Existem vários programas de computador, os chamados softwares, que foram criados para controlar e integrar diferentes processos que ocorrem dentro das empresas, facilitando o gerenciamento deles.
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Outros são desenvolvidos para objetivos mais específicos, sendo chamados de
softwares especialistas. Elespodemestardisponíveisno mercado ou vira ser espe-
cialmentedesenvolvidosparaumcliente, porumaempresadetecnologiada infor- mação (TI), tendoem vistaumaáreade trabalho daempresa quenecessite dealgum programa particular para atender a peculiaridades de seu funcionamento.
São diversos os programas destinados à gestão de estoques. Um sistema especialis- ta voltado ao gerenciamento de um armazém, por exemplo, possui inúmeras funções inter-relacionadas.
A abrangência dos programas é bastante extensa, permitindo registro e processa- mentodetodasasoperações, bemcomodosprocedimentos envolvidos,inclusive o rastreamento das mercadorias a partir do momento em que são recebidas na em- presa até sua saída nos veículos que farão as entregas.
Além disso, esses programas possibilitam controle e precisão inventariais (de quan- tidade de itens presentes no estoque) bastante altos. Por essa razão, eles são muito utilizadosnão somente em indústrias, mas tambémnoscentrosdedistribuição, em atacadistas, varejistas e operadores logísticos, que são empresas prestadoras de ser- viços especializadas em armazenamento e distribuição.
Com tais programas, é possível efetuar inventários por produto ou por grupo de produtos. Esses inventários costumam ser feitos com regularidade para que se tenha o controle doestoque da formamaisprecisapossível, umavez que podemocorrer: • danos e avarias em mercadorias manuseadas no depósito;
• furtos;
• edrurtooss;de lançamento dos dados de notas fiscais nas entradas e/ou saídas dos pro- • erros de identificação ou classificação de produtos;
• expiração da validade;
• nmãeorrceaadloizraiaçsãodedveolalvniçdaams epnotrodsaonuorsegniostmroosmdoenstdoadosrdeceenboitmasefnitsoc;ais, nocasode • oeustaríodsapsrdoeblpermoadsuqtouseffraezqeumenctoemeqnuteeuampraecsoenmtepaenrrhoasmdeivnetorssoism. ples de entradas
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É comum, dependendo do tipo de negócio e porte da empresa, que se façam contagens físicas das mercado- rias para confrontação com os dados numéricos, regis- trados nos programas dos computadores ou em fichas anotadas manualmente.
atividade 5
p
rogramas espeCializados1. Em dupla, no laboratório de informática, pesquisem nos sites de busca alguns programas especializados em gestão de estoque.
2. Registrem as características de cada um deles e elejam qual lhes pareceu o mais completo para uso diário.
Para conhecer mais sobre esse e
outros assuntos ligados à área de
estoque, acesse o material relativo
ao Arco Ocupacional Administração, no qual você encontrará os cadernos
e vídeos da ocupação de almoxarife e estoquista. Disponíveis em: <http://www.viarapida.sp.gov.br>.
Acesso em: 26 mar. 2015.
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Un Id a d e
9
P
OR DENTRO DO SETOR
FINANCEIRO
Toda empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte, preci- sa lidar comagestãofinanceirade seu negócio, o que torna esse setor vital para qualquer organização.
Com base em dados e informações financeiras é possível avaliar o desempenho interno da empresa e planejar suas atividades futuras.
A tendência é que as empresas de maior porte possuam um setor financeiro que desenvolva especificamente essas atividades, enquanto nas empresas de menor porte essa gestão pode ser desenvolvida pelos próprios proprietários do negócio. De qualquer maneira, trata-se de um setor privilegiado para o trabalho do assistente administrativo. Por isso, é importante que você conheça um pouco mais sobre a organização especí- fica desse setor e das atividades nele realizadas.
Basicamente, a principal função do setor financeiro é lidar com a movimentação – entradae saída – dosrecursosfinanceirosda empresa. Essa tarefa, nada simples, é fundamental para o bom funcionamento de toda a organização.
Geralmente, o departamento financeiro exerce diferentes funções complementares, por exemplo: planejamento financeiro, aqui- sição e controle de recursos e distribuição de recursos.
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Função Descrição
Planejamento
o planejamento no departamento financeiro tem como objetivo, de modo geral,fazercomqueasmetasestabelecidaspeladireçãodeumaempresa sejamalcançadas.Paraqueissoaconteça,éprecisodefinir:comorealizar asações necessárias,quandoelasprecisarãoserexecutadas,porquem serão feitas e quanto isso vai custar.
[...]cabe ao departamentofinanceiroanalisara viabilidade de um projeto ou de um investimentoespecífico.issoporque,às vezes,tem-sea intenção de se realizarumaatividade e, apósestudoe análise, verifica-se que é impossível realizá-la por muitas razões, dentre elas a questão financeira. Um projeto pode ser muito bom, mas, se o montante de recursos necessários ao seu empreendimento for superior àcapacidade financeira daempresa, esseprojeto deveser descartado. [...]
aquisição e controle de recursos
Qualquerempresa, sejagrande e commuitas filiais ou mesmo uma unidadede menorporte, realizarotineiramenteoperaçõesque visam mantero seunegócio em dia. sãopagamentos de contas, impostos, compras de mercadoriase produtosetc. ou seja, sãogastosdiários necessários para o negócio funcionar. [...]
cabeàadministraçãofinanceiranãodeixarquefaltemrecursos paraas atividades rotineiras.
Masumaorganizaçãonãopodesecontentarempensarsomentenoagora. Elaprecisaterumavisãotambém de longoprazo. Portanto, o processode aquisiçãoecontrolede recursosdeveconsideraraquestão do tempo. se umaempresapretendeampliarsuasinstalações,elaprecisadestinarparte dos seusrecursos do diaa diaparaviabilizaressaintenção.
distribuição de recursos
[...]
todos os departamentos de uma empresa necessitam de recursos. sendoassim,para que odepartamentocomercialpossa vender,é necessáriotermercadoriasno estoque. Mas, para que elasestejamno estoque,éprecisocomprá-las.E,paraqueascomprassejamefetuadas, é preciso pagar por elas.
além disso, não se pode esquecer que em cada departamento da empresahápessoasqueprecisamfazeroseutrabalhodireito,damaneira correta e obedecendo aos prazos estabelecidos. se isso não ocorrer, prejuízospodemsurgir.nessecaso,muitasvezeséprecisorealizar treinamentoseelaborarregrasclarasparaquenãohajaconfusãoentreos setores ou departamentossobrearesponsabilidadede cadaum.
sERviÇo nacional dE aPREndiZaGEM coMERcial (sEnac). Práticas administrativas
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Agora que você conheceu um pouco mais sobre a orga- nização e as funções do setor financeiro de uma empre- sa, vamos apresentar a seguir algumas rotinas básicas que você, como assistente administrativo, poderá exercer se for trabalhar nesse setor.