Neste capítulo são apresentados os procedimentos metodológicos aplicados nesta pesquisa, cujo objetivo geral é descrever o patrimônio arquivístico do Gabinete do Reitor, da Universidade Federal de Santa Maria, a fim de difundir os seus atos legais e normativos. Dessa forma, o produto da pesquisa é um instrumento de descrição: um catálogo das resoluções do Reitor.
Neste sentido, a pesquisa proposta neste trabalho é de natureza aplicada com abordagem qualitativa. A abordagem qualitativa se justifica porque o objeto da pesquisa não pode ser traduzido em números (SILVA, 2005). Caracteriza-se, do ponto de vista de seus objetivos, como descritiva. A pesquisa descritiva buscar apresentar as características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis (GIL, 2002).
O método de investigação escolhido é o estudo de caso, pois envolve o estudo profundo e exaustivo de um objeto de maneira que se permita o seu amplo e detalhado conhecimento (SILVA, 2005). O objeto do estudo é o acervo documental do Gabinete do Reitor da Universidade Federal de Santa Maria, mais precisamente as resoluções do Reitor, decorrentes dos atos legais e normativos. O acervo delimitado compreende o período de 1964, data da primeira Resolução, até 1989, pois as resoluções posteriores já foram digitalizadas pela PROPLAN. Dessa forma, as resoluções posteriores a 1989 somente foram descritas e foi analisada a qualidade de seus representantes digitais conforme as Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes (CONARQ, 2010).
Como instrumentos de coleta de dados, foram utilizadas a observação e a análise documental. A observação, de acordo com Silva (2005), é um instrumento de coleta de dados tradicional, onde se utiliza os sentidos para obtenção de dados de determinados aspectos da realidade. Para Richardson (1999), em pesquisas de caráter qualitativo, a técnica de observação é indicada porque permite apresentar resultados inesperados e surpreendentes, que não poderiam ser examinados em estudos que utilizam outras técnicas, pois a observação permite penetrar na complexidade do problema. Esta observação foi realizada no Gabinete do Reitor (órgão produtor), no Departamento de Arquivo Geral – DAG (órgão responsável pela gestão documental), na Pró-Reitoria de Planejamento – PROPLAN (órgão
responsável pela elaboração) e no Centro de Processamento de Dados – CPD (órgão responsável pelo Sistema Eletrônico). O objetivo foi identificar a situação atual do acervo, como se processa a relação entre produção e difusão dos atos legais e normativos, o fluxo documental, e informação sobre o Sistema de Informações para o Ensino - SIE. Na análise documental foram utilizados documentos como: projetos de pesquisa sobre o SIE, manuais e documentação do sistema; Regimento Geral da Universidade; Regimento Interno do Gabinete do Reitor, entre outros documentos da UFSM. Esses documentos foram obtidos por meio do DAG; do Gabinete do Reitor, da PROPLAN. Além disso, foram utilizados artigos científicos, leis, normas, pareceres e cartas relativas utilização de tecnologias da informação para preservação e disponibilização do patrimônio documental; obtidos principalmente através do site do Arquivo Nacional, CONARQ e SIGA, além de pesquisas em sites de busca como Google Acadêmico.
As etapas previstas para o desenvolvimento da proposta da pesquisa são: elaboração da revisão de literatura; coleta de informações sobre o acervo arquivístico, a fim de identificar a situação do conjunto documental quanto à classificação, avaliação e condições de preservação; estudo do software SIE e dos padrões, normas arquivísticas; estabelecimento dos padrões, normas e metadados para o desenvolvimento da descrição arquivística; verificação da implementação dos metadados no Sistema Eletrônico SIE; descrição e digitalização do acervo delimitado; publicação do instrumento online de descrição arquivística, e elaboração da dissertação de mestrado. As atividades iniciaram no primeiro semestre de 2011, sendo coordenadas pelo professor orientador da pesquisa. O Quadro 1 esquematiza o cronograma com as etapas da pesquisa:
PERÍODO
ETAPAS 1º sem.
2011 1º sem. 2012 2º sem. 2012 1º sem. 2013
Elaboração da revisão de literatura
Coleta de informações sobre o acervo arquivístico
Estudo do software SIE
Estabelecimento dos padrões, normas e metadados.
PERÍODO
ETAPAS 1º sem.
2011 1º sem. 2012 2º sem. 2012 1º sem. 2013
delimitado.
Publicação do instrumento online
Elaboração da dissertação de mestrado.
Quadro 1 - Cronograma das etapas da pesquisa
A revisão de literatura foi realizada durante todo o desenvolvimento da pesquisa, visando aprofundar os conhecimentos referentes à temática e desenvolver o estudo com subsídios teóricos sólidos. O objetivo foi estruturar e desenvolver uma base teórica que dê a sustentação ao desenvolvimento do trabalho (SILVA, 2005). Para Lakatos e Marconi (2007) a citação das principais conclusões que os autores da área chegam, permite salientar a contribuição da pesquisa realizada, e demonstra contradições ou reafirma comportamentos e atitudes. Os principais autores da área serão pesquisados, bem como se utilizará materiais disponibilizados no decorrer das disciplinas do mestrado. A internet também foi utilizada para buscar referencias mais recentes, como artigos, teses, e dissertações, assim como os sites do Conselho Nacional de Arquivos, do Arquivo Nacional e do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA), como afirmado anteriormente.
Os dados coletados foram reunidos, analisados e discutidos teoricamente com base na fundamentação teórica, já definida anteriormente. A análise e a interpretação são atividades distintas, porém estritamente relacionadas – a análise é a tentativa de evidenciar as relações existentes entre o assunto estudado e outros fatores, enquanto a interpretação é a atividade intelectual que procura dar um significado amplo as respostas, vinculando-as a outros conhecimentos (LAKATOS, MARCONI, 2007). Para a sistematização dos resultados e elaboração do trabalho textual foi utilizado o editor de textos Microsoft Word. Os dados analisados serão apresentados em forma de dissertação de mestrado.
Neste capítulo foi apresentada a metodologia que foi utilizada para o desenvolvimento desta pesquisa. Dessa forma, os capítulos subseqüentes são dedicados a apresentação e análise dos resultados obtidos a partir da aplicação desta metodologia.