Metodologia para aplicação da estrutura CAF

Através do painel dos resultados é possível aferir se a entidade deverá investir na tendência ou simplesmente focar-se na realização das metas.

Figura 9:Tabela de Pontuações dos Critérios de Resultados

Fonte: (EIPA & DGAEP, 2013, revista em setembro de 2016)

Figura 10:Tabela dos 10 passos para melhorar as organizações com a CAF

Fonte: (EIPA & DGAEP, 2013, revista em setembro de 2016)

Fase 1 – O início da caminhada CAF

1º Passo: Decidir como organizar e planear a autoavaliação

Entende-se que o processo de autoavaliação pode ser sugerido por qualquer trabalhador de uma organização, mas cabe à gestão de topo a vontade de se envolver no processo de forma clara, motivando a participação dos atores interessados e reconhecendo os potenciais benefícios da autoavaliação com base na CAF. Como tal, o planeamento inicial é vital e decorre do envolvimento dos trabalhadores e da decisão de se efetuar a autoavaliação.

Neste primeiro passo é essencial designar o líder pelo projeto, preferencialmente alguém com elevado conhecimento da organização e do modelo CAF, assim como constituir a equipa que o irá acompanhar, promovendo formação específica na área.

2º Passo: Comunicar o projeto de autoavaliação

Nesta fase deve ser definido um plano de comunicação com especial ênfase aos dirigentes intermédios e trabalhadores da organização. O objetivo é estimular o envolvimento da organização na melhoria do desempenho global da mesma, para que o processo de autoavaliação não seja visto como apenas mais uma burocracia e para que não seja sabotado logo à partida pela resistência natural à mudança.

Fase 2 – O processo de autoavaliação

3º Passo: Criar uma ou mais equipas de autoavaliação

Dada a necessidade de se conhecer bem a organização, a equipa de autoavaliação deverá pertencer a diferentes setores, especializações e níveis hierárquicos, de forma a representá-la. Por experiência, considera o modelo CAF que as equipas deverão ser constituídas, de forma voluntária, no mínimo por cinco pessoas, e no máximo por vinte, sendo o número otimizado de dez pessoas, numa estrutura hierárquica informal.

O modelo também coloca a hipótese de, no caso de organizações de grande dimensão e complexidade, se constituírem mais do que uma equipa de autoavaliação, sendo que os parâmetros organizacionais deverão estar bem estabelecidos para harmonização dos processos.

4º Passo: Organizar a formação

Deverá ser promovida formação aprofundada à equipa e ao líder do projeto através da apresentação do Modelo CAF e dos conceitos da Gestão da Qualidade Total, quer ao nível teórico, quer prático, sendo que esta pode ainda ser complementada por cursos específicos ministrados pelas entidades competentes para o efeito.

Será, igualmente, importante definir dentro das partes interessadas relevantes, os produtos e serviços que são prestados e os processos chave.

5º Passo: Realizar a autoavaliação

O processo de autoavaliação passa por diferentes fases, designadamente:

• Avaliação individual da organização: a cada membro da equipa é solicitado que, utilizando os documentos e a informação relevante fornecida pelo líder do projeto, faça uma avaliação rigorosa da organização com base em cada subcritério da CAF. Devem ser registadas, nesta fase, as áreas a melhorar de forma clara.

• Alcançar o consenso na equipa: após a avaliação individual, deve a equipa reunir-se e chegar a acordo sobre as forças e fragilidades da organização, áreas a melhorar e pontuação atribuída a cada subcritério, sendo promovido um processo de diálogo e debate e de demonstração das evidências recolhidas que sustentam a avaliação efetuada.

Este processo de avaliação individual e de reunião com a equipa costuma demorar, pela experiência recolhida, em média cinco dias. O manual de implementação da CAF refere ainda que, para que se mantenha um elevado grau de focalização no processo, são necessários, em média, três meses para a preparação, autoavaliação, elaboração de um relatório de autoavaliação e a formulação de um plano de ação.

6º Passo: Elaborar um relatório que descreva os resultados da autoavaliação

Dado que o relatório constitui uma ferramenta de Gestão, deverá a gestão de topo receber e aprovar o relatório elaborado, reafirmando a sua posição de implementação de ações de melhoria da gestão.

O relatório deve conter, no mínimo, a seguinte informação:

• Os pontos fortes e as áreas de melhoria para cada subcritério;

• Uma pontuação justificada com base nos painéis de pontuação;

• Sugestões para ações de melhoria; aprovação.

Fase 3 – Plano de melhorias/prioritização 7º Passo: Elaborar o plano de melhorias

Deve ser elaborado um plano de melhorias, que resulta diretamente da apreciação efetuada pelo relatório de autoavaliação. Este plano não tem que ser necessariamente elaborado pela equipa de autoavaliação, mas é aconselhável envolver os indivíduos que a conduziram.

Devem ser definidos critérios de prioridade, tendo em conta a visão e a estratégia geral da organização, estruturando as ações de melhoria. Através da identificação dos recursos devem, igualmente, ser atribuídas responsabilidades para cada ação, assim como, definida a calendarização.

8º Passo: Comunicar o plano de melhorias

A comunicação é considerada um dos fatores críticos de sucesso em todo o processo CAF. Assim, esta deve ser vista como uma ferramenta de gestão devendo ser fornecida a informação relevante, pelos meios mais adequados, ao grupo-alvo correto e no momento oportuno.

9º Passo: Implementar o plano de melhorias

A implementação das ações de melhorias prioritárias deve basear-se num processo de monitorização e avaliação. Os prazos e os resultados esperados deverão ser definidos com clareza, deve ser nomeado um responsável (coordenador) por cada ação e devem ser considerados os vários cenários para as ações mais complexas. A metodologia a utilizar poderá contemplar o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).

A figura seguinte demonstra exemplos de ações de melhoria, assim como formas de monitorização, conforme a estrutura CAF.

Figura 11:Ações de melhoria - Modelo CAF

Fonte: (EIPA & DGAEP, 2013, revista em setembro de 2016)

10º Passo: Planear a próxima autoavaliação

Uma vez formulado o plano de melhorias e iniciada a implementação das mudanças, é importante ter a certeza de que essas mudanças têm um efeito positivo nas ações que a organização tem vindo a fazer bem. O ciclo PDCA implica, assim, uma nova autoavaliação.