Objetivo do Sistema

O Objetivo do Sistema é descrito por uma sentença de poucas linhas que permite identificar imediatamente sua finalidade. A sentença deve ser clara, de forma a permitir uma definição rápida do seu escopo, isto é, da fronteira que define o que faz parte e o que não faz parte do sistema. Deve também esclarecer a razão do projeto existir e ser necessário.

Alguns objetivos razoáveis são:

• “O Sistema deverá controlar a recepção e envio de pacotes pelo setor de cargas”.

• “O Sistema permitirá o gerenciamento de cardápios em uma rede de restaurantes populares, definindo pratos e receitas e verificando sua aceitação”.

• “O Sistema controlará a entrada e saída de funcionários, realizando o serviço de ponto e fornecendo dados para a folha de pagamento”.

Em todos esses objetivos podemos, até certo ponto, que tarefas podem fazer parte e que tarefas não devem fazer parte do sistema22_.

O objetivo deve identificar junto ao cliente, de forma mais padronizada possível frente ao mercado, que tipo de sistema está sendo desenvolvido. Ao mesmo tempo, deve fornecer informações suficientes que caracterizem de que forma esse sistema é especial. Assim, um bom objetivo exemplo é o seguinte:

“Desenvolver um sistema de controle de vendas para uma loja de materiais de construção que permita encomenda de mercadorias”.

Nesse exemplo descrevemos o sistema de forma bastante geral e reconhecida no mercado (“sistema de controle de vendas”), permitindo uma imediata compreensão do escopo básico do projeto. Logo após, declaramos que ele deve ser específico para um tipo de negócio (“loja de materiais de construção”), ao mesmo tempo reduzindo e ampliando o escopo, em função da área de aplicação. Finalmente, declaramos que deve suportar uma função não necessariamente comum nesse tipo de aplicação, como um requisito primordial (“permita encomenda de mercadorias”), provavelmente diferenciando o sistema da prática normal do mercado.

Não devemos dar vários objetivos a um sistema. Quando isso parece necessário, temos a forte indicação que estamos tratando de mais de um sistema. Ao declarar um objetivo devemos evitar o uso das conjunções “e” e “também”, ou ainda outra construção que leve a representar mais de uma idéia. Quando um objetivo tem mais de uma idéia proposta, geralmente temos na verdade mais de um sistema sendo descrito. É importante não misturar sistemas distintos, principalmente para reduzir o risco do projeto, já que quanto maior for o projeto, maiores serão os riscos envolvidos.

VI.4 Problemas

Ao conversar com o cliente, principalmente nas entrevistas iniciais, temos a oportunidade de ouvir muitas reclamações sobre o sistema atual, seja ele informatizado ou não. Isso é esperado, pois se não existissem defeitos na forma como o sistema é executado no momento, não haveria necessidade de implementar um novo sistema. Assim, devemos entender que a verdadeira motivação que o cliente tem em chamar uma equipe de desenvolvimento de sistema é a de corrigir os seus problemas, principalmente os que mais afetam negativamente o seu negócio.

Um problema pode ser classificado como: • De negócio

• Funcional • Operacional

22 _{Alguns exemplos de objetivos mal definidos:}

“O Sistema otimizará o desempenho da empresa na sua área de atuação” “O Sistema possibilitará o controle dos clientes”

Um problema operacional ocorre quando uma funcionalidade do sistema funciona de forma errada. Por exemplo, na automatização do processo de gerência das contas (pedido e fechamento de conta) de um restaurante, problemas operacionais comuns são: a dificuldade de fechar a conta e os erros de cálculo que acontecem.

Um problema funcional ocorre quando o sistema não permite uma funcionalidade. No mesmo sistema de contas de restaurante, por exemplo, pode ser impossível ou muito difícil saber quanto cada garçom vendeu em um dia.

Finalmente, os problemas de negócio estão relacionados à manutenção do negócio propriamente dito e podem tanto ser isolados quanto causados por problemas operacionais ou funcionais. Um problema operacional como a demora ao calcular o valor final de uma conta pode causar um problema de negócio como filas na saída do restaurante.

Para identificar problemas, podemos adotar algumas estratégias [B15], como: verificar os resultados obtidos atualmente nos processos e compará-los com objetivos da empresa ou padrões do mercado, observar o comportamento dos empregados e levantar a opinião de fornecedores, clientes e vendedores (representantes ou distribuidores) da empresa. Sinais específicos que podem ser verificados são:

• Quanto às tarefas realizadas, se contém erros, se são feitas vagarosamente, se não são mais feitas como definidas em documentos da companhia, se não são completadas;

• Quanto aos funcionários, se estão desestimulados, se não podem descrever suas responsabilidades e objetivos, se a taxa de demissões é alta.

• Quanto aos parceiros externos (clientes, fornecedores e vendedores): reclamações, sugestões de melhoria, queda nas vendas, vendas com perdas.

Para auxiliar o processo de levantamento de problemas, pode ser criada uma tabela com as colunas: Causa, Resultado, Valor, Processo Causador, Dados causadores, Sugestão de solução.

Problemas do Negócio

# Causa Resultado Valor Processo Causador Dados Causadores Sugestão de Solução Como não podemos analisar planos de negócio alternativos Não é possível analisar cenários de mercado Acima de 1 milhão Planejamento - Modelagem de cenários Como não sabemos o custo real de produção futura Não é possível fazer contratos de longo prazo 30% do faturamento poderiam ser passados de curto prazo para longo

Compras Preços Sistema de

acompanha mento de custos

Tabela 6. Identificando problemas de negócio

VI.5 Oportunidades

As oportunidades são ofertas que fazemos ao nosso cliente. Devido ao nosso conhecimento técnico e tecnológico, normalmente ficamos à vontade para oferecer

oportunidades tecnológicas. Uma oportunidade tecnológica, como diz o nome, é a

oferta de uma tecnologia específica de implementação que oferecerá alguma vantagem ao cliente. Por exemplo, ao implantar um novo sistema de estoque podemos oferecer a entrada e saída de produtos pelo uso de código de barras. A oportunidade tecnológica não altera a funcionalidade que o cliente necessita, mas sim sua forma de implementação.

Algumas vezes também podemos oferecer oportunidades de negócio. Uma oportunidade de negócio é alguma funcionalidade não prevista pelo cliente, mas que sabemos ser possível implementar. Devemos ter muito cuidado com oportunidades de negócio, pois elas podem ser, na verdade, falsos requisitos. Um exemplo típico é a proliferação de relatórios em sistemas que na prática usam apenas alguns.

Uma oportunidade de negócio deve ser exaustivamente discutida com o cliente de forma a ficar claro que ela realmente traz benefícios, que esses benefícios são consideráveis, que o risco do projeto não aumenta muito e que ela será realmente utilizada.

Um exemplo que podemos dar é, em um controle de estoque, a funcionalidade de prever que produtos estão próximos de sua data de vencimento. Essa não é uma função “normal” de sistemas de estoque. Exige um custo adicional não só de desenvolvimento, mas também de operação, como identificar a data de vencimento, controlar diferentes datas para um produto, etc. Em muitos contextos, essa função pode parecer interessante mais ser, na prática, inútil. Em uma oficina mecânica, por exemplo, ela pode ser totalmente inútil. Em um grande mercado, ela pode ser bastante útil. Porém em um pequeno mercado, onde o proprietário tem na verdade um controle mental do estoque e precisa do sistema de estoque apenas para fazer um controle legal ou

financeiro, essa funcionalidade pode parecer útil a princípio, mas nunca ser usado no dia a dia.

As oportunidades devem produzir resultados úteis para a empresa, como acelerar processos, eliminar passos desnecessários, reduzir erros na entrada e saída de dados, aumentar a integração entre sistemas, aumentar a satisfação do usuário e facilitar a interação com os parceiros externos da organização (fornecedores, representantes e clientes). [B15]