O mapeamento de processos é um instrumento gerencial, de análise e de comunicação com o objetivo de otimizar processos que já existem ou viabilizar a implantação de novas estruturas ligadas aos processos.
Os processos definem como as coisas são feitas em uma empresa, enfim, como ela agrega valor aos insumos para atender satisfatoriamente seus clientes e seus objetivos organizacionais. Logo, eles precisam ser constantemente analisados e reavaliados para que se tenha uma boa noção das suas capacidades em atender constantemente esses objetivos.
É necessário que melhorias constantes sejam feitas nos processos de uma empresa, de forma que eles otimizem a utilização dos recursos da organização, e produzam outputs que atendam cada vez melhor as necessidades dos clientes. Os processos adotados definem as características da empresa, pois quanto mais dinâmicos, efetivos e eficientes forem os processos, mais dinâmica, efetiva e eficiente será a empresa (OLIVEIRA, 2006, p. 04).
Uma análise detalhada dos processos permite a diminuição de custos na criação e controle de produtos e serviços, a diminuição em erros de comunicação entre sistemas e melhoria no desempenho organizacional além de ser uma ferramenta importante para melhoria e entendimento dos processos já existentes, eliminação ou reformulação de outros.
O mapeamento de processos compõe as estratégias de melhoria do desempenho organizacional, inicialmente utilizado para descrever em gráficos e textos de apoio cada procedimento realizado pela organização, visando à otimização dos melhores métodos de realização de tarefas além da organização racionalizada das atividades.
Segundo Mello e Salgado (2005) apud Oliveira (2010) para se gerenciar um processo é necessário, primeiramente, visualizá-lo. Assim, o mapeamento é realizado para representar as diversas tarefas necessárias e a sequência que elas ocorrem para a realização e entrega de um produto ou serviço.
O mapeamento de processos coloca à luz da racionalização as atividades realizadas com vistas a assegurar redução de custos, diminuição de tempo em atividades, maior qualidade e eliminação de procedimentos que não agregam valor aos produtos ou serviços finais ou intermediários.
Em um mapa de processos são consideradas atividades e informações de forma simultânea. Estes processos e atividades são formas de agregar valor aos produtos e serviços criados pelas organizações, e por serem estes processos e atividades, consumidores de recursos de uma organização, faz-se necessário adotar mecanismos que assegurem a gestão dos mesmos.
Conforme Correia (2002) o mapeamento de processo é uma ferramenta de visualização completa e consequente compreensão das atividades executadas num processo, assim como da inter-relação entre elas e o processo. Através do processo de mapeamento torna-se mais simples determinar onde e como melhorar o processo.
Assim sendo, o mapa de processos deve ser apresentado sob a forma de uma linguagem gráfica, que permita expor os detalhes do processo de modo gradual e controlado; encorajar concisão e precisão na descrição do processo; focar a atenção nas interfaces do mapa do processo; e fornecer uma análise de processos consistente com o vocabulário do projeto (TEIXEIRA; CARMO, 2013).
5 MAPEAMENTO DAS ETAPAS DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS BIBLIOGRÁFICOS POR COMPRA NA UFPE
5.1 Aquisição de materiais bibliográficos no contexto das Bibliotecas Universitárias
Visando disponibilizar a informação, em tempo hábil e de forma a atender as necessidades de seu público, a biblioteca universitária preocupa-se em gerenciar suas atividades-meio (seleção e aquisição de materiais, processamento técnico, entre outras) no intuito de alcançar melhores resultados nas suas atividades-fim (consulta e empréstimo de materiais, serviço de referência, entre outras).
Pensar no desenvolvimento do acervo de uma biblioteca universitária representa uma das mais importantes funções do bibliotecário gestor. Segundo Strehl et al (2010, p. 105)
Podemos destacar que o desenvolvimento de coleções em bibliotecas de grandes universidades enfrenta uma parte significativa dos maiores desafios do processo, considerando o tamanho dos acervos, a heterogeneidade da comunidade atendida e o dinamismo do campo científico.
Essa função requer a adoção de diversos critérios como planejamento do espaço físico, estabelecimento do material bibliográfico que será adquirido, descartado, permutado, avaliações de obras mais e menos consultadas, entre outros.
O conjunto desses critérios, em geral, é elaborado por uma comissão formada por bibliotecários e professores e se legaliza através da criação de um documento intitulado de Política de Desenvolvimento de Coleções (PDC).
A formalização de uma Política de Desenvolvimento de Coleções permite que o acervo cresça de maneira consiste visando atender as necessidades de seu público alvo. É um elemento básico que fundamenta a tomada de decisão relativa às responsabilidades dos participantes do processo, sobre os tipos de materiais a serem adquiridos, critérios para alocação dos recursos e das modalidades para aquisição desses materiais que pode ser por compra, doação, depósito legal e permuta.
A aquisição de materiais por doação é uma forma de aquisição onde a pessoa, física ou jurídica, por livre iniciativa (Doação espontânea) ou por solicitação da biblioteca doa, o material para compor o acervo da mesma. O depósito legal também se caracteriza como doação e se dá quando os mestres e doutores doam exemplares de suas dissertações ou teses à biblioteca central da universidade a qual está ligada o curso.
A modalidade de aquisição por permuta é realizada quando instituições tem interesse no intercâmbio de publicações para atender seus interesses.
A forma de aquisição por compra, objeto dessa pesquisa, representa a forma de aquisição mais utilizada para compor os acervos das bibliotecas universitárias, principalmente para que ela possa disponibilizar os materiais que compõem as listagens das bibliografias básica e complementar dos cursos, exigência do Ministério da Educação para todas as IES.
O Sistema Integrado de Bibliotecas da UFPE não definiu ainda7 a Política de Desenvolvimentos de Coleções, embora esteja em andamento a partir do GT PDC. Nesse documento constarão, além dos já mencionados, os procedimentos necessários para a aquisição para compra de materiais bibliográficos e definição de responsabilidades.
A ausência desses critérios foi o grande impulsionador de investigação desta pesquisa, uma vez que se admitiu como hipótese que a falta de um documento oficial que orientasse as bibliotecas setoriais quanto aos procedimentos que deveriam ser adotados no momento de elaboração das listagens para solicitação dos materiais bibliográficos permitiria a adoção de critérios setorizados e consequentemente na falta de padronização do processo.
5.2 Descrição das etapas do processo de compra de materiais bibliográficos