Os mais diversos estudos sobre processos têm sido elaborados para verificar a aderência às práticas de BPM nos ambientes público e privado. A avaliação sobre maturidade em processos é um campo vasto e que requer análises bem estruturadas e complexas, pois vários métodos já foram elaborados e estudados, e o que se verifica na literatura que há ainda muito a se produzir.
De acordo com a Elogroup (2015), mais de 150 modelos de maturidade já foram desenvolvidos para mensurar processos, muitos para avaliar a maturidade em um universo especifico. Para eles, existem lacunas nos modelos de maturidade de BPM para efetuar esta mensuração, como também falta de aplicação destes modelos. Outra colocação é que muitos modelos de BPM existentes não fazem a diferenciação clara entre avaliação de maturidade do processo de negócio (como mensuração através da performance) e maturidade da gestão dos processos de negócio.
Sendo assim, este trabalho escolheu três modelos para a pesquisa, inicialmente o descrito no BPM Cbok3.0, em que foi exposta a curva de maturidade em processos com os cinco níveis; depois foi explorado o trabalho desenvolvido pela Elogroup (2015), com o modelo holístico contemporâneo baseado nos fatores críticos de sucesso; e, por último modelo, o descrito no artigo de Siqueira (2005), com cinco níveis de maturidade e avaliação de cada processo por comparação de práticas atuais com atributos descritos em cada nível.
O método escolhido para este trabalho de pesquisa foi o abordado no BPM CBOK3.0, por ser referência no universo acadêmico da gestão de processos e também pela limitação de tempo deste trabalho, haja vista que os outros dois métodos demandariam o desenvolvimento de uma pesquisa com maior profundidade, por meio de visitas, entrevistas, suporte de recursos humanos especializados em BPM, entre outras necessidades.
Com o método estudado e escolhido, foi elaborado o questionário, com o intuito de complementar o trabalho de pesquisa. Foram elencadas três questões, sendo duas subjetivas e uma objetiva, direcionadas às Organizações que gerenciam os projetos estratégicos, no âmbito do Ministério da Defesa.
A primeira questão versou sobre a estrutura organizacional, no sentido de verificar a existência de um setor que coordene ou incentive a gestão de processos,
sendo as duas últimas relacionadas aos níveis de maturidade em processos descritos no BMP Cbok 3.0, no fito de verificar a aderência às práticas de gestão por processos de forma difusa e descrever ações que estão sendo realizadas nestas organizações relacionadas ao tema da pesquisa.
5.1 QUESTIONÁRIO
O questionário foi enviado com o seguinte texto:
“Este questionário visa subsidiar o Trabalho de Conclusão de Curso do estagiário Cel Int Gilson Alves de Almeida Jr., no Curso de Altos Estudos de Política e Estratégia 2017, da Escola Superior de Guerra.
O objetivo principal deste trabalho é avaliar o quanto as Organizações que gerenciam os projetos estratégicos no âmbito do Ministério da Defesa estão aderentes às práticas de gerenciamento baseadas em processos.
Segundo o Guia BPM CBOK, a avaliação da maturidade em processos de uma organização é a compreensão onde ela se encontra e aonde pretende chegar; por definição é:
Maturidade em processos: ponto no qual os processos são explicitamente definidos, administrados, medidos, controlados e otimizados. O nível de maturidade é obtido pela comparação do estado atual dos processos versus práticas definidas em modelos de maturidade em processos disponíveis na comunidade.
Sendo assim solicito a gentileza de responder as questões abaixo descritas. Questão 1: Existe na estrutura regimental desta Organização Militar um setor responsável por promover ou induzir a realização da gestão de processos, sendo um escritório, coordenadoria ou setor semelhante? Caso positivo, qual a denominação da unidade organizacional?
Questão 2: Segundo a curva de maturidade em processos definida no BMP Cbok V3.0, os processos estão no estado Inicial (Ad-hoc), Definido, Controlado, Arquitetado ou Gerenciado Proativamente. Em função das definições descritas abaixo, solicito marcar ao lado, em uma única opção, o estado que melhor define, de modo genérico, o estágio dessa organização:
32
Nível 1 – Ad hoc (Inicial) – Organizações com pouca ou nenhuma compreensão e definição sobre os processos interfuncionais. As atividades funcionais raramente integram os processos. Papéis e responsabilidades pouco claros sob a perspectiva de processos e alta variação no modo de trabalho por pessoas no mesmo papel e responsáveis por produzir o mesmo resultado. Estaria na fase Planejar do ciclo PDCA. ( )
Nível 2 – Definido – Organizações que avançam do estado inicial para o definido farão investimentos nas capacidades que apoiam o planejamento e definição de processo e desenho detalhado, criação e implementação do processo. São órgãos com maior conscientização e compreensão do que é processo e de como iniciativas de mudança de processos e de mudança tecnológica se relacionam direta e claramente para facilitar a transformação de processos e dar suporte ao direcionamento estratégico da organização. ( )
Nível 3 – Controlado – Reconhecem os processos como ativos e descobrem que a manutenção valeu o investimento. Surgimento de papeis especializados, como donos do processo e gerentes de processo. Mecanismos internos formais para analisar desempenho de processo. Fase monitorar e agir do ciclo PDCA. ( )
Nível 4 – Arquitetado – Investimento nas capacidades que apoiam o planejamento e definição, tais como: Planejamento Estratégico (Visão, Missão, objetivos e estratégias, e indicadores de desempenho); Arquitetura de negócio (indicadores de desempenho de processo e sistema de informação); Arquitetura de Processos (processos primários, de suporte e gerenciais definidos juntamente com suas interrelações); Arquitetura de informação (identifica e relaciona dados relevantes dos setores); Arquitetura de aplicação (assegura aplicações funcionais, automatização de fluxos de trabalho e sistemas estejam otimizados para prover
suporte a execução de processos); e Arquitetura de infraestrutura tecnológica (dispositivos de processamento e comunicação otimizados para os processos). ( )
Nível 5 – Gerenciado Proativamente – Capaz de controlar mudança nos diversos níveis da organização, com rapidez, facilidade e de forma adequada. São organizações que tem amadurecido e implementado amplamente capacidades para prover as fases do ciclo PDCA em sistema de gerenciamento contínuo. Capacidades de suporte ao planejamento e definição dos processos; capacidades de suporte ao desenho, construção e implementação detalhada de processo; capacidades de suporte ao monitoramento e reporte de desempenho e capacidades de suporte a resposta a transformação da melhoria contínua. ( )
Questão 3: Após realizada a escolha do nível de maturidade na Questão 2, poderia descrever algumas rotinas, atividades e/ou práticas que estão ou serão implementadas no Gerenciamento de processos ou algum planejamento envolvendo este assunto, que possam qualificar a resposta dada na questão anterior?”
34