Monitoramento e o Controle Total de Frota (CTF)

De acordo com a fala dos entrevistados, o Estado do RN realiza a aquisição de combustível à BR Distribuidora através da Secretaria de Administração e o repassa para outras secretarias, dentre as quais, à SESED. A BR Distribuidora subcontrata uma empresa que fornece o sistema denominado Controle Total de Frotas (CTF), referência mundial em gestão de combustível e frotas, segundo pontuou o entrevistado E1.

De acordo com a fala dos entrevistados E2 e E3, o processo de cadastramento de um novo veículo na frota do Estado funciona da seguinte forma: os dados do veículo são enviados para cadastramento no sistema do CTF em São Paulo.

Após isso, a Coordenadoria de Patrimônio (COPAT), pertencente à Secretaria de Administração (SEAD), define a periodicidade de abastecimento e o volume que deverá ser abastecido. Instala-se uma Unidade Veicular-UVE (um tipo de chip) no painel do carro, com uma antena que se estende até a entrada do tanque de combustível. Desse modo, o veículo está habilitado para abastecer nos postos credenciados do Estado.

E3: Uma vez cadastrado, eles mandam [de São Paulo] um documento para nós que autoriza instalar ou a unidade veicular, popularmente chamado de chip; [...]. Terminando de instalar, nós atribuímos uma cota de combustível para esse veículo Cota periódica. Atribuímos o volume e a periodicidade, isso dependendo das características do emprego. Então devolvemos o veículo para a secretaria de origem.

Ainda, segundo o entrevistado, no posto, o bico da bomba possui um sensor eletrônico que, em contato com a antena no tanque do carro, lê as informações sobre quilometragem, quando foi o último abastecimento, quanto o carro está percorrendo em km por litro e quantos litros deve abastecer, de modo que o frentista não tem autonomia alguma sobre o tipo de combustível nem a quantidade a ser abastecida. O sistema opera de forma autônoma o abastecimento, conforme definido pela Coordenadoria de Patrimônio – COPAT.

E3: quando [ o veículo] ele chega no posto, em qualquer posto para abastecer, existe e o sistema, que ao conectar o bico de abastecimento na mangueira da bomba na antena que existe no tanque do veículo, ele lê o receptor faz a leitura de todos os dados que tá no chip, que foi instalado aqui e libera o combustível.

[...]

E3: o bico da bomba faz a leitura e ao mesmo tempo ele informa o chip. Então quando ele faz a leitura, coleta o hodômetro, placa veículo capacidade de tanque, hora de abastecimento, tipo de combustível, volume abastecido, preço gasto por aquele combustível, quanto a gente está pagando pelo combustível. Então tudo isso tem o relatório e a gente pode comparar entre o abastecimento e outros.

[...]

E3: não há interferência do frentista não. Não pode mesmo que ele queira fazer, ele não consegue. Nem o daqui do posto nem os dos postos externos. Porque quando chega naquela litragem a bomba é desligada automaticamente.

No controle realizado pela COPAT antes da implantação do SMCCC, segundo o entrevistado vai explicitar abaixo, o abastecimento só não seria realizado se houvesse uma pane elétrica no carro, que causasse problema na comunicação entre o sensor e o chip do veículo. Fora isso, não interessava o histórico de emprego da viatura nem performance de consumo de km/litro, desde seu abastecimento anterior.

Havendo uma cota não consumida de combustível atribuída ao veículo, ele certamente seria abastecido; 365 dias por ano se possível.

E3: o problema é que não tinha cota estabelecida nem tinha periodicidade estabelecida. Antes você chegava lá, o cara fazia a leitura, [o chip indicava] tem aqui 60 litros. Então se abastecer 60 litros e acabou. No outro dia, ele ia lá e botava mais 60 litros. Como não havia uma informação dizendo se era 60 litros diários, mensal, semanal... o cara ia lá todo dia abastecer todo dia. (sic)

Com os dados coletados, a cada novo abastecimento o CTF tem como emitir relatórios para análise dos gestores. Como se percebe, o monitoramento feito pela COPAT através dos dados do CTF ocorria (e ainda ocorre) a posteriori. Depois que o combustível é distribuído, busca-se localizar nos relatórios aqueles veículos com consumo fora da curva. É necessário que a equipe da COPAT esteja fazendo esse monitoramento ativo. A intervenção desse pessoal do setor nesse sentido é fundamental. Conforme dizem os entrevistados:

E2: nós fazemos um acompanhamento do consumo diário de combustível das frotas para ver se tem alguém saindo fora da curva.

Existe uma média. Existem padrões estabelecidos de consumo, e se alguém foge disso a gente bloqueia o veículo, manda fazer manutenção, chama aqui na Secretaria de Administração e vê o que é que está acontecendo.

[...]

E3: em qualquer hora eu tenho condições de tirar um [relatório].

Porque quando o bico da bomba faz a leitura ao mesmo tempo ele informa pro chip o que foi feito. Então quando ele faz a leitura ele coleta o hodômetro, placa veículo, capacidade de tanque, hora de abastecimento, tipo de combustível, volume abastecido, preço gasto por aquele combustível, o preço que a gente está pagando pelo combustível. Então tudo isso tem o relatório e a gente pode comparar entre o abastecimento e outros. Se o hodômetro estiver zerado é porque tá quebrado. Então a gente manda que venha aqui para fazer uma verificação. Aí o técnico aqui afere hodômetro e continua o abastecimento. (sic)

Um dos principais indicadores que são utilizados pela equipe aferir o controle de combustível é a performance de km/litro. Se um veículo foge de um consumo dentro de uma faixa aceitável de km/litro a equipe da COPAT entra em cena para fazer a verificação da situação em particular.

E2: nós fazemos acompanhamento do consumo diário de combustível das frotas para ver se tem alguém saindo fora da curva. Existe uma média, existe padrões de estabelecidos de consumo. E se alguém foge disso, a gente bloqueia o veículo e manda fazer uma manutenção. Chama o veículo na aqui na Secretaria da Administração e vê o que é que está acontecendo. A gente se comunica com o gestor

`da respectiva frota. (sic)

Um dos pontos de fragilidade desse tipo de monitoramento a posteriori é que, se a equipe estiver sobrecarregada pode não conseguir se deter à análise dos relatórios diariamente, os problemas podem se acumular e, por falta de correção das falhas, permitir que o consumo ineficiente do recurso continue a ocorrer. O entrevistado E3, no trecho abaixo, descreve como encontrou o monitoramento do sistema ao chegar no setor. Como funcionava em gestões passadas, em linhas gerais:

E3: o sistema já disponibilizava as informações, mas creio que não havia a orientação para que fosse feito tão detidamente esse tipo de monitoramento e controle [...]. E quando nós viemos pra cá quando foi quando fomos direcionados para cá, numa das reuniões que tivemos, eu fiz questão de dizer que para o sistema funcionar, para que desse certo era preciso que ficássemos voltados exclusivamente para isso, porque é uma gama de informação que a gente precisa recolher diariamente e não dá para a gente ficar prestando atenção numa coisa e outra ao mesmo tempo. (SIC)

Abaixo, a Coordenadoria de Patrimônio descreve como atualmente ocorre a definição de cotas de combustível quando um veículo é adicionado à frota do Estado.

De acordo com o uso do veículo (se operacional ou administrativo) há uma definição

de periodicidade de abastecimento (se todos os dias ou dias úteis) e qual a quantidade de combustível do período (diário ou semanal).

E3: Uma vez terminado de instalar nesse veículo o chip nós atribuímos uma cota de combustível. Atribuímos o volume, e a periodicidade, isso dependendo das características do emprego. E devolvemos o veículo para a secretaria de origem. Então ele vai ter aquele volume e naquele período para utilizar de forma que, quando ele chega no posto, em qualquer posto para abastecer, no posto existe o sistema, que ao conectar o bico de abastecimento na mangueira da bomba e na antena que existe no tanque do veículo, lê o número que tem o bico lá né o receptor faz a leitura de todos os dados que tá no chip instalado e libera o combustível referente à cota. (SIC)

Atualmente, ou seja, desde a implantação do novo sistema de controle, além da cota se define em que dias o veículo pode abastecer e se não utilizar o volume a ele destinado, a cota é zerada. A cada semana a cota é renovada sem acumular com a cota não usada no período passado.