A Consolidação Normativa Judicial elenca algumas regras e recomendações sobre a organização cartorária. Como pressuposto para a análise do tema, mister referir que as varas são divididas por especialidade. Assim:
Vara Cível – especializada em processos cíveis; Vara Criminal – especializada em processos criminais; Vara de Família – especializada em processos de família;
Vara da Fazenda Pública – especializada em processos em que uma das partes é o Estado ou Município;
Vara do Tribunal do Júri – especializada em processos de júri (crimes contra a vida);
Vara de Execução Criminal – especializada em processos de cumprimento de penas por crimes;
Vara da Direção do Foro – especializada em questões administrativas internas;
Juizado da Infância e Juventude – especializado em processos submetidos ao Estatuto da Criança e do Adolescente;
Juizado Especial Cível – especializado em processos cíveis de menor complexidade e com valor de até 40 salários mínimos;
Juizado Especial Criminal – especializado em processos criminais de menor potencialidade lesiva, com atribuição de penas de detenção e reclusão de até dois anos;
Juizado da Violência Doméstica – especializado em processos de violência doméstica.
Quando se tratar de vara judicial, sugere a Consolidação Normativa Judicial a seguinte organização:
Art. 269 – Quando se tratar de ofício judicial, recomenda-se sua separação em duas áreas, cível e criminal, como se fossem Cartórios distintos.
§ ) A organização dos processos em Cartório deve ocorrer da seguinte forma:
a) aguardando cumprimento de despacho; b) despachos cumpridos;
c) aguardando devolução de mandados;
d) aguardando elaboração de nota de expediente; e) aguardando decurso de prazo;
f) aguardando realização de audiências; g) aguardando intimação do Ministério Público; h) aguardando resposta a ofício;
i) aguardando devolução de precatórias;
j) aguardando a publicação ou juntada de editais expedidos; l) aguardando prisão;
m) aguardando intimação da sentença de pronúncia; n) aguardando pauta de julgamento.
§ 2º – Na área criminal, haverá setores especializados para as execuções criminais e infância e juventude.
diretrizes, como por exemplo, se extrai dos seguintes artigos:
Art. 528 – Imediatamente ao ingresso da petição inicial, o Escrivão fará breve conferência dos documentos que a acompanham e nela referidos, observando se houve recolhimento de custas e taxa judiciária, se não amparada a parte autora com o benefício da assistência judiciária, ou se é caso de isenção legal.
Parágrafo único – Faltando algum documento que deva acompanhar a inicial ou cópias desta, intimar a parte autora a fornecê-los no prazo de 05 (cinco) dias. Desatendida a providência, serão os autos conclusos.
Art. 529 – A petição inicial, com o devido preparo, será registrada e autuada independente de despacho judicial. Em seguida, será levada à conclusão, já com as folhas dos autos numeradas e rubricadas.
§ 1º – A autuação será padronizada, com a utilização da capa PJ – 691, observado o seguinte
Art. 555 – Após o cumprimento de cada despacho, o processo será colocado em escaninho próprio que indicará a posição processual respectiva, anotando-se na ficha controle ou informando o computador. Art. 556 – Os processos com despachos pendentes de cumprimento pelo Cartório, permanecerão em local definido com a anotação de “aguardando cumprimento de despacho”.
Da leitura minuciosa do capítulo em tela se pode notar que as determinações são esparsas e pontuais, desprovidas da sistematização necessária para entendimento do fluxo dos processos de trabalho. Na área criminal o mesmo problema é detectado.
Interessante pontuar a previsão dos atos ordinatórios no artigo 567 da Consolidação Normativa Judicial, ou seja, aqueles que podem ser praticados sem a determinação do magistrado, visando a acelerar o andamento do processo em cartório53. O estabelecimento desses atos foi feito de forma recente e constantemente há orientação para a sua observância tendo em vista a redução de tempo que se dá com a sua correta utilização. Além disso, há um envolvimento do servidor no cumprimento do processo. Ele tem que parar para ler, estudar e considerar qual é o seguimento a ser dado àquele processo, inserindo-se no contexto da condução do macroprocesso. Foge-se, dessa forma, da visão estanque do cumprimento de determinada tarefa, para visualizar o processo como um todo.
A exata observância desses atos pelo Escrivão se consubstancia em nítido ganho no andamento do processo. Imperioso ao magistrado buscar que se cumpra o previsto, criando a cultura de analisar a fase procedimental, antes de ser dado o próximo movimento, agregando valor. A ideia de agregar valor no processo de trabalho deve estar sempre presente. A atividade judicial é muito apegada a burocracias que emperram o processo, perdendo-se tempo em formalidades que
53
http://www1.tjrs.jus.br/export/legislacao/estadual/doc/CNJCGJ_Junho_2010_Prov_22_2010.pdf, acesso em 28.06.2010.
não agregam valor.
Não temos a cultura de avaliar se determinada formalidade agrega valor ou não. Algumas formalidades são necessárias pela segurança que fornecem, todavia, não há uma avaliação sistemática da utilidade. A ideia da fixação dos atos ordinatórios andou nesse sentido.
De outro lado, mister que a atividade de cada membro da unidade judiciária seja visualizada como interdependente. Assim, o bom trabalho realizado no cartório interferirá na atividade do oficial de justiça. Um mandado de intimação, por exemplo, completo, facilitará a localização do intimando e cumprirá com o seu objetivo. Na verdade, todo o andamento de um processo judicial é um MACROPROCESSO de entrada, através do pedido ou petição inicial, e é finalizado com a decisão judicial. Todo esse andar é recheado de subprocessos interdependentes.
As previsões da Consolidação Normativa Judicial são minuciosas, operacionais e, em muitos casos poderiam ser transformadas em fluxos ou procedimentos operacionais padrão. Todavia, do cotejo de todo o conteúdo normativo em questão não é possível extrair um modelo de gestão cartorária. Assim, cada unidade funciona com padrões diferentes, ao alvedrio do escrivão.
As rotinas variam de unidade para unidade e vale lembrar, são 527 unidades no Rio Grande do Sul. A organização também não é padronizada bem como os processos de trabalho e procedimentos. Dessa forma, não raro os advogados ponderarem sobre as diferenças de atendimento e procedimento, a gerar perplexidade numa organização capilarizada e formal. Isso porque há muito espaço para ser formatado pela equipe ou liderança.
Difícil, ainda, traçar comparativos entre as unidades, inclusive sobre produtividade em razão dessas diferenças apontadas. O magistrado e o servidor ao mudar de Comarca também se deparam com essas diferenças, impondo-se adequação.
A constatação da ausência de um sistema de microgestão deu origem a proposta que se apresenta a seguir. Não se pretende um modelo pronto, fixo e acabado, mas a indicação de elementos básicos que devem estar presentes na administração de uma unidade judiciária.