O ato de modelagem

O ato de modelagem é fundamental para o sucesso de uma ação com uso de modelos. Este item analisa técnicas de entrevistas de modelagem de processos sob as etapas de Levantamento e de Validação. Por fim, analisa a necessidade de haver a capacidade de lidar como novos rumos percebidos durante uma ação de modelagem.

AALST (2000) apresenta uma articulação entre as ações de modelagem – um ciclo de vida dos atos de modelagem de processos. Este ciclo passa pelo levantamento ou criação inicial do modelo, pela validação e avaliação. A Figura 3-7 apresenta como, a partir de percepções do mundo real, o modelo é construído. Na seqüência, com o envolvimento de simulação, a realidade é simulada, como uma ação de validação. Por fim, a partir da análise dos resultados da simulação (que pode ser a o próprio decorrer da realidade através da coleta sistemática de indicadores de desempenho) os modelo são avaliados.

Figura 3-7 - Abordagem em 3 passos para suportar o Projeto de Processos de Negócios (Fonte: AALST, 2000 pág. 131)

3.5.1. Técnicas de entrevistas de modelagem de processos

As entrevistas devem ser precedidas de uma conceituação acerca do método de modelagem a ser empregado, estruturação sistemática dos modelos, objetos utilizados. Em especial, os objetivos da reunião devem estar uniformemente entendidos. Questões como a definição de cronogramas, também, se mostra relevante, assim como a prévia preparação do pessoal que irá realizar a modelagem, através de leitura sobre o processo a ser descrito, caso haja.

CAMEIRA (1998) apresenta uma questão operacional, mas importante: a necessidade de um método único para toda a equipe envolvida. Isto se reporta ao fato que se deve definir padrões ou práticas comuns à modelagem, claramente dirimindo as questões específicas ou polêmicas inerentes a um determinado modelo, de forma que todas as pessoas ou toda a equipe atuante no projeto tenham uma forma assemelhada de trabalhar e de descrever processos. Isso é fundamental, pois não existem dois modeladores e dois entrevistados idênticos na forma de pensar. Padrões e clareza na definição de questões específicas à modelagem têm reflexos diretos na legibilidade, percepção da qualidade, homogeneidade. Estas questões são mais críticas em projeto grandes, com equipes de modelagem grandes.

Ainda sobre a questão operacional, diretamente associado ao ponto acima, CAMEIRA (1998) destaca que deve ser dada atenção especial à operacionalização da infra-estrutura, e à clara definição dos interlocutores, à formatação de um mecanismo de controle de agenda que possa ser respeitado e seguido. O uso de e-mail e softwares que trabalham associados a agendas em rede, por exemplo, tem se mostrado bastante eficiente e a distribuição da equipe pelas atividades ou partes do projeto. Deve-se ainda construir mecanismos dedicados a garantir a qualidade e homogeneidade das modelagens realizadas em diferentes setores por diferentes pessoas. Uma pessoa alocada ao projeto percorrendo todas as áreas do mesmo, com a preocupação única de garantir essa consistência é uma opção interessante, que tem se mostrado, eficiente na prática.

A organização da equipe deve prever atribuições relativas a elaboração de modelos, participação em reuniões e, em especial, análise da uniformidade do método através da verificação da correta aplicação dos princípios de modelagem. Por exemplo, devem ser verificados se os níveis de detalhamento estão uniformes, se a

navegabilidade/integrabilidade está sendo respeitada e se a complexidade dos modelos permite comparação.

A composição dos entrevistados é elemento especial para o ato de modelagem. As entrevistas podem ser desde estruturadas até não estruturadas. Os entrevistados pode ser um pequeno grupo ou até uma única pessoa.

A técnica que tem se mostrado mais efetiva está baseada no levantamento dos processos da situação atual com especialistas locais, com conhecimento focado no processo em questão e a validação com outros especialistas, também, locais.

O re-projeto ou modelagem da situação futura, no qual as melhorias são introduzidas, tem se mostrado mais efetivo se realizado em grupos multifuncionais. A participação de grupos de interessados do processo no re-projeto é um diferencial que pode trazer significativos ganhos, em especial, se houver contatos com clientes e representantes das atividades que precedem e sucedem a atividade em questão.

3.5.2. Entrevistas de Levantamento

O ato de levantamento tem o objetivo de coletar as primeiras informações para a construção do modelo. Assim, deve ser iniciado com a apresentação do objetivo da entrevista e apresentação das informações que serão coletadas. Para esta ação, o princípio de parcimônia apresentado por PIDD (1999) é de especial importância: os modelos devem ser construídos aos poucos. Assim, tanto o entrevistado como o entrevistador chegam a um modelo aderente e que seja esclarecedor sobre como a atividade é realizada. Assim, ao final de uma entrevista de levantamento, sempre se deve repassar o processo e verificar se o entrevistado acredita que o modelo está o (o processo) representando de forma aderente.

HUNT (1996) apresenta como coletar dados para a modelagem de processos (mapeamento, para o autor). Para as entrevistas ele descreve as seguintes “fases”: coleta de dados, estruturação do mapeamento de processos, documentação do mapeamento e interação de feedback. Para a coleta de dados, sinônimo do levantamento, o autor propõe que sejam realizadas buscas de informações prévias, realização de entrevistas paralelas com mais de um especialista no mesmo processo.

3.5.3. Entrevistas de Validação

O ato de validação tem como objetivo aumentar a aderência do modelo gerado em relação à realidade desejada e pode ser realizado de diferentes maneiras. Podem ser utilizadas técnicas como simulação, entrevistas cruzadas, observação direta e outras. Todas as técnicas têm o objetivo de comparar o comportamento do modelo com a realidade e realizar alterações para aproximar o modelo de tal realidade. Em essência, o ato de validação deve incluir, excluir e/ou alterar objetos em um modelo.

3.5.4. A prática: a capacidade de lidar como novos rumos

É usual durante uma ação de modelagem a identificação de objetivos não definidos no início do projeto. Isto é função das diferentes aplicações que a modelagem de processos habilita. Por exemplo, é comum uma modelagem iniciar sem o levantamento dos conhecimentos necessários às atividades, uma aplicação voltada para a gestão do conhecimento, contudo durante a modelagem os demandares percebem que parte das causas dos problemas dos processos está associada à falta de capacitação. Assim, no meio ou mesmo no final da modelagem este objetivo é incluído e a modelagem deve ter a capacidade de absorvê-lo.