O software Bizagi Modeler

O Bizagi Modeler é um software gratuito, desenvolvido pela empresa BIZAGI, para modelagem descritiva, analítica e de execução de processos de negócio utilizando a notação BPMN. Este software permite às organizações criar e documentar processos, para obter uma melhor compreensão de cada passo, identificar oportunidades de melhoria de processos e aumentar a eficiência organizacional e permite a publicação de toda a documentação diferentes formatos, visando dar maior publicidade às atividades praticadas pela organização, favorecendo a gestão do conhecimento (BIZAGI, 2021).

O Bizagi Modeler também permite que os usuários visualizem, construam e monitorem a relação entre as matérias-primas e os fluxos de informação e todas as etapas do processo em um ambiente gráfico intuitivo. Este é o primeiro passo na busca por eficiência e eficácia, pois ajuda a identificar problemas como desperdícios, grandes perdas, tempo de inatividade excessivo, baixo desempenho da máquina, cargas de trabalho desequilibradas etc., e encontrar soluções para os mesmos (HARRINGTON, 1993).

2.3.3. Indicadores de desempenho

Uma vez mapeados, compreendidos e otimizados os processos precisam de mecanismos de medição de seu desempenho para que possam ser gerenciados corretamente. Se o desempenho de um processo não é medido, não existe controle, e se não há controle, não há gerenciamento.

Por fim, para monitorar os processos quanto ao seu desempenho deve-se implementar um conjunto de indicadores adequados (HARRINGTON, 1993).

Junior e Scucuglia (2011) possuem uma visão semelhante à do autor acima, uma vez consolidado o mapeamento dos processos, com todos os seus respectivos estudos e análises, que irá culminar no primeiro ciclo de melhorias, é chegado o momento de estabelecer parâmetros e pontos de controle para a manutenção dos processos.

Ainda segundo Junior e Scucuglia (2011), estabelecer indicadores de desempenho para o processo é importante por dois principais motivos: permite executar o gerenciamento quantitativo da performance de cada processo, e, permite o estabelecimento de metas de melhoria que mensurem de forma objetiva a eficácia da execução de ações de melhoria nos processos.

Para Medeiros (2019), os indicadores de performance são a principal ferramenta para a gestão dos processos no dia a dia. Eles permitem que seja possível ter acesso às informações resumidamente, em métricas objetivas, de claro entendimento e compreensão, capaz de transmitir informações pertinentes acerca do desempenho do processo.

Indicadores são representações quantificáveis das características de produtos e processos. Seus objetivos são controlar e melhorar o desempenho dos produtos e processos da organização TAKASHINA; FLORES, 2005).

Takashina e Flores (2005), também explicam que os indicadores deveriam ter: uma forma de cálculo bem explícita e simplificada; frequência de coleta; designação dos responsáveis pela coleta dos dados; divulgação para melhoria e não para repreensão; integração entre os quadros de gestão à vista ou com sistema de informação gerencial, quando eles existirem.

Indicadores de desempenho também são importantes para comunicar aos funcionários, a direção em que a companhia quer deslocar-se, trazendo maior clareza, para onde devem focar os esforços na operação (KUENG, 2000).

Indicadores podem ser derivados dos objetivos globais da empresa ou dos objetivos dos processos. A medição de desempenho por si só não indica quais ações devem ser tomadas para melhorar o processo, mas fornece uma direção clara para o processo, ajuda a identificar pontos fracos, avaliar de forma abrangente o desempenho do processo e avaliar o impacto de mudanças anteriores (KUENG, 2000).

Por fim, Kueng (2000) conclui que indicadores altamente detalhados e específicos demais, tendem a tornar-se obsoletos com modificações sutis nos processos, não fazendo mais sentido no novo fluxo de trabalho, fazendo com que não sejam boas referências de melhorias de desempenho.

A ABPMP (2013) define medição de desempenho como a capacidade de medir e interpretar o desempenho de processos, e complementa que a medição de desempenho de processos compreende as dimensões de tempo, custo, capacidade e qualidade.

• Tempo está associado à duração do processo, o tempo que leva desde o início do processo até seu término em termos do produto gerado pelo processo. Alguns exemplos de indicadores são: tempo de entrega a partir da data da solicitação, tempo de preenchimento do pedido, tempo de espera, tempo médio entre falhas, tempo de ciclo e entrega.

• Custo é o valor associado ao processo, pode assumir diferentes perspectivas, como custo de utilização de recurso e custo de oportunidade. Alguns exemplos relacionados à essa dimensão são: custo de vendas, custo de produção, custo de logística e custo de mão de obra;

• Capacidade pode ser definida como o montante ou volume de saídas viáveis de um processo. Exemplos de indicadores desse tipo são o número de transações por unidade de tempo, as cargas máxima e mínima viáveis para processamento.

• Qualidade normalmente é expressa como um percentual do real em relação ao ótimo (ou máximo). No entanto, em termos de processo, pode assumir muitas formas, de acordo com as saídas e características do processo. Alguns exemplos de indicadores são: erro ou taxa de defeito associado à saída de um processo, expectativa de nível de serviço por parte do cliente, variação de lançamento de produto, precisão da previsão, confiabilidade do produto, confiabilidade do serviço, percepções do produto ou serviço pelo cliente, experiência de consumo.

Os indicadores de desempenho demonstram o desempenho, mas não são a ação de correção.

Atuam como alertas e mostram a ocorrência de desvios, seja por baixo desempenho ou baixa qualidade. É necessária uma rotina de avalição sistemática dos resultados com o objetivo de

evidenciar processos com baixo desempenho e oportunidades de melhoria, buscando implementar planos de ação para corrigir e/ou melhorar, de modo a obter melhoria contínua dos processos (MEDEIROS, 2019).

2.3.3.1 Metodologias para definição de indicadores

Na literatura é possível encontrar diversas metodologias a partir das quais são definidos indicadores, cada uma com diferentes processos de construção. A seguir serão descritos alguns desses métodos.