Os arquivos correntes, intermediários e permanentes

O Arquivo Corrente é definido pelo DICIONÁRIO Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 29) como “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.”

O conjunto de documentos que constituem o arquivo corrente é estreitamente vinculado aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento das atividades-fim e atividade-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e freqüência de uso. Paes (2006, p. 55) distribuiu as atividades dos arquivos correntes em cinco setores:

1.Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação 2.Expedição

3.Arquivamento – o arquivo propriamente dito 4.Empréstimo e consulta

O Arquivo Intermediário é caracterizado pela freqüência menos intensa de uso dos documentos que no Arquivo Corrente. É o local onde os documentos esperam por prazos estipulados por uma TTD ou por comissões de análise. Justifica-se sua existência pela necessidade de economia de espaço físico e materiais.

O arquivo intermediário assim concebido tem a dupla vantagem de centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as administrações. Ele evita a eliminação descontrolada e permite uma verdadeira política de conservação dos arquivos. (PAES, 2006, p. 118)

Segundo Ferreira (1999), os procedimentos técnicos nos arquivos intermediários resumem-se à questão da manutenção da organização original da documentação transferida, higienização dos documentos que serão recolhidos (ao arquivo permanente) e elaboração de mapas de localização da documentação.

Os Arquivos Permanentes são também chamados arquivos de custódia, arquivos históricos ou de Terceira Idade. Nesta fase, os documentos públicos são recolhidos em função do reconhecimento de um valor secundário, que lhe fora agregado (de prova, informação e histórico) pelo tempo, uma vez que já cumpriram às razões pelas quais foram criados. Schellenberg (2006) afirma que o acervo do arquivo permanente é constituído por:

documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2006, p. 41)

Ressalte-se que o termo arquivo para Schellenberg (2006) e outros autores da Escola Americana, corresponde, no Brasil, ao que se denomina de arquivo permanente, uma vez que naquele país há uma separação entre os Records Management (arquivos correntes e intermediários) e os archives (arquivos permanentes).

Sobre as funções do arquivo permanente, atente-se que, mesmo nessa fase, sua função primeira ainda é servir às necessidades da administração, mesmo aceitando-se a baixa freqüência de uso por parte dos gestores, mas ali esta a validade informacional, registrada num suporte.

É função do arquivo permanente:

Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins. (PAES, 2006, p. 121)

Na definição apresentada por Paes (2006), o Arquivo Permanente não é mantido exclusivamente para fins de pesquisas históricas, mas também para uso da administração, que foi quem o gerou. Também Rousseau e Couture (1998) fazem uma crítica à visão dos arquivos permanentes servirem apenas para a História.

O efeito mais perverso dessa visão no mínimo restritiva é o de reduzir bastante o leque dos fins e das clientelas a valorizar no âmbito de uma justificação, menosprezando, entre outras coisas, um dos clientes mais importantes, ou seja, o administrador que criou o documento.(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 123)

Muitos arquivos permanentes não possuem seus acervos organizados, nem classificados ou ordenados, ao contrário, apresentam uma imensa massa documental acumulada (MDA). Nesse caso, Bellotto (2006) aponta três atividades a serem desenvolvidas na organização de uma MDA:

1. Levantamento da evolução institucional da entidade produtora dos documentos. Isso supõe toda a legislação que a cria e regulamenta; os procedimentos administrativos; as funções que exerce para que se cumpra o objetivo para o qual foi criada; (...)

2. “Prospecção arqueológica” da documentação a arranjar. Essa identificação preliminar, ainda que superficial, é obrigatória.(...)

3. Estudo institucional das entidades produtoras do material detectado. (BELLOTTO, 2006, p. 141-142)

Para o cumprimento das funções às quais se destinam o arquivo permanente, ou seja, preservação e acessibilidade aos documentos, necessário se fazem o desenvolvimento de algumas atividades que são agrupadas em quatro etapas:

1. Arranjo - reunião e ordenação adequada dos documentos;

2. Descrição e Publicação - acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo;

3. Conservação - medidas de proteção aos documentos e, conseqüentemente, do local de sua guarda, visando a impedir sua destruição.

4. Referência política de acesso e de uso dos documentos. (PAES, 2006, p. 122).

Em relação aos procedimentos e rotinas desenvolvidos no arquivo de caráter permanente, Ferreira (1999) afirma que consiste em:

Recolhimento da documentação que consiste na recepção dos documentos de valor permanente após aplicação da TTD nos arquivos correntes e intermediários; Higienização, correspondendo à retirada de sujidades e agentes deterioradores dos suportes documentais; Classificação, ordenação e notação, que consiste na análise do documento para inserí-lo no grupo, subgrupo, série e sub-série adequadas, segundo sua classificação, em seguida parte-se para a ordenação e aplicação da notação (código de classificação) na capilha do documento, que tem a função de identificação; Acondicionamento que diz respeito a guarda dos documentos, com as devidas precauções para garantir longevidade aos mesmos; e por fim a Descrição que objetiva disponibilizar ao usuário a informação através dos instrumentos de pesquisa.

A elaboração de um Quadro de Arranjo segue os princípios do Plano de Classificação de Documentos (PCD), do arquivo corrente, baseado no organograma da instituição, funções e atribuições. Para o pesquisador até parece que seria melhor que a organização do acervo do arquivo permanente fosse temática, contudo isso implicaria na perda do seu sentido de organicidade do arquivo. O Quadro de Arranjo é formado por um fundo documental, que se divide em grupo, subgrupo, série, subsérie e subsubsérie (se necessário). Com relação ao arranjo, Bellotto (2006, p. 96) afirma que:

Tanto o fundo como suas primeiras divisões - seções ou grupos e subseções ou subgrupos (se houver) – são, na verdade nomes, correspondendo ao órgão maior e suas subordinações, designando, no arquivo, aglutinações de documentos. Com isso quer-se significar que as séries e subséries são a realidade fundamental e concreta com a qual o arquivista vai trabalhar formalmente.

O Grupo ou Seção - corresponde à primeira divisão de um fundo, constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade de segunda escala hierárquica administrativa do órgão. O Subgrupo ou Sub-Seção é a unidade do quadro de arranjo que

corresponde à subdivisão de um grupo, utilizada em razão da complexidade estrutural e ou funcional da entidade produtora de documentos.

A Série documental são as subdivisões de um fundo, grupo ou subgrupo que refletem a natureza de sua composição, seja ela estrutural, funcional ou por espécie documental. Corresponde a uma seqüência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto. Subsérie documental é a unidade do quadro de arranjo que corresponde à subdivisão de uma série podendo ser utilizada em razão das variantes da função/atividade ou dos tipos documentais. Podendo ainda se subdividir em Subsubsérie documental.

A Peça documental é à menor unidade arquivística indivisível, pode ser constituída por uma ou mais folhas, por um caderno ou por um volume.

“Se, para fixação do fundo, do grupo ou seção e do subgrupo ou subseção, o fundamental é o órgão produtor (o “autor”), para a série e subsérie, o que vigora são a função e o tipo documental.” (BELLOTTO, 2006, p. 152)

O arranjo é uma das funções mais importantes realizadas no arquivo permanente, substancialmente é a própria organização dos arquivos, é uma operação tanto intelectual quanto material, exigindo conhecimento da história, estrutura e funcionamento da instituição e de sua documentação. “O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico, mas a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas séries e/ou unidades documentais cheguem até os pesquisadores.” (BELLOTTO, 2006, p. 179)

A Norma Internacional para Descrição de Funções (ISDF) - (2007), uma publicação do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), define a descrição arquivística como sendo:

Criação de uma representação precisa de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, quaisquer que sejam, pela apreensão, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar materiais arquivísticos e o contexto e sistemas de documentos que o produziram. (ISDF, 2007, p. 13)

Existem normas internacionais de descrição, a exemplo da ISAD (G) General International Standard Archival Description e ISAAR (CPF), publicadas pelo CIA, que buscam uma normalização universal, facilitando a permuta de informações entre instituições em todo o mundo, além de promover uma padronização ao pesquisador. O Brasil, através do Conselho Nacional de Arquivos publicou a Norma Brasileira de Descrição Arquivística –

NOBRADE em conformidade com a norma de descrição internacional, com o intuito de adequar essas normas à realidade brasileira.

[A NOBRADE] estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional. (NOBRADE, 2006, p. 10)

Assim como o arranjo, a descrição documental é outra tarefa típica dos arquivos permanentes, tratando-se do elo entre a necessidade informacional do pesquisador e seu contato com a documentação de que necessita. “O processo de descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização de dados.” (BELLOTTO, 2006, p. 179)

Há instrumentos de pesquisas genéricos como os guias que permitem uma visualização mais geral do fundo do arquivo, devendo ser o primeiro instrumento a ser elaborado no arquivo permanente. Há também outros instrumentos mais específicos, tratando de parcelas do acervo, como os inventários, catálogos, catálogos seletivos e índices além de edição de fontes (publicação de documentos na íntegra). Os instrumentos de pesquisa são a principal, se não exclusiva, forma de acesso aos documentos/informação arquivística no arquivo permanente. (CALDERON, 2002, p. 31)

Nos arquivos permanentes os cuidados dispensados aos documentos e ao arquivo com relação à preservação e conservação do acervo, sob qualquer suporte, não podem ser negligenciados.

Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa,

política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o

processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). (CASSARES, 2000, p.12)

Arranjo – descrição – disseminação, essa é a tríade dos componentes a serem desenvolvidos no arquivo permanente, o que só é possível com a existência de um adequado fluxo documental e conscientização da função social do arquivo, do contrário, a tríade não existirá e, o arquivo não passará de um “arquivo morto.”

Grandes são as potencialidades do uso dos acervos dos arquivos permanentes, vão desde a difusão editorial, cultural até a educativa, no entanto, Bellotto (2006) destaca que são pouco exploradas no Brasil quando comparado a outros países.

A difusão editorial leva ao conhecimento da sociedade, através das publicações, por exemplo, o potencial informativo do acervo contido no arquivo, pois não há como conhecer o arquivo e seu acervo, e promover a atração de novos usuários, se não existe divulgação e publicação dos instrumentos de pesquisa. Outras possibilidades se apresentam no sentido inverso, e diz respeito a convidar e atrair a comunidade para dentro do arquivo através da difusão cultural com promoções de eventos como palestras, simpósios, lançamentos de livros, exposições, concursos de monografias, etc. Esta [a sociedade] deve ver no arquivo uma tribuna e um manancial de direitos e deveres, um lugar de entretenimento e uma real fonte de cultura e saber. (BELLOTTO, 2006, p. 247)

Sobre o uso dos arquivos permanentes por parte da esfera educativa no Brasil, isso tem sido relegado a um segundo plano. “No que concernem os serviços de assistência educativa, o papel dos arquivos tem sido pouco explorado no Brasil, embora a pedagogia brasileira venha sendo renovadora e progressista.” (BELLOTTO, 2006, p. 230)