O plano de comunicação

Antes de analisar os resultados, é importante perceber o que é o plano de comunicação e analisar aquele que existe na empresa A.

O plano de comunicação é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas do projeto e definir uma abordagem de comunicação. Este plano responde às necessidades de informação e comunicação das partes interessadas. Os projetos podem partilhar a necessidade de comunicar as informações do projeto, mas as necessidades e os métodos de distribuição variam muito. Identificar as necessidades de

informação dos interessados e determinar um meio adequado para satisfazer essas necessidades são fatores importantes para o sucesso do projeto (Committee, 1996).

O planeamento de comunicação imprópria pode causar problemas como o atraso na entrega de mensagens, comunicação de informações confidenciais para o público errado, ou a falta de comunicação com alguns dos intervenientes necessários. Um plano de comunicação permite que o gestor de projeto possa documentar e comunicar de forma mais eficiente e eficaz com as partes interessadas (Larson e Gray, 2011).

O plano de comunicação da Empresa A apresenta 3 tipos de comunicação dependendo da audiência:

Comunicação

Apresenta também 5 formas de gerar informação dependendo do processo.

Informação

Tipos Audiência

Comunicação Operacional Equipa de projeto e stakeholders internos do Projeto Comunicação à Organização Empresa A e empresas do grupo

Comunicação Externa Fora do universo corporativo (regulador, acionistas, clientes, sociedade, Fóruns internacionais, Universidades) Tabela 5 - Tipos de comunicação na empresa A, em “Plano de comunicação da empresa A”.

Processos Caracterização

Gestão Operacional Relatórios operacionais de Comunicação e Controlo do Projeto

Aprovação, Decisão, Consulta,

Informação Workflow formal do projeto (plano e desvios) Partilha colaborativa Toda a documentação do Projeto;

Fóruns de discussão, conhecimento, partilha e registo Repositório do Património

Intelectual

Documentação final do Projeto (Experiência histórica do Projeto; Património Intelectual do “Saber Fazer”; Lições aprendidas)

Divulgação e Publicidade

Apresentação e divulgação do Projeto; Visibilidade do Projeto;

Obtenção de dividendos para o Projeto e para a Organização

O plano apresenta também os métodos comunicacionais disponíveis.

São eles: IF SGD (Lotus Notes); E-mail; Telefone/Telemóvel; Reunião presencial; Videoconferência ou WebEx; Relatórios; EPM; Workshop; Conferência/Paper; Poster; Flyer; Filme; Spot publicitário; Entrevista; Intranet; Internet; Encontro.

E um plano mais detalhado para a comunicação e controlo no decorrer dos projetos:

Gestão Operacional

Ações Interação

com Relatórios Frequência

Comunicar Plano de Atividades

LP Gantt Milestones ---

Equipa Gantt completo ---

Comunicar Atribuição de Recursos

LP --- ---

Equipa Unstarted Tasks ---

Comunicar Orçamento LP Table Costs com filtro Milestones ---

Equipa --- ---

Controlar Tempo LP Gantt Milestones ---

Equipa --- ---

Controlar Custos LP Table Costs com filtro Milestones ---

Equipa --- ---

Distribuição do Trabalho LP --- ---

Equipa Folha de Trabalho (Time Sheet) ---

Report do Progresso GP Folha de Trabalho (Time Sheet) Quinzenal

Report de Situação LP

Project Summary

Gantt Milestones (Tempo) Table Costs com filtro Milestones

(Custos)

Mensal

Tabela 7 - Guia de gestão operacional da empresa A em “Plano de comunicação da empresa A”.

Por fim uma matriz final, “Matriz de Comunicação” onde é possível ver os tipos de comunicação identificados, os processos, os meios comunicacionais e a frequência com que a comunicação/informação deve ser gerada num só quadro.

MATRIZ DE COMUNICAÇÃO Tipo de

Comunicação Processo Métodos comunicacionais Frequência

Operacional

Gestão Operacional Relatórios EPM

De acordo com o quadro de Gestão Operacional

Aprovação, Decisão, Consulta, Informação

IF SGD (Lotus Notes)

Partilha colaborativa Telefone/Telemóvel E-mail IF SGD (Lotus Notes) Reunião presencial Videoconferência ou WebEx Workshop EPM

De acordo com a WBS e o Cronograma

Repositório do Património Intelectual

EPM

IF SGD (Lotus Notes) De acordo com a WBS e o Cronograma

Divulgação e Publicidade IF SGD (Lotus Notes) E-mail Telefone/Telemóvel Reunião presencial Videoconferência ou WebEx Workshop

De acordo com a WBS e o Cronograma

À Organização

Partilha colaborativa Workshop

EPM De acordo com a WBS e o Cronograma

Divulgação e Publicidade

Workshop EPM Intranet Encontro

De acordo com a WBS e o Cronograma

Externo

Partilha colaborativa Workshop Conferência/Paper Divulgação e Publicidade Workshop Conferência/Paper Internet Entrevista Spot publicitário Filme

Tabela 8 - Matriz de comunicação da empresa A, em “Plano de comunicação da empresa A”.

Segundo o guia para gestão de projetos do Committee (1996), o plano de gestão de comunicação normalmente fornece:

1. Requisitos de comunicação das partes interessadas;

2. Informações a comunicar, incluindo a linguagem, formato, conteúdo e nível de detalhe;

3. Razão para a distribuição dessa informação;

4. Período de tempo e de frequência para a distribuição de informações necessárias; 5. Pessoa responsável pela comunicação da informação;

6. Pessoa ou grupos que receberão a informação;

7. Os métodos ou tecnologias utilizadas para transmitir as informações;

8. Recursos alocados para atividades de comunicação, incluindo tempo e orçamento; 9. Método de atualização e redefinição do plano de gestão das comunicações

conforme o projeto progride e se desenvolve;

10. Fluxogramas do fluxo de informação no projeto, fluxos de trabalho com uma possível sequência de autorização, a lista de relatórios e planos de reunião, etc.;

11. Restrições de comunicação, normalmente derivadas de legislação específica ou regulamento, tecnologia e políticas organizacionais, etc.

Este plano pode também incluir diretrizes e modelos para reuniões do projeto, reuniões da equipa do projeto, e-reuniões e e-mail. O uso de um site de projeto e software de gestão de projetos também podem ser incluídos se forem realmente utilizados (Committee, 1996).

O plano apresentado pela empresa tem diversos dos componentes referidos acima, o que sugere que a empresa seguiu literatura de boas práticas da gestão de projetos. Resumidamente o plano de comunicação da empresa A identifica os tipos de comunicação dependendo da audiência, os processos de gerar informação e a sua respetiva caracterização, todos os meios comunicacionais disponíveis e as ações de gestão de projetos, dirigidas a quem, de que forma e com que frequência. No entanto, este plano é desenvolvido por uma só parte da organização para qualquer departamento desta, não sendo assim personalizado às necessidades de cada departamento e/ou projeto.