Ao efetuar a análise dos motivos de devolução, há um dado que salta, desde logo, à vista: os motivos que geraram o maior número de prescrições devolvidas foram o C024 e o D999. Além disso, é importante salientar que estes motivos se mantêm ao longo do tempo no topo dos motivos de devolução independentemente das alterações legislativas que tiveram lugar. Curiosamente, os motivos referidos não se relacionam com a prescrição por DCI, nem com a prescrição através do CNPEM, nem com a utilização de justificações técnicas. Estes dois erros são, muitas vezes, referidos em conjunto, pelo CCF e relacionam-se com a variação dos preços e da respetiva comparticipação.
Assim, é importante saber o que tem falhado no processo de verificação e conferência do receituário, para que estes erros continuem a ser referidos com uma frequência enorme, gerando grande quantidade de prescrições devolvidas. Ora, sabe-se que existe alguma dificuldade na deteção deste tipo de erros: as constantes alterações das margens e dos preços dos medicamentos, impostas pela entidade reguladora, levam a que os profissionais se deparem com frequentes períodos transitórios, em que se torna difícil saber qual o preço praticável pela farmácia, dado que existe um prazo de escoamento para as farmácias e um outro para os grossistas, o que provoca a coexistência de preços diferentes, dentro da própria farmácia; a alteração de preços por parte dos laboratórios e a existência, com stock elevado, de alguns produtos com rotatividade reduzida constituem também obstáculos, no que diz respeito à deteção dos referidos erros, quer no ato da dispensa dos medicamentos, quer na posterior correção das prescrições.
Ainda assim, pode haver outros fatores capazes de influenciar a ocorrência destes erros. A conferência que é realizada pelo farmacêutico ou técnico de farmácia poderá estar a ser feita de forma manual, isto é, o profissional poderá estar a analisar visualmente a receita (verificando se estão presentes os elementos necessários: assinatura do médico, assinatura do farmacêutico, data de dispensa, carimbo da farmácia,…), sem verificar o preço praticado no mês atual e a respetiva comparticipação, recorrendo ao sistema informático. Outra hipótese é a de que, mesmo acedendo ao sistema informático, os profissionais responsáveis pela conferência não estejam a dar o devido valor a esta “fonte de devoluções” e não confirmem se o valor faturado ao SNS está de acordo com o valor praticado no mês em questão. De qualquer das formas, há aqui uma janela de oportunidade, onde os profissionais podem intervir, com a ajuda do sistema informático –
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através das teclas Shift + P e verificando se os preços aparecem a amarelo ou a vermelho,iii – quer no momento da dispensa, quer no momento da conferência. Estes procedimentos podem ajudar à geração de sinal de “alarme” para os profissionais que, desta forma, estarão mais aptos a reduzir o número de prescrições devolvidas devido aos erros mencionados.
Os erros referidos, C024 e D999, podem ser incluídos na categoria de motivos de devolução originados por diferentes interpretações das regras, por parte do CCF e das próprias farmácias. Por vezes, estando no período transitório, em que as farmácias possuem um período de escoamento, a cedência de medicamentos a determinado preço devia ser aceite pelo CCF. O mesmo acontece no momento da reintrodução de receitas: aquando da cedência do medicamento, o preço praticado coincidia com o preço em vigor no corrente mês e, ainda assim, o CCF devolve as receitas correspondentes.
Os erros C005 (medicamento dispensado diferente do prescrito) e D146 (prazo de validade ultrapassado) foram também mencionados com uma frequência considerável e, uma vez mais, são transversais ao que acontece nos três meses em análise. Se, em relação ao primeiro – C005 – se pode dizer que a devolução de receitas contendo este erro pode ser devida à diferente interpretação das regras por parte dos profissionais de farmácia e do CCF, pelo menos em alguns casos, o segundo erro deve-se exclusivamente à falta de atenção/ concentração por parte dos profissionais que, em dois momentos – dispensa e correção – falharam na deteção deste erro.
O erro C005, apesar de se poder encontrar nos três meses analisados, poderá estar associado à utilização do CNPEM, nesta última fase. Sabe-se que este erro, à partida, exige uma nova receita para se poder faturar o medicamento que originou a devolução. No entanto, a receita poderá ser reintroduzida no sistema, sem o medicamento que levou ao erro.
Ora, sabendo que os erros acima mencionados se mantêm no topo dos motivos de devolução, ao longo dos três meses analisados, o que poderá estar na origem do facto de, em setembro, se ter assistido a um aumento considerável do número de prescrições devolvidas? À partida, a recente implementação do CNPEM e a elevada frequência da menção das justificações técnicas poderão explicar esta situação. De modo a responder a esta questão, analisem-se os motivos que originaram as devoluções.
Em primeiro lugar, há que referir que os erros relacionados com o preço dos medicamentos – D999 e C024 – foram mencionados com uma frequência substancialmente superior, em relação aos meses anteriores.
iii Método válido para o software Sifarma (utilizado em todas as farmácias associadas à ANF) – software utilizado em 85% das farmácias de Coimbra, segundo estudo realizado em 2012.(59)
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No último mês em análise – setembro – é descrito pela primeira vez o erro C008 (Foi dispensado medicamento com preço superior ao PVP do medicamento prescrito com a justificação técnica c) e tendo sido exercido o direito de opção.), com uma frequência bastante elevada.
Em março de 2013, surge, com uma frequência considerável, um novo erro no quadro de devoluções, também relacionado com a exceção c): o C007 (Tendo sido aposta a justificação técnica c), não foi exercido o direito de opção aquando da dispensa de medicamento diferente do prescrito.) No entanto, em setembro de 2013, este erro é invocado com uma assiduidade surpreendente.
A frequência com que os erros C007 e C008 são mencionados pode ajudar a perceber de que forma é que o número de devoluções aumentou consideravelmente em setembro. Neste mês, o número de receitas corrigidas aumentou, tal como o valor correspondente. No entanto, é de assinalar o aumento do número de receitas “irrecuperáveis”. Sabe-se que o erro C007 permite a correção e reintrodução direta no sistema enquanto as receitas que contêm o erro C008 podem ser reintroduzidas, mas sem o medicamento que originou o erro, que exige uma nova receita. Neste caso, entre outros, a relação saudável mantida com os utentes, é de importância vital permitindo conseguir novas receitas, junto do médico, contribuindo para a minimização do valor das receitas irrecuperáveis.
O erro C021 (A embalagem de medicamentos dispensada ao utente ultrapassa a quantidade prescrita.), embora presente ao longo de todos os meses avaliados no estudo, revela- se também com maior frequência no mês de setembro. Este aumento poderá estar associado à utilização do CNPEM, uma vez que a devolução de receitas devido a diferenças no tamanho da embalagem prescrita (56 unidades) e da embalagem dispensada (60 unidades), aumentou após a implementação desta medida.
Embora com menor relevância, os erros C006 (relacionado com o CNPEM) e C009 (relacionado com a utilização das justificações técnicas) deram também o seu contributo para o aumento do receituário devolvido, no mês de setembro.
Estes dados vêm reforçar a ideia de que as exceções têm contribuído ativamente para o aumento do impacto do receituário devolvido para as farmácias. É importante que os profissionais, com as ferramentas que têm disponíveis (tecla Enter, tecla Espaço e tecla F8)iv, sejam cada vez mais exigentes na análise destas justificações, com o objetivo de verem reduzido o número de prescrições devolvidas.
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Também o CNPEM tem contribuído para o impacto do receituário devolvido às farmácias. O que poderá estar na origem destas devoluções é o facto de os profissionais cederem o medicamento e fazerem o respetivo tratamento no sistema informático, sem antes confirmarem o medicamento cedido com o CNPEM que lhe corresponde. É importante que os profissionais sejam alertados para esta medida de prevenção do erro, de modo a reduzir a ocorrência de erros no futuro.
No geral, erros relacionados com o CNPEM (C005 e C021) exigem a apresentação de uma nova receita, de modo a que o valor perdido seja recuperado. Sem uma nova receita, o valor correspondente a estes medicamentos tornam-se, de facto, irrecuperáveis. Assim, a implementação desta medida poderá ter vindo aumentar o número de receitas irrecuperáveis, mesmo tendo em conta o número de receitas recuperadas, verificado em setembro, altura em que foi introduzido o CNPEM. Receitas contendo o erro C006, apesar de este poder estar relacionado com o CNPEM, podem ser reintroduzidas no sistema após correção. No entanto, este erro foi mencionado em número bastante inferior, relativamente aos anteriores.
Os sistemas informáticos utilizados nas farmácias, em constante adaptação, têm sido diversas vezes atualizados, no sentido de melhor responderem às necessidades dos utilizadores. Neste contexto, é essencial que os profissionais tirem o máximo proveito das ferramentas disponíveis, com o objetivo de minimizar a ocorrência de erros, mesmo com o período de adaptação que cada atualização carrega consigo.
A redução da incidência de erros como o D050 (A receita não se encontra no lote correto.) e o D081 (A receita não possui a assinatura do farmacêutico.), que se relacionam com a falta de atenção/ concentração dos profissionais, podem querer desvendar uma maior atenção dos profissionais, para erros que já vinham sendo cometidos com alguma frequência.
Para além destes, há uma boa parte de erros, que podem ser associados à falta de atenção/ ineficácia dos profissionais, relativamente ao ato de dispensa do medicamento e/ ou à posterior correção da prescrição: D146, D167, D059, D156, D079, C007, D145, C006, C015, C008, C009. Contudo, os motivos de devolução mencionados com maior frequência poderão estar relacionados com diferentes interpretações quanto às regras de dispensa, por parte dos profissionais de farmácia e por parte dos membros do CCF: C024, D999, C021, entre outros.
Integrar profissionais de farmácia, que conhecem o meio em que estão inseridos, na equipa do CCF, poderia facilitar a comunicação entre profissionais e este organismo que, possivelmente, resultaria numa diminuição do impacto do receituário que é devolvido às farmácias comunitárias.
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