Papéis de trabalho

Após a formulação do planejamento e a elaboração do programa de auditoria é realizada a execução da auditoria. Esta execução estabelece que os papéis de trabalho evidenciam o trabalho efetuado pelo auditor, informações obtidas, além de sua conclusão sobre os exames. Os papéis de trabalho de acordo com Franco; Marra possuem a finalidade de:

A finalidade principal dos papéis de trabalho do auditor é a de servir como base e sustentação da opinião do auditor. Eles constituem o testemunho do trabalho que o auditor efetuou, a forma como foi realizado esse trabalho e registram e documentam as conclusões a que o auditor chegou. (FRANCO; MARRA, 2009 apud UEZ; RAMOS, 2014, p.149).

Nesta mesma linha de pensamento, Uez; Ramos (2014, p.149) expõem que “Os papéis de trabalho da auditoria registram e comprovam o planejamento da auditoria e as amostras analisadas, através dele o auditor relata suas recomendações e apresenta suas conclusões, tornando-se a evidência do trabalho desempenhado”.

Para o auditor todas as informações compiladas no processo de auditoria devem constar nos papéis de trabalho, “Numa auditoria operacional, todas as evidencias obtidas pelo auditor devem ser compiladas em papéis de trabalho. Estes representam o conjunto de documentos obtidos ou preparados pelo auditor, de forma manual, por meios eletrônicos, ou por outros meios, que constituem a evidencia do trabalho executado”. (ARAÚJO, 2001, p.98). Diante disso, os papéis de trabalho tornam se de fundamental importância, uma vez que representam:

A documentação das evidencias que respaldam as conclusões e opiniões significativas dos auditores, constituindo-se no principal subsidio do relatório. Além de permitirem aos auditores executar e supervisionar a auditoria, possibilitam a revisão de qualidade por parte dos outros auditores. (ARAÚJO, 2001, p.99).

De acordo com Araújo (2001) a elaboração do papel de trabalho se constitui para registrar qualquer descoberta realizada a cerca da auditoria proposta. Perante a isso, denominasse papéis de trabalho não somente as analises elaboradas, mas também qualquer documento obtido pelo auditor que torne se evidência, como exemplo disso pode se citar: fitas de vídeo, CDs, fotografias, etc.

O auditor ao elaborar os papéis de trabalho deve levar algumas medidas em considerações:

Os papéis de trabalho que o auditor prepara à medida que vai analisando as diversas contas do razão geral da contabilidade, com o objetivo de ter um registro de serviço executado. Os auditores utilizam folhas quadriculares de 6, 12 e 16 colunas [...] no caso de papeis de trabalho preparados manualmente. Também são utilizadas folhas de blocos para redigir explicações mais longas ou memorandos. (ALMEIDA, 2010, p.69).

O auditor devera ter em mente alguns fatores para a elaboração dos papéis de trabalho, para atingir as finalidades corretas e satisfatórias de forma adequada. Os artifícios expostos no quadro a seguir deverão ser seguidos para a correta elaboração dos papéis de trabalho:

Quadro 2 – Regras básicas para elaboração dos papéis de trabalho

REGRAS BASICA PARA ELABORAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO

DESCRIÇÃO

Precisão

Os papéis de trabalho devem ser elaborados com extremo rigor técnico; não podem conter informações imprecisas e inadequadas.

Concisão

Os papéis de trabalho devem ser concisos, de forma que qualquer interessado e conhecedor das normas e procedimentos de auditoria possa entendê-los sem a necessidade de explicação ou comentários adicionais, de quem os elaborou.

Objetividade

Os papéis de trabalho devem ser claros e objetivos, de forma que deles se depreenda os objetivos dos exames e até onde o auditor pôde chegar.

Limpeza Os papéis de trabalho devem ser limpos para não prejudicar a sua compreensão.

Lógica

Os papéis de trabalho devem ser preparados de maneira racional e lógica, com início, meio e fim, na sequência natural do objetivo a ser atingido.

Completitude

Os papéis de trabalho devem conter todas as informações necessárias para fundamentar a opinião do auditor, isso quer dizer que devem ser completos por si sós.

Fonte: Adaptado de Araújo (2001)

Além dos fatores apresentados no quadro 2, o profissional auditor devera seguir também algumas técnicas básicas para a elaboração dos papéis de trabalho, Araújo elucida elas da seguinte forma:

Utilização de lápis: objetivando facilitar as alterações e as modificações das informações constantes nos papeis de trabalho, ao elaborar as suas analises, o auditor deve utilizar o lápis. Somente ao realizar a contagem de numerários em espécie ou bens de grande valor deve o auditor obter uma declaração a tinta dos responsáveis pela guarda desses bens e valores. Atualmente, com a disponibilidade dos recursos de informática, a elaboração manual de papeis de trabalho esta cada vez mais restrita; - leiaute: os títulos e as informações genéricas que identificam o papel de trabalho devem figurar na sua parte superior; os exames e os cálculos, na parte central; e a descrição dos exames e comentários, na pare inferior; - verso dos papeis de trabalho: o auditor deve preferencialmente utilizar apenas o anverso das células, objetivando facilitar sua leitura e arquivamento. (ARAÚJO, 2001, p.101).

Todos os papéis de trabalho após sua elaboração deverão ser corretamente identificados, Araújo (2001, p.102) expressa da seguinte forma: “cabeçalho, com identificação dos auditores, identificação do auditado e identificação da área auditada; referencia para indexação; data de realização do trabalho; assinatura do responsável pela elaboração; assinatura do responsável pela revisão; titulo da área; objetivo do papel de trabalho”.

Posteriormente a elaboração obedecendo todas as regras a cima exposta é necessário fazer o arquivamento dos papéis de trabalho, este segundo Araújo (2001, p.103) se da em pastas, a pasta permanente, que contem todos os documentos que são fundamentais para a realização de uma auditoria numa determinada empresa, como exemplo: plano de contas, fluxograma e outras informações de natureza permanente; e a pasta corrente, onde são arquivados todos os papéis de trabalhos utilizados numa determinada auditoria, como exemplo pode-se citar as análises das transações, programas de auditoria, etc.

Após finalizar os exames é necessário evidenciar as análises feitas pelo auditor, entre elas os elementos, a saber, são tiques explicativos, que são colocados ao lado de números e informações na forma de sinais peculiares que indica a realização da analise; as notas explicativas, que geralmente demonstram o intuito do trabalho realizado, e as letras explicativas, que referem-se a utilização de letras maiúsculas dentro de um circulo para elucidação de um dado recebido. (ARAUJO, 2001).

Logo, os papéis de trabalho para serem de natureza íntegra e eficientes, atendendo os objetivos da auditoria deverão ser realizados de forma a compreender todos os detalhes a serem descobertos durante os trabalhos de auditoria, comprovando de acordo com as regras da legislação de auditoria, para posteriormente servir como respaldo a opinião do auditor e para o relatório de auditoria.