O uso de ferramentas gerenciais na prática da enfermeira

Em meio a novos modelos de gestão adotados pelos hospitais e a diversidade de profissionais de nível superior que integram uma equipe de saúde, a enfermeira vem se sobressaindo na gestão organizacional (CECÍLIO, 1997; MERHY e CECÍLIO, 2001).

Ao atuar em áreas assistenciais e estratégicas da organização, muitas vezes a enfermeira ocupa cargos gerenciais e enfrenta desafios diários concernentes à manutenção da qualidade da assistência prestada pela equipe de enfermagem e dos serviços essenciais da UPS na qual está vinculada.

Acreditamos ser de extrema importância o uso de recursos que possam sistematizar as ações gerenciais, contribuindo para o planejamento e avaliação de informações referentes às especificidades da clientela atendida, demandas da equipe multidisciplinar e da estrutura da unidade.

Para Moura (2000), o planejamento é um processo intelectual, a determinação consciente de cursos de ações, tomada de decisão com base em objetivos, fatos e estimativas submetidas à analise. Para a autora, planejar é decidir antecipadamente o que fazer, de que maneira fazer, quando e quem deve fazer. Deste conceito, somamos para quem e como fazer.

Sendo assim, para realizar o planejamento das ações, a enfermeira deve fazer uso de alguns recursos gerenciais, os quais neste estudo são tratados como ferramentas gerenciais.

Conceituada por Malik (2006), as ferramentas gerenciais podem ser entendidas como práticas que levam à manutenção ou melhorias da qualidade, com fundamentação em dados e fatos, como técnicas utilizadas para definir, mensurar, analisar e propor soluções para os problemas que interferem no bom desempenho dos processos de trabalho.

Essas ferramentas, segundo Malik (2006), são úteis para estabelecer a comunicação entre equipes, pacientes e organização. O serviço de enfermagem utiliza-se de vários recursos nesta perspectiva, dentre eles: passagem de plantão, prontuário do paciente, sistema de comunicação interna, ordens de serviço, quadro de avisos, relatório de atividades mensais e anuais, informações eletrônicas. Reconhecemos e identificamos as ferramentas gerenciais utilizadas nas UPS através da análise documental, observação realizada na unidade, além dos discursos dos sujeitos.

Analisando cada uma das ferramentas gerenciais, separamos conforme o objetivo que se propunha, resultando em três grupos a serem discutidos: ferramentas utilizadas na prática gerencial para comunicação; ferramentas utilizadas na prática gerencial para supervisão- controle e ferramentas utilizadas na prática gerencial para avaliação.

No quadro abaixo, encontram-se por ordem decrescente de freqüência, as ferramentas de comunicação relatadas, observadas e verificadas por meio da pesquisa documental, na prática gerencial da enfermeira, por unidade de produção.

Com a permissão das enfermeiras, tivemos acesso a formulários, impressos institucionais padronizados ou não, de forma a catalogar as ferramentas gerenciais com a finalidade de comunicação. As ferramentas utilizadas na prática gerencial para comunicação com maior freqüência foram atas de reunião, formulário de comunicação interna, os livros de distribuição diária da equipe de enfermagem, de ocorrência da unidade, de encaminhamento de material para manutenção e protocolo.

O quadro de avisos também é utilizado pela maioria das coordenadoras como meio de comunicação entre a equipe de enfermagem e a multidisciplinar. Visualizamos informativos de cursos e palestras, cronograma de manutenção preventiva, registro de aniversariantes da unidade, avisos de reuniões, de férias e de materiais educativos focando a prevenção de acidentes com materiais perfuro-cortantes e biológicos.

No livro de ocorrência da unidade encontramos anotações das enfermeiras coordenadoras e das enfermeiras assistenciais sobre pendências de conserto, reposição de materiais/equipamentos da unidade, registro de materiais novos falta e remanejamento de funcionário e solicitação de serviços de manutenção. Destinadas especificamente à equipe de enfermagem, constavam registradas as atividades de treinamentos, palestras, registro de faltas, liberação e encaminhamentos para setores específicos.

Verificamos também, através da leitura dos livros de ocorrência, que as enfermeiras organizam seus registros de diversas maneiras, relatando as ações que foram desenvolvidas e as pendentes no seu turno de serviço. Encontramos somente registros da coordenadora e das enfermeiras assistenciais, não constando registros da equipe técnica de enfermagem.

Ressaltamos a sistematização da coordenadora da UPS 1, que registrava seu processo gerencial de trabalho no livro de ocorrência da unidade, dividindo suas atividades em três quesitos: pessoal, organizacional e estrutural.

No quesito pessoal, colocava aspectos relacionadas à troca de escalas, remanejamento de pessoal, reuniões; organizacional: organização da unidade, elaboração de protocolos e encaminhamentos; estrutural, relacionada à estrutura física do setor,

encaminhamentos de materiais e equipamentos para conserto- manutenção, ou para o setor de suprimentos.

Para questões direcionadas à situação clinica do paciente, as enfermeiras assistenciais e a coordenação utilizavam o livro de ocorrência de pacientes, o qual continha informações sobre encaminhamentos, exames específicos, pendências de inter-consultas médicas e necessidade de transferência interna ou externa.

Referente ao uso de informações por meio eletrônico, somente duas coordenadoras relataram fazer uso desta ferramenta. Informaram que o hospital dispõe de uma “intranet”, contudo não tem o hábito de acessar e acompanhar os acontecimentos da organização.

Em relação aos relatórios, o de visitas ao paciente não foi observado em nenhuma unidade, bem como o relatório mensal do serviço de enfermagem. Este relatório é referido como “obrigatório” para entrega à gerência de enfermagem, porém, não é feito pelas enfermeiras, que alegaram falta de tempo. Sendo assim, limitam-se a entrega do relatório anual para a gerência de enfermagem.

Outro meio de comunicação citado, porém não apresentado foi o procedimento operacional padrão (POP), instrumento que contém a descrição dos procedimentos técnicos realizados pela equipe de enfermagem, sinalizado no quadro com asterisco.

Abaixo quadro descritivo das ferramentas para comunicação, encontradas na unidade e referida pelas enfermeiras:

UPS Objetivo da Ferramenta Gerencial

1 2 3 4 5 Freqüência da

FG

COMUNICAÇÃO

1. Ata de reuniões x x x x x 5

2. Formulário de Comunicação interna x x x x x 5

3. Formulário de pedido de material de

consumo da unidade

x x x x x 5

4. Livro de distribuição diária x x x x x 5

5. Livro de encaminhamento de material x x x x x 5

6. Livro de ocorrência da unidade x x x x x 5

7. Livro de ocorrências

administrativas/coordenação enfermagem

x x x x x 5

8. Livro de protocolo da unidade x x x x x 5

10. Relatório anual do serviço de enfermagem

x x x x x 5

11. Relatório de enfermagem da coordenação

para gerencia de enfermagem

x x x x x 5

12. Relatório de passagem de plantão x x x x 4

13. Quadro de avisos x x x x 4

14. Informações eletrônicas x x 2

15. Procedimentos operacionais padrão da

unidade

x * * * 1

16. Relatório de Visitas ao paciente 0

17. Relatório mensal do serviço de

enfermagem

0

Total de FG de comunicação 15 16 15 15 14

QUADRO 3: Ferramentas utilizadas na prática gerencial para comunicação, segundo enfermeiras

coordenadoras de UPS, Salvador, 2010.

Quanto às ferramentas utilizadas na prática gerencial destinadas à supervisão-controle, foram citadas e observadas ferramentas direcionadas para os técnicos em enfermagem e enfermeiras, descritas no quadro 4, de acordo com a freqüência.

UPSH Objetivo da Ferramenta Gerencial

1 2 3 4 5 Freqüência da

FG