Obrigações mensais, anuais e o eSocial

O processo de geração de folha de pagamento faz com que a empresa assuma diversas obrigações com os órgãos públicos, cabe ao departamento de pessoal estar atualizado com estas obrigações, buscando a informação sempre em sites oficiais ou fontes confiáveis.

De acordo com Silva e Rezende (2016, p. 187): “Atualmente as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas são encaminhadas pelos empregadores individualmente, por meio de arquivos e sistemas com estruturas diferentes”.

Contudo, existe um projeto do governo federal denominado Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), que envolve órgãos como a Caixa Econômica Federal, Ministério do

Trabalho, Previdência Social e Receita Federal e tem como intuito a unificação do envio e armazenamento dessas informações (BRASIL, 2018). A Figura 1 mostra o Cronograma de Implantação do eSocial:

Figura 1 - Cronograma de implantação do eSocial

Fonte: Adaptado do Portal do eSocial (portal.esocial.gov.br).

O cronograma apresentado já foi alterado várias vezes e ainda pode vir a ter outros adiamentos na programação, devido à complexidade das informações que devem ser prestadas. Um dos maiores desafios das empresas será a apresentação referente aos dados de saúde e segurança do trabalhador que hoje só acontece em casos de fiscalização direta na empresa.

De acordo com o Manual de Orientação do e-Social (MOS), a substituição da forma como são prestadas as informações será definida de acordo com regulamento expedido por cada órgão e dentro do cronograma oficial do eSocial (BRASIL, 2018). Conforme relata Silva e Rezende (2016), as obrigações Trabalhistas, Fiscais e Previdenciárias antes da implantação do eSocial são divididas em mensais, anuais, tempestivas e conforme demanda, a partir do momento da implantação do eSocial serão somente mensais e diárias.

A Figura 1 mostra a periodicidade das informações antes do eSocial, já a Figura 2 mostra como ficará o envio após a implantação completa do sistema:

Figura 2 - Envio de obrigações antes do eSocial

Fonte: Adaptado de Silva e Rezende (2016, p. 189).

Figura 3 - Envio das obrigações após o eSocial

Segundo Silva e Rezende (2016, p. 187): “Esse novo sistema será utilizado pelo Governo como uma importante ferramenta de fiscalização e controle, coibindo fraudes, falhas e redundância de informações”. Porém ainda está em processo de transição e, por este motivo, faz-se necessário uma breve explanação a respeito das obrigações mensais e anuais do departamento de pessoal.

Dentre as obrigações do departamento de pessoal é feito mensalmente o recolhimento do INSS, FGTS e o envio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Anualmente é feito o envio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a entrega do Informe de Rendimentos – Imposto de Renda Retido na Fonte e Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

A Lei nº 8.212/91 em seu artigo 20 estabelece o cálculo de contribuições para a Seguridade Social (INSS) referente aos segurados empregados, domésticos e trabalhador avulso, sendo que as alíquotas são distribuídas em faixas reajustadas anualmente e podem ser de 8%, 9% ou 11% (com teto máximo estabelecido). Já a contribuição para a Seguridade Social devida pelas empresas está regulamentada no artigo nº 22 da mesma lei, e estabelece o recolhimento de 20% (vinte por cento) sobre toda remuneração paga aos trabalhadores, além da alíquota variável de 1,2 ou 3% para cobertura das aposentadorias especiais ou concedidas em decorrência dos riscos ambientais (BRASIL, 1991).

É devido também 20% (vinte por cento) sobre as remunerações pagas aos segurados que são contribuintes individuais e que prestem serviços para empresa, e 15% (quinze por cento) decorrente de notas fiscais de cooperativas que lhe prestem serviços. Somando-se a isso, há a contribuição a terceiros, tributação estabelecida no artigo 240 da CF aos entes privados de serviço social e de formação profissional. Suas alíquotas são estabelecidas pela Instrução Normativa nº 970/09 da Receita Federal do Brasil em conformidade com o Código do Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS) (SILVA; REZENDE, 2016).

O FGTS, de acordo com a Lei nº 8.036/90, deve ser recolhido pelo empregador até o dia 7 (sete) do mês seguinte, através da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência (GFIP). Para o recolhimento referente às verbas rescisória, o empregador tem até 10 (dez) dias para fazer o pagamento através da

Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Contribuição Social (GRFC), de acordo com cada motivo de rescisão (BRASIL, 1990).

Com relação ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Portaria nº 1.129/2014 discorre sobre as formas do envio. Sendo diário, caso no momento da admissão o funcionário já tenha encaminhado ou esteja recebendo o benefício do seguro-desemprego, e mensalmente até o dia 7 (sete) do mês seguinte à movimentação de admissão e demissão de funcionários, conforme artigo 5º da referida portaria (FIDELIS, 2018).

Para Silva e Rezende (2016) a RAIS, instituída pelo Decreto nº 76.900 de 23 de dezembro de 1975, tem por objetivo controlar a atividade trabalhista, servindo como banco de dados estatístico e informando as entidades governamentais sobre o mercado de trabalho. De acordo com Fidelis (2018), a RAIS é a informação dos funcionários admitidos e demitidos no ano anterior, o que já é informado no CAGED. Para estabelecimentos sem nenhum vínculo empregatício durante o ano-base existe a obrigação de envio da RAIS negativa por meio de um programa específico disponibilizado pelo governo.

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1215, de 15 de dezembro de 2011, o empregador, seja pessoa física ou jurídica, que pagou à pessoa física rendimentos dos quais houve retenção de imposto de renda, deve fornecer o Informe de Rendimentos e de Imposto de Renda Retido na Fonte. Sua entrega deverá ocorrer até o último dia útil de fevereiro do ano subsequente aos fatos geradores (SILVA; REZENDE, 2016).

E por fim a DIRF, sua entrega à Secretaria da Receita Federal do Brasil é obrigatória e independe da quantidade de registros, feita através de arquivo gerado por programa próprio, normalmente até o último dia útil do mês de fevereiro e objetiva informar o valor do IRRF, quais foram os rendimentos isentos e não tributáveis, os pagamentos referentes a planos de saúde na forma coletivo empresarial, dentro outras (SILVA; REZENDE, 2016).