No mundo industrializado, está acontecendo uma transição, a passagem de uma economia industrial para uma economia de informação. Nessa nova economia, um diferencial é ter bem definido o que se sabe, ao invés do que se tem, por isso é uma economia baseada em conhecimentos. Para Peci (1999), atualmente, o emprego do conhecimento em si supera o controle do capital em importância. O modelo pós-capitalista, ou a empresa de criação de valor, funciona como uma rede de recursos muito mais diversificada, freqüentemente com fronteiras menos perceptíveis do que as estruturas corporativas. Drucker (1997) expõe sobre um aspecto determinante nesse final de século XX, a mudança de uma sociedade capitalista para uma sociedade “da informação”, ou seja, cada vez mais, a informação assume um papel decisivo em nossa sociedade, tornando-se um diferencial competitivo.
Segundo Castells (1999), a nova economia chama-se economia informacional e global. É informacional porque a produtividade e competitividade de unidades ou agentes nessa economia dependem basicamente de sua capacidade de gerar, processar e aplicar de forma eficiente a informação baseada em conhecimento. Defende a idéia de que a emergência de um novo paradigma tecnológico organizado em torno de novas tecnologias da informação, mais flexíveis e poderosas, possibilita que a própria informação se torne produto desse processo produtivo.
O acirramento da competição vem aumentando a demanda por informações corretas e a tempo, tornando a informação um recurso estratégico muito importante. Segundo McGee & Prusak (1994) a informação não se limita a dados coletados. Na verdade, na visão dos autores, informação são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto. A empresa que possui mais informações (internas – da própria companhia e externas – do mercado) possui um enorme diferencial competitivo, com maiores chances de sobrevivência nestes tempos instáveis e de economia oscilante. Além disso, um maior número de informações fornece mais parâmetros para uma tomada de decisão segura. Para Porter & Millar (1997), a revolução da informação está afetando a competição de três formas vitais:
• muda a estrutura da indústria e altera suas regras de competição;
• cria vantagens competitivas e novas formas de enfrentar os concorrentes;
• cria novas formas de negócio.
A informação tem uma infinidade de utilizações. Depende muito mais de como a organização vê a informação e de como ela está acostumada a tratá- la: como simples necessidade para o trabalho, ou como um fator estratégico a ser utilizado de forma constante e em sua plenitude. Shimoda (1997) divide basicamente as informações em três grupos:
• de importância primordial: fundamental para o funcionamento da indústria;
• de importância necessária: não básica para o funcionamento da indústria, porém agrega-lhe valor necessário para tornar o produto competitivo;
• de importância diferencial: é a informação que faz o produto se destacar de seus concorrentes, seja por preço, qualidade, inovação ou simplicidade.
Lastres (1999), em relação ao tipo de informação, também afirma que há três níveis analíticos diferenciados: o primeiro trata das informações requeridas para os procedimentos operacionais; o segundo diz respeito a informações que subsidiam as demandas estratégicas; e o terceiro nível se refere a informações de natureza sistêmica, com vistas a atender às demandas de relacionamento entre empresas (intra e interempresas), os agentes socioeconômicos da sociedade civil e instituições públicas.
Para uma organização ser eficaz na atualidade, é imprescindível ter acesso e controle das informações, pelo fato de que é possível criar valor para as organizações por meio da informação. O acesso à informação e a utilização de tecnologia não bastam para a obtenção da competitividade, é preciso que a tecnologia ofereça à organização o que ela necessita. No caso de um sistema de informação, informações precisas e em tempo real. Também é preciso que essas informações sejam utilizadas de forma estratégica, direcionando a organização. Assim sendo, organizações que se encontram no estágio de utilização de tecnologia para gerar informações devem agir de maneira objetiva, devem também ser ágeis, o que faz com que exista uma relação “satisfatória” entre tecnologia e informação. No entanto, apenas o investimento vultoso em sistemas de informação não transforma a organização em concorrentes capacitados em termos de informação. É necessário, segundo McGee & Prusak (1994), que exista o uso inteligente da informação e a exploração efetiva das possibilidades inerentes à tecnologia.
Para Kaplan & Norton (1997), o ambiente da era da informação, tanto para as organizações do setor de produção quanto para as do setor de serviços, exige novas capacidades para assegurar o sucesso competitivo. A capacidade de mobilização e exploração dos ativos tangíveis ou invisíveis tornou-se muito mais decisiva do que investir e gerenciar ativos físicos tangíveis. Os ativos intangíveis permitem que uma empresa:
• desenvolva relacionamentos que conservem a fidelidade dos clientes existentes e permitam que novos segmentos de clientes e áreas de mercado sejam atendidos com eficácia e eficiência;
• lance produtos e serviços inovadores desejados por seus clientes-alvo;
• produza bens e serviços customizados de alta qualidade a preços baixos e com ciclos de produção mais curtos;
• mobilize as habilidades e a motivação dos funcionários para a melhoria contínua de processos, qualidade e do tempo de resposta;
• utilize tecnologia da informação, banco de dados e sistemas;
Davenport (1994) afirma que a informação pode desempenhar vários papéis de sustentação nas tentativas de tornar os processos mais eficientes e eficazes. Para o autor, apenas o acréscimo da informação num processo pode, por vezes, levar a melhorias radicais de desempenho. Pode ser usado para medir e acompanhar o desempenho dos processos, integrar as atividades dentro e através de processos, personalizar processos para determinados clientes e facilitar o planejamento e a otimização dos processos em longo prazo.
As organizações baseadas na informação requerem objetivos claros, simples e comuns, que se traduzem em ações particulares. Ao mesmo tempo, as organizações baseadas na informação necessitam de concentração em um objetivo ou, no máximo, em uns poucos (Drucker, 1997). Sendo assim, investir em tecnologia da informação não cria mais vantagem ou produtividade, mas é o uso da tecnologia da informação que permite que seja criado valor adicional. Para McGee & Prusak (1994), a informação deve ser tratada como um recurso de importância equivalente a quaisquer outros recursos de capital, mão-de-obra e tecnologia.
Gonçalves & Gonçalves (2001) citam Geus, que faz uma análise na qual posiciona o início da década de 50 como o momento de transição de uma sociedade baseada no capital para uma sociedade baseada no conhecimento. Segundo o autor, o conhecimento passou a ser o elemento mais escasso e as organizações que souberem aplicá-lo e transformá-lo adequadamente em produtos e serviços serão as vencedoras. A melhor maneira de diferenciar a empresa da concorrência é a realização de um trabalho destacado com a informação. Para que esse trabalho ocorra efetivamente nas empresas, é preciso que os sistemas de informação sejam compatíveis, ou seja, que haja comunicação entre eles, que as pessoas na organização tenham acesso fácil às informações e que a informação seja transformada em conhecimento para a organização. Os sistemas de informação processam números. É importante que as organizações transformem esses números em informação e, posteriormente, em conhecimento sobre seus processos de trabalho, relação com fornecedores e clientes, sua real situação no segmento de mercado em que atua e, principalmente, que utilizem essa informação para um processo de melhoria contínua e recurso estratégico.
Davenport (1994) defende a idéia de que, nas empresas, deve haver um processo de gerenciamento das informações. Os processos de gerenciamento das informações devem incluir toda a “cadeia de valores” da informação. O processo deve começar com a definição das necessidades de informação, passar pela coleta, armazenagem, distribuição, recebimento e uso das informações.