2. Operacionalização de Eventos
2.1 Apoio à realização de iniciativas no Gabinete de Relações Externas
2.1.1 Missões Empresariais
Tal como já foi referido, as Missões Empresariais são uma parte fundamental do apoio que o Gabinete de Relações Exteriores presta aos empresários da região de Aveiro no que concerne à internacionalização das empresas. Sendo a organização de uma missão empresarial constituída por várias fases, ao longo do estágio tive oportunidade de ir dando apoio a cada uma delas. No entanto, a fase inicial de divulgação foi aquela onde tive oportunidade de dar mais apoio.
No que a este estágio diz respeito, o apoio foi prestado inicialmente nas cinco ações descritas pertencentes ao Projeto APEX. Relativamente ao “Internacionalizar+”, e atendendo ao quadro anteriormente apresentado, enquanto estagiária participei na organização das Missões Empresariais Angola, Marrocos e Moçambique, tendo ainda elaborado a brochura sobre a Namíbia (descrito no ponto 2.3.4.).
Em termos de implementação deste tipo de projetos, após a sua aprovação, numa primeira fase, é efetuada a sua divulgação com informação essencial acerca da missão a realizar, incluindo as condições de participação e o custo. Esta informação é inicialmente enviada por correio eletrónico para vários empresários, tanto associados, como não associados, dando ênfase aos empresários que manifestaram interesse por esse mercado, em fase de candidatura do projeto (tal como já foi anteriormente
detalhado). Após esta divulgação, entra-se em contacto com estes últimos empresários referidos, avaliando o interesse deles em participar ou não.
Depois desta divulgação, e deste contacto inicial, caso o número de vagas ainda não se encontre completo, procede-se à divulgação da missão por via telefónica.
A par desta divulgação, e até as vagas se encontrarem todas preenchidas, ocorre em simultâneo a fase de verificação da documentação das empresas que já se encontram inscritas, de forma a saber se as mesmas cumprem com os critérios de elegibilidade para participação da missão, e também para obter o apoio do QREN.
Os critérios de elegibilidade para ações financiadas constam do Enquadramento Nacional (Decreto-Lei n.º 65/2009, de 20 de Março) e do Regulamento do Sistema de Incentivos à Qualificação e Internacionalização de PME (Anexo à Portaria nº 47- A/2012, 24 de Fevereiro, alterado pelas Portarias nº 233-A/2012, de 6 de Agosto, e 369/2012, de 6 de Novembro), e são os seguintes:
Encontrar-se legalmente constituída;
Cumprir as condições legais necessárias ao exercício da respetiva atividade;
Possuir a situação regularizada face à administração fiscal, à segurança social e às entidades pagadoras dos incentivos;
Dispor de contabilidade organizada nos termos da legislação aplicável;
Deter certificado de registo no site do IAPMEIPara além destes critérios elegibilidade, conta ainda como critério o CAE da empresa (uma vez que nem todos os CAE são elegíveis), a região de localização das empresas, não sendo elegíveis empresas localizadas nas regiões NUTS II Lisboa e Algarve, bem como nas regiões autónomas dos Açores e da Madeira, por terem um programa de incentivos especifico para a região, e por último, o apoio é concedido a apenas um representante por empresa.
Assim, podem ocorrer duas situações:
1ª – Não cumpre os critérios de elegibilidade para obter o apoio do QREN. Neste caso, a empresa pode participar na missão sem diferenciação no serviço prestado, no entanto, não poderá obter a devolução do valor do incentivo (por norma 40% do custo total da iniciativa) no que diz respeito ao custo da missão (P. Ex.: Uma empresa de sediada em Lisboa pode participar numa missão da AIDA, contudo não terá direito ao incentivo, uma vez que esta região dispõe de um programa de incentivos
específico. Outra das situações que pode ocorrer, será no caso de o CAE da empresa não ser elegível ao abrigo do aviso de abertura publicado).
2ª – Cumpre os critérios de elegibilidade para obtenção do apoio do QREN. Esta é a situação ideal, e na qual participam a grande maioria das empresas nas missões. Neste caso, a empresa participa na Missão fazendo o pagamento total do custo, obtendo no entanto no encerramento do projeto a devolução do valor do incentivo (que tal como referido, ronda por norma os 40% do custo total da iniciativa)
Assim, e de forma a verificar se todos os requisitos são devidamente preenchidos, os inscritos, terão obrigatoriamente que entregar à Associação:
O Acordo de Adesão ao Projeto Conjunto SI Qualificação nº 30.046
Certidões comprovativas da ausência de dívidas à Segurança Social eFinanças;
Informação Empresarial Simplificada (IES) do exercício anterior à realização da iniciativa;
Certificado de PME no site do IAPMEIAquando a realização da inscrição, a empresa explícita qual o objetivo da missão, definindo quais os tipos de contactos ou reuniões que pretende realizar durante a mesma. Cabe depois à AIDA, com o apoio das delegações da AICEP, nos mercados em que a mesma exista, a realização de uma agenda de reuniões.
Sendo a AIDA uma associação multissectorial, as empresas que participam nas suas missões são por norma muito variadas, indo desde empresas de natureza industrial a serviços, pelo que cada agenda de reuniões é personalizada para cada participante de acordo com o que o mesmo especificou que seria o seu interesse. Esta agenda é entregue ao empresário antes da missão, contendo todos os contactos das empresas ou entidades com as quais tem reuniões agendadas.
Cerca de uma semana antes da realização da missão, realiza-se uma reunião de preparação, na qual se entrega a documentação necessária aos participantes (vistos, passaportes, bilhetes), dando a conhecer também a cada um dos participantes qual a sua agenda de reuniões para a missão, anteriormente elaborada. A Figura 3 apresenta as fases deste processo.
Missão de Importadores Brasileiros à região de Aveiro
Tal como anteriormente referido, esta foi uma missão inversa realizada no âmbito do projeto APEX. Este tipo de missão consiste em receber empresários estrangeiros interessados em realizar negócios com as empresas da Região de Aveiro. Ou seja, neste caso, ao invés dos empresários portugueses se deslocarem ao Brasil numa Missão Empresarial para fazer prospeção de negócios, receberam os empresários brasileiros nas suas instalações, realizando reuniões bilaterais.
À semelhança das restantes Missões Empresariais, nas quais é elaborada uma agenda de reuniões para cada participante, o mesmo acontece nas missões invertidas, tendo a AIDA sido responsável por criar uma agenda de contactos para cada um dos importadores Brasileiros.
Neste projeto APEX a AIDA organizou duas Missões invertidas. A primeira de 3 a 7 de Dezembro com um importador vindo de Fortaleza, no Estado do Ceará. A segunda, de 10 a 14 de Dezembro contou com dois importadores provenientes de Salvador, no Estado da Bahia.
Assim, a organização destas missões iniciou-se com a divulgação da vinda destes importadores à região de Aveiro. Porém, esta difusão foi apenas sectorial, isto é, aquando a seleção dos importadores que viriam a Portugal, estes definiram quais os objetivos das suas visitas, e com que tipo de empresas e/ou sectores de atividade com quem pretendiam reunir-se.
Após esta divulgação ter sido feita, e tendo sempre por base os objetivos definidos pelos importadores brasileiros, passou-se à fase de contacto telefónico. Nesta etapa, do leque de empresas existentes na região de Aveiro, para cada sector pretendido, foram selecionadas algumas empresas que se consideraram ter interesse nestas reuniões, criando assim uma agenda de contactos para cada importador, com todas as informações necessárias sobre a empresa a reunir.
A fase final desta ação contou com a receção dos importadores brasileiros na AIDA, sendo realizado diariamente um acompanhamento da satisfação dos importadores sobre o decorrer das reuniões.