais e dados administrativos, estruturais e técnicos para preservação digital. Estes metadados propiciam a preservação por longo prazo e o acesso contínuo aos objetos digitais, com garantias de autenticidade, integridade e confiabilidade. Neste cenário, a determinação e, possivelmente, adaptação de padrões de metadados torna-se uma ação indispensável e complexa, devendo-se incorporar os vários tipos específicos de processos e de recursos digitais tratados e preservados, o rol abundante de informações a serem registradas e fornecidas e, ainda, as decisões tomadas diante de um futuro de imprevisões intrínsecas à preservação em ambientes digitais.
Na construção de esquemas de metadados de preservação o desafio básico está, segundo Lavoie e Gartner (2005), na previsão e acerto das informações que de fato serão exigidas, pois: a) Alusivo a amplitude e profundidade dos metadados, é preciso ponderar alguns fatores como, por exemplo, o “grau” de preservação (guarda do conteúdo, apresentação etc.) e a duração do arquivamento; e b) A adequação dos elementos se definirá apenas num grande período posterior a sua implantação, ensejando assim a avaliação da eficácia do esquema e da deficiência ou não de informações para a preservação digital. Para os autores um esquema deste tipo deve ser:
1) Abrangente – o esquema deve possuir uma extensão que, referente a escopo e profundidade, contemple as necessidades atuais e futuras de preservação do repositório concebido. Assim, preza-se por esquemas de maior amplitude, em vez de estruturas limitas que, possivelmente, serão estendidas com o tempo em virtude da necessidade de informações adicionais. 2) Orientado para a implantação – o esquema deve ser adaptável aos sistemas automatizados
para coleta e gerenciamento de metadados. Além disto, deve ser projetado considerando os aspectos práticos de implementação. Como exemplo, fornecendo códigos ou vocabulários controlados para preenchimento de elementos, ao invés de basear em “texto livre”.
3) Interoperável – o esquema deve ser projetado para promover e simplificar as transações que envolvam os objetos digitais arquivados e os seus metadados associados ao longo de todo o seu ciclo de vida. Por exemplo, a submissão inicial a um repositório, a disseminação para um usuário ou a transferência para outro sistema de repositório.
Aludindo-nos à importância da definição de metadados na etapa de criação dos recursos digitais, algumas propostas são significantes. A título de exemplo, o Arquivo Nacional do Brasil instituiu o Programa AN Digital29 que, através de Arquivo Nacional (2012), expõe uma política
de preservação digital e processos de recolhimento de documentos arquivísticos digitais. Assim, a inserção dos documentos no repositório do AN Digital, exige que estes venham seguidos, por exemplo, de um conjunto de metadados e de informações contidas numa listagem descritiva: a. Metadados descritivos – inclui elementos básicos para suporte à presunção de autenticidade
dos documentos, como autor, destinatário, produtor, âmbito e conteúdo, data de criação e de recebimento, código de referência original, título e dimensão; além de elementos apetecíveis, como assunto, data da transmissão e da captura ou arquivamento, código de classificação, indicação de anexo e de anotação, nome do setor incumbido pela execução da ação inclusa no documento, registro das migrações e data das suas ocorrências, restrição de acesso. b. Informações da listagem descritiva – abrange informações acerca das propriedades do acervo
digital e histórico de criação e manutenção dos documentos no produtor/custodiador como, por exemplo, órgão ou entidade responsável pela produção e acumulação dos documentos; indicação dos processos para prevenção, descoberta e correção de perdas ou adulterações
29 O Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais – AN Digital, instaurado
em março de 2010, propõem-se a construir uma infraestrutura no Arquivo Nacional que possibilite o recolhimento, a descrição, o armazenamento, a preservação e o acesso aos documentos arquivístivos digitais criados/custodiados por órgãos ou entidades da Administração Pública Federal. Nesta acepção, o Programa AN Digital possui algumas atividades: a definição de procedimentos, de padrões e da abordagem de gestão e preservação digital do Arquivo Nacional; a elaboração e a implementação de um repositório; a aquisição de equipamentos e a organização de uma equipe especializada (ARQUIVO NACIONAL, 2010, 2012). Outras informações sobre o programa e o andamento de suas atividades podem ser obtidas através do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA. Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=222>. Acesso em: 26 abr. 2015.
dos documentos; reconhecimento dos formatos de arquivo digital; indicação das diretrizes para autenticação dos documentos; metadados para interpretar e representar os documentos, bem como a estrutura da base de dados, o esquema HTML e de metadados; dentre outras.
Nesta perspectiva, os produtores/custodiadores precisam ser orientados pelo repositório para uma adequada inserção e manutenção dos metadados descritivos. Em concordância com as boas práticas de preservação digital, a documentação gerada permitirá o depósito de recursos aceitos que incluam condições favoráveis à aplicação de processos futuros de preservação e de interpretação do contexto original de produção e salvaguarda. Deste modo, integrando-se às informações atribuídas pela instituição de preservação de longo prazo, os registros apoiarão a autenticidade e a integridade dos recursos digitais, desde a criação até a sua preservação.