Os Custos e Benefícios: analisar, comunicar e avaliar 70

Pick (2005a) refere no seu estudo sobre CB dos SIG no negócio, alguns factores exemplificativos da importância da análise dos CB, dos quais se destacam os seguintes.

• A análise CB assiste no planeamento das organizações. O planeamento envolve cedências entre a procura competitiva de investimento e recursos nas organizações. A análise CB permite apoiar a escolha em projectos alternativos e na extensão de cada projecto.

• A análise CB é importante para auditar. Após, e durante, a implementação de um SI, as organizações podem promover uma análise sobre os resultados obtidos.

• A análise CB permite preparar e apoiar os participantes na adopção, identificando os custos e benefícios, directos e indirectos para a organização e utilizadores.

Estes factores demonstram não só a abrangência desta análise, mas também o peso que terá desde o momento da adopção até ao final do projecto, nas decisões a tomar.

Esta análise deve ser iniciada antes da implementação do projecto e abarcar as perspectivas organizacionais (gestão) e individuais, sendo promovida sempre que surgirem decisões relevantes ao longo do projecto. É importante que ambas estejam alinhadas, sendo comum existirem diferenças, de acordo com as diferentes percepções de ambos, conforme referido no estudo liderado por Gohmann (2005b). Estas diferenças podem criar resistência à mudança, bem como tensão entre a gestão e os utilizadores, em particular devido às características dos utilizadores de M&V (Barker et al., 2009). Justifica-se referir que, dada a natureza das suas actividades, os profissionais de M&V estão habituados a avaliar características, benefícios e vantagens de um produto ou serviço (Honeycutt et al., 2005), pelo é previsível um espírito crítico apurado e atento. Os factores apresentados no DomLim1 ajudam a identificar e compreender melhor estas questões.

No que se refere aos benefícios dos SEAD, apresentados na secção 3.2, estes deverão ser analisados pela gestão e pela equipa multidisciplinar de projecto. Esta análise deverá focar-se na adaptação desses benefícios ou na eventual identificação de novos contributos face à realidade da organização e dos seus utilizadores. É importante reforçar que os benefícios deverão assentar nas mais- valias funcionais dos SEAD, quer ao nível da organização, quer dos indivíduos.

A literatura científica apresenta um conjunto de estudos (vide Capítulo 3) sobre os benefícios da implementação de SI nas áreas de M&V, em diferentes sectores de mercado. Esses estudos estão associados à especificidade de cada organização e sector onde actuam, pelo que se recomenda a análise de literatura específica sobre cada sector, bem como o trabalho liderado por Pick (2005b), onde são apresentados casos de estudo de diferentes sectores.

Na Ilustração 27 são apresentados alguns benefícios genéricos para as organizações e que podem ser usados como base para um trabalho mais aprofundado. Apresentam-se exemplos de benefícios tangíveis e intangíveis, reforçando a necessidade de compreender convenientemente o impacto dos SEAD na organização e nos indivíduos.

Na vertente dos custos associados aos SEAD, os mesmos ultrapassam o custo financeiro de aquisição de tecnologia e serviços de implementação. É muito importante analisar, compreender e avaliar os custos indirectos relacionados com a formação e o suporte contínuo aos SEAD. Os profissionais de M&V desempenham funções nucleares nas organizações, causando como tal impacto na mesma caso a sua disponibilidade, eficácia e eficiência se alterem. O envolvimento das equipas de M&V e respectiva gestão, é imprescindível para esta análise, pois irão possibilitar a caracterização real deste impacto, tendo em conta factores muito específicos da sua actividade, tais como ciclos comerciais (inicio ou final de trimestres e semestres), lançamentos de novos produtos, épocas de promoções, demonstrações, entre outros.

oEquipamentos oRedução nos custos com salários (pela redução de colaboradores) oLicenciamento de software oRedução de custos pelo aumento da eficiência

oDados e informação oRedução futura de custos (maior carga de trabalho por utilizador)

oDigitalização e transformação de mapas, dados e informação oAumento dos resultados (pela eficiência e melhoria da qualidade da informação) oManutenção de equipamentos e software oMaior produtividade

oManutenção e actualização de dados e informação oMaior performance

oConsumíveis oMaior valor dos bens (património gerado pelo SEAD)

oContratação de recursos humanos oFormação a utilizadores

oServiços de desenvolvimento oMelhoria na tomada de decisão

oConsultoria oEficiência da gestão de topo

oComunicações, redes e segurança oAtingir dos objectivos estratégicos

oInstalações oVelocidade e prontidão da informação

oTempo em formação do utilizadores oVolume e qualidade da informação

oPeríodo de adaptação dos utilizadores (perda de rentabilidade) oMaior reconhecimento pelo mercado (pelo aspecto inovador da organização) oMelhor conhecimento do mercado

oMenor erro oMenor risco

oMelhor capacidade de analisar e endereçar o mercado oMelhor capaciade de vender produtos, serviços

Benefícios Tangíveis dos SEAD Custos Tangíveis dos SEAD

Benefícios Intangíveis dos SEAD

Ilustração 27 - Exemplos de CB dos SEAD52

É importante avaliar os custos relacionados com a presença desses recursos em acções de formação, bem como a redução de eficiência, resultante da habituação inicial ao sistema. Com base nesta análise será possível, no contexto da equipa multidisciplinar de projecto, adequar as acções e planos de formação, de forma a optimizar este impacto junto destes utilizadores.

Outra dimensão importante dos custos será a aquisição de dados e informação espacial pois, dependendo do âmbito da implementação, poderá representar valores consideráveis, quer na sua aquisição inicial, quer na sua actualização. Na Ilustração 27 são sistematizados, alguns desses custos, exemplificando itens que podem ser considerados.

52 _{Traduzido e adaptado de (Pick, 2005a)}

No que respeita à escolha de fornecedores, parte-se do pressuposto que a organização possui metodologias e critérios de avaliação de fornecedores de tecnologia e serviços. Os custos indirectos analisados neste ponto serão um contributo importante nessa avaliação, permitindo mitigar a forma como os fornecedores os propõem ultrapassar.

Poderá, porventura, surgir o cenário onde os custos ultrapassam os benefícios percepcionados. Nesta situação, propomos uma revisão dos benefícios e custos e uma eventual hipótese de implementação gradual, de forma que se torne mais simples e assertivo o processo de avaliação dos custos e benefícios.

Estes benefícios e custos deverão posteriormente ser comunicados e avaliados junto dos utilizadores e gestão, conforme sugerido na subsecção 4.2.1.