CHECK-LIST PRESTAÇÃO DE CONTAS
OUTROS DOCUMENTOS
A par do Plano Plurianual de Investimentos, são utilizados planos complementares, não previstos em POCAL. Estes Planos (de Atividades Mais Relevantes ou Municipais) têm adotado desenho e forma de funcionamento idênticos aos do Plano de Investimentos, com inclusão nos Documentos Previsionais e emissão dos respetivos mapas de modificações e de execução anual. Esta prática (generalizada) remete-nos para necessidade da sua inclusão na Prestação de Contas, em virtude das aprovações (pelos órgãos executivo e deliberativo) a que foram sujeitos enquanto Previsionais.
Para além dos documentos de prestação de contas o Tribunal de Contas solicita através da sua Resolução Nº 04 /2001, outros que lhe deverão ser anexos aquando do envio, a saber:
• Guia de remessa
• Ata da reunião em que foi discutida e votada a conta • Norma de controlo interno e suas alterações 2.9 • Resumo Diário de Tesouraria 12.2.9
• Síntese das reconciliações bancárias • Mapa de Fundos de Maneio
• Relação de emolumentos notariais e custas de execuções fiscais • Relação de acumulação de funções
• Relação nominal de responsáveis
Este conjunto de documentos, não sendo de Prestação de Contas, são em alguns casos, tratados como tal sob o ponto de vista formal, quer no que respeita à aprovação e apreciação, quer no que respeita ao envio a outras entidades como as CCDR. Para além do excesso documental em circulação, acresce o facto de estes documentos não se cingirem ao solicitado pelo TC, sendo frequente enviados, não apenas “sínteses”, “resumos” e “mapas” mas, toda a documentação que lhe está na base.
Não menos frequente é a inclusão em prestação de contas de arrolamentos e inventários de todos os bens, bem como a inclusão de variados documentos próprios do CIBE, como forma de colmatar o solicitado no ponto 8.2.8 do POCAL e sem que haja a preocupação de os agrupar de forma homogénea, como previsto, vertendo para a Prestação de Contas um excesso de informação de utilidade questionável.
A densificação da Prestação de Contas, através da inclusão de excessos documentais injustificados é um desincentivo ao seu manuseamento e consulta, transformando um importante documento autárquico, num conjunto de documentação inteligível e com baixo grau de utilidade, devendo ser contrário o caminho a seguir.
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