Neste capítulo procuraremos compreender a forma híbrida dos documentos do Centro de Memória que foram classificados e organizados, a forma com que será feito o quadro de arranjo dos documentos e o uso da descrição como forma de acesso aos documentos.
4.1 CLASSIFICAÇÃO
A classificação segundo Sousa é:
Uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. (SOUSA, 2003, p. 240)
Diante desse acúmulo e a falta de preocupação em manter os documentos organizados o que se vê é, embora seja uma atividade de suma importância, a falta do reconhecimento de como é importante ter a classificação como a base de uma boa organização e gestão documental, e Sousa deixa claro quando diz que a classificação “precede todas as outras atividades. Entretanto, há um espaço muito grande entre o reconhecimento de sua importância e o aprofundamento sobre o tema.” (SOUSA, 2003, p. 240)
Toda a documentação ao ser criada de acordo com a sua função, já deveria ser classificada de acordo com a sua tipologia documental. Ressaltando o reconhecimento de que Sousa trata, é somente diante de um desafio como o que acontece na EEAAC com a criação do seu Centro de Memória, que surge essa preocupação, pois com certeza, se os documentos estivessem desde o seu nascimento classificados a execução desse projeto se tornaria um trabalho bem mais prático e ágil.
Por isso que a classificação é considerada como “uma função matricial”, onde segundo Souza, “sem ela, qualquer outra operação descritiva ou avaliativa tenderá a fracassar.” (SOUSA, 2003, P. 241)
É sabido que essa tarefa tende a ser trabalhosa, a partir do momento em que os documentos da EEAAC não possuíam nenhum tipo de classificação, onde apenas estavam identificados de acordo com cada gestão que passou pela escola.
Para dar início aos trabalhos de organização dos documentos foi necessário fazer uso das cronologias, o que contribui para que seja possível encaixar os documentos de acordo com os acontecimentos da escola.
Gonçalves diz que “tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas, para que a organização resulte eficiência.” (GONÇALVES, 1998, p. 11)
E continua dizendo que: “o objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. ”(GONÇALVES, 1998, p. 12)
Os documentos que se encontram na EEAAC, apesar de contarem a história da instituição, não haviam recebido nenhum tipo de tratamento técnico e tão pouco um correto gerenciamento dessa massa documental. Esse é um fator que infelizmente aconteceu na escola e acontece em várias outras instituições, como relata Gonçalves:
Grosso modo, no Brasil, na maior parte dos organismos acumuladores/ produtores de arquivos, é pouco frequente que a organização dos documentos esteja a cargo de um profissional que conheça e aplique ao seu trabalho os princípios técnicos arquivísticos. Assim, é muito raro encontrar, nesses organismos, documentos classificados de acordo com a estrutura ou com as funções que os geraram. (GONÇALVES, 1998, P. 13, grifo do autor)
É sabido que, uma boa organização propicia tanto aos documentos, tanto aos organismos produtores uma correta utilização funcional dessas organizações. E essa boa gestão se dá a partir do momento em que se cria o código de classificação do documento desde sua criação, utilização e destinação, fazendo-se cumprir todos os seus trâmites legais para que cada atividade/ função seja executada na sua total plenitude.
Como os documentos que farão parte do Centro de Memória da EEAAC são documentos de caráter permanente, pois assim foram classificadas por suas organizadoras, por possuírem um caráter histórico para a instituição.
Os documentos da escola não foram classificados, foi necessário então tomar outro caminho para que fosse possível elaborar a classificação dos documentos pelo Centro de Memória. Gonçalves (1998) estabelece que para realizaraclassificação de documentos de arquivo de caráter permanente é necessário:
Primeiramente, estudar a história, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificação para os documentos (classificação que, na fase permanente, como já foi mencionado, costuma ser denominada “arranjo”). Ou seja: em suas linhas gerais, a classificação obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para a classificação dos documentos na fase corrente (GONÇALVES, 1998, P. 35). Diante do que foi dito até agora, percebe-se que para a realização dessa tarefa é preciso que se tenha bastante atenção, pois classificar os documentos em sua fase permanente demandará de um árduo trabalho, como diz CruzMundet“ organizar o fundo de um arquivo consiste em proporcionar uma estrutura que reproduz o processo pelo qual os documentos foram criados” (CRUZ MUNDET, 1994, p. 229, tradução nossa).
Diante dessa premissa, os documentos de arquivo são criados para acompanhar a funcionalidade da instituição, devendo assim ser respeitados a sua organicidade e a sua proveniência.
O arquivo de documento, ao contrário do objeto de coleção ou do "dossiê" de documentos feitos de partes heterogêneas de várias fontes, há, portanto, razão de ser, mas na medida em que se mantém a um conjunto. (CRUZ MUNDET, 1994, p. 238 apud DUCHEIN, 1997, p. 72, tradução nossa)
Para Cruz Mundet, a classificação desses documentos depende de uma série de tarefas, tais como:
1 classificar os fundos , é estabelecer diferenças entre os tipos de documentosagrupados de acordo com a sua origem, ou seja , o autor que os criou .
2 ordernar os documentos dentro de cada grupo de série, e o mesmo , unindo as mesmas unidade de acordo com a ordem estabilecida em cada caso.
2 elaborar um quadro de classificação que destando a estrutura dada no fundo (CRUZ MUNDET, 1994, p. 238, tradução nossa).
Por ser um centro de memória chefiada por arquivista, o CMEEAAC adotou como classificação para seu acervo os princípios arquivísticos de classificação, mantendo a organicidade entre os conjuntos documentais e os vínculos com as atividades da entidade produtora.
4.1.1 Os tipos documentais
Todos os documentos como atas de reuniões, diários de turmas, fotografias, recortes de jornais, correspondências, fitas de vídeo, dentre outros, constituem o acervo do Centro de Memória da EEACC-UFF.
Em destaque, e seguindo orientações dos manuais, abaixo estão relacionados os tipos documentais.
Além dos documentos que fazem parte do desenvolvimento da escola no que tange a sua atividade-fim, pertencem ao Centro de Memória coleções de fotografias que mostram e contam a história do cotidiano e eventos que fizeram da escola referência na educação da enfermagem.
Definição de coleção segundo Rodrigues,
Itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa (RODRIGUES, 2006, p. 106).
No centro de Memória da EEAAC, a diversidade em seu acervo mostra o quanto se torna importante essa a guarda e a disseminação desses documentos, pois abrange obras ou bens que fazem parte do patrimônio da escola de enfermagem, que no caso são os documentos bibliográficos, históricos, científicos, iconográficos entre outros.
4.2 O FUNDO DA EEAAC/UFF
Toda a documentação do CMEEAAC está sendo organizado para tornar possível o seu acesso. Num primeiro momento, como já foi dito anteriormente, apenas a documentação equivalente à primeira gestão da Escola está completa, lembrando que ainda pode haver inserção de documento, pois o Centro de Memória recebe doações. Assim sendo, foram organizados os documentos textuais que farão parte da série documentos textuais, mencionados a seguir.
De acordo com Bellotto, o fundo é uma “unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos (1) de outras” (BELLOTTO, CAMARGO, 1996, p.40).
O arquivo do Centro de Memória é constituído por séries documentais que se dividem em impressos (panfletos, folhetos, revistas, jornais, livros, etc.); manuscritos (correspondências, certidões, atas e anotações); iconográficos e sonoros (fotografias, cartazes, filmes, vídeos, CD, fitas); museológicos (objetos tridimensionais).
4.2.1 O Arranjo
Entende-se por arranjo a “sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido” (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
A hierarquia da atividade de arranjo é:
Fundo:conjunto de documentos de uma mesma proveniência;
Seção: subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo, em geral reunindo comentos produzidos e acumulados por unidades(s) administrativas(s) com competências especiais. Também chamadas de subfundo;
Subseção: num quadro de arranjo, a subdivisão da seção;
Série: subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental o assunto;
Subséries: num quadro de arranjo a subdivisão, da série;
Item documental: 1. Menor unidade documental, intectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos;
2.Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada de peça. (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVISTA, 2005) Assim está sendo organizado o arranjo de documentos do CMEEAAC:
ESTRUTURA DO QUADRO DE ARRANJO DO FUNDO DOCUMENTAL AURORA DE AFONSO COSTA
FUNDO EEAAC
SEÇÃO 1:1ª GESTÃO AURORA DE AGONSO COSTA
SUBSEÇÃO 1.1: DOCUMENTOS TEXTUAIS SÉRIE 1.1.1: LIVRO DE ATAS E OUTROS REGISTROS
SÉRIE 1.1.2:LIVRO DE OBRAS RARAS SÉRIE 1.1.3:CORRESPONDÊNCIAS
SUBSÉRIE 1.1.3.1: CRIAÇÃO DA ESCOLA SÉRIE 1.1.4:GRADUAÇÃO
SÉRIE 1.1.5:DEPARTAMENTO FINANCEIRO SÉRIE 1.1.6:INSTRUMENTOS LEGAIS
SÉRIE 1.1.7: LIVRO CLIPPING/RECORTES DE JORNAIS
SUBSÉRIE 1.1.7.1: CONVITE / CARTÕES / CARTAZES SÉRIE 1.1.8: LIVRO CLIPPING DIGITALIZADO
Quadro 6: Quadro De Arranjo Do Fundo do CMEEAAC/UFF Fonte: Autora/2016
Figura 7: Quadro De Arranjo Dos Documentos Do Centro De Memória EEAAC/UFF Fonte: Autora-2016
A série Primeira Gestão Diretora Aurora de Afonso Costa foi formada pelo Centro de Memória com o sentido de recuperar, resgatar e compreender a história da Escola de Enfermagem, como também a trajetória acadêmica da primeira diretora dessa escola. O acervo, até agora preliminarmente identificado e coletado, é formado de Arquivos e Coleções, documentação sonora, visual e iconográfica, provenientes da própria instituição, de doações de docentes e ex-docentes da escola e aquelas produzidas pela escola desde 1944. Os documentos que tratam da memória da escola são ricas fontes de informação e desejamos poder disponibilizá- las por meio de digitalização e acesso pessoal.
4.3 INVENTÁRIO
A partir dessa temática, o instrumento de pesquisa que será utilizado no acervo da Escola de Enfermagem, será o inventário, pois seus documentos serão organizados por fundo, seção, série e subsérie e item documental, tendo como a base de descrição a unidade documental.
BELLOTTO define inventário como “o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados” (1991, p.116). FUNDO EEAAC 3ª GESTÃO 2ª GESTÃO 1ª GESTÃO AURORA DE AFONSO COSTA PEÇAS MUSEOLÓGICAS FOTOGRAFIA DOCUMENTOS TEXTUAIS RECORTE DE JORNAL - LIVRO CLIPPING CONVITE, CARTÕES, CARTASES INSTRUMENTO S LEGAIS DEPARTAMEN- TO FINANCEIRO GRADUAÇÃO CORRESPON- DÊNCIA CRIAÇÃO DA ESCOLA LIVRO OBRAS RARAS LIVRO ATA E OUTROS REGISTROS
Resumidamente pode-se dizer que há duas modalidades de inventário:
Sumário — quando o inventário indicar apenas o tema e o conteúdo do documento;
Analítico — quando descrever o documento de forma completa.
No caso dos documentos do CMEEAC, serão inventariados a modalidade do inventário será o analítico.
O inventário deve conter alguns dados essenciais para cumprir sua função maior de instrumento de pesquisa. Esses dados são: os limites cronológicos e quantitativos dos fundos, as palavras-chave que descrevem os assuntos (indexação), a localização do documento dentro do acervo, através de sua notação, e a própria descrição dos itens (BELLOTTO, 1991, p. 116).
Inventário, segundo Lopez, “são, pela ordem hierárquica dos níveis de classificação, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções” (LOPEZ, 2002, p. 29).
Nos documentos da EEAAC, nota-se justamente essa problemática, pois além de não ter sido feito uma classificação, a descrição tende a ser mais trabalhosa, porque não se tem um marco inicial, onde o trabalho de descrição será feito como uma atividade em separado, ocorrendo em resultados incompletos.