4. Identificação e Caracterização do Subsistema de Acção: Adecco Trabalho
4.7. Período Experimental
O período experimental é o tempo inicial de execução do contrato, cuja duração se encontra definida na lei, devendo as partes agir durante este período de forma a apreciar o interesse na manutenção da relação contratual. (art. 104º - Noção do CT)
A duração do período experimental é definida pelo art.º 112 (Lei nº 7/2009 de 12 de Fevereiro) e varia em função do termo e da duração do contrato. Assim sendo:
► Nos contratos celebrados a termo certo, qualquer uma das partes – Empregador ou Trabalhador – pode fazer cessar o contrato durante os primeiros:
•15 Dias se o contrato for <a 6 meses
• 30 Dias se o contrato for = ou> a 6 meses
► Nos contratos celebrados a termo incerto, qualquer uma das partes – Empregador ou Trabalhador – pode fazer cessar o contrato durante os primeiros:
•15 Dias se o contrato tiver previsão de duração <a 6 meses
•30 Dias se o contrato tiver previsão de duração = ou> a 6 meses
Os dias de falta, justificadas, de licença ou de dispensa, bem como de suspensão do contrato não se contam para efeitos de contagem do período experimental. (art. 106º)
Durante o período experimental qualquer uma das partes pode rescindir o contrato sem nenhuma obrigação de pré-aviso ou de indemnização. No entanto, e de modo a salvaguardar esta situação, é sempre conveniente a comunicação da cessação do contrato sob a forma de comunicação escrita.
4.8. Fim de Contrato
A gestão dos contratos é efectuada através da aplicação informática OLA, através da qual é possível extrair a qualquer momento uma listagem dos contratos em vigor. Esta listagem fornece uma visão global dos trabalhadores e clientes em planning, assim como permite dar um seguimento personalizado aos contratos (gestão das renovações e dos fins de contrato).
Para que estas informações se encontrem constantemente actualizadas, o Técnico de Recrutamento e Selecção deve proceder à introdução diária das informações que lhe vão sendo comunicadas quer pelos clientes, quer pelos trabalhadores. Contudo, é semanalmente, e aquando da elaboração do planning que o TRS deve aferir sobre a actualização completa dos dados da sua listagem.
A finalização de um contrato pode ter por base vários motivos, imputados à Adecco (mediante as indicações da empresa utilizadora) ou ao próprio colaborador.
A cessação de contrato deve ser formalizada sob a forma de comunicação escrita, através do envio de carta registada com aviso de recepção, respeitando os pré-avisos legalmente estabelecidos. Quando a rescisão é solicitada por parte do trabalhador, este deve entregar na agência o seu pedido de demissão, respeitando igualmente as datas de pré-aviso inerentes ao contrato assinado. (Anexo IV) Neste caso, a delegação deve pôr em acção todos os meios para garantir a substituição do trabalhador, de forma a não perturbar a normal actividade do cliente.
Qualquer fim de contrato deve ser devidamente registado na aplicação informática, contendo a descrição do motivo da cessação. Todos os registos de fim de contrato (cartas de rescisão e cartas de demissão) são arquivados no dossier do TT.
4.9. Férias
No ano da celebração do contrato, os trabalhadores só têm direito, após 6 meses de trabalho, a gozar 2 dias úteis de férias por cada mês, até 20 dias úteis.
Mas se passar para outro ano civil sem que o trabalhador tenha completado os seis meses ou sem ter gozado as férias, estas podem ser gozadas até Junho.
Contudo, nenhum trabalhador pode gozar, nesse ano, mais de 30 dias úteis de férias, salvo se a convenção colectiva o permitir.
4.9.1. Férias Acrescidas
Se o trabalhador, no ano civil, não tiver faltas ou tiver apenas um dia ou dois meios-dias de faltas justificadas, ou de suspensão do contrato por facto a si respeitante, tem direito a mais 3 dias de férias;
Se o trabalhador, no ano civil, tiver apenas dois dias ou quatro meios-dias de faltas justificadas, ou de suspensão do contrato por facto a si respeitante, tem direito a mais 2 dias de férias;
Se o trabalhador, no ano civil, tiver até três dias ou seis meios-dias de faltas justificadas, ou de suspensão do contrato por facto a si respeitante, tem direito a mais 1 dia de férias.5. Actividades Desenvolvidas
Como já foi referido anteriormente, aquando da minha entrada na delegação tomei conhecimento (através da leitura de documentos internos, por exemplo), dos processos, documentação e procedimentos que aí ocorriam regularmente. Posteriormente veio a fase da observação de tarefas e só depois a execução gradual de todas aquelas funções inerentes à função de responsável de acolhimento.
Quanto à gestão administrativa, actividade interligada ao processo de recrutamento e selecção, numa fase inicial as tarefas realizadas foram desde a organização de documentação e a introdução de vários elementos no sistema informático, a funções mais elementares e usuais como o atendimento telefónico, provisão de informação sobre certas questões ou anotação de recados.
♦ Inscrição/ Inserção fichas biográficas:
O acto de inscrição e a inserção de fichas biográficas (Anexo V) na base de dados informática (OLA), compreendia as tarefas de passar e preencher directamente na aplicação informática os campos necessários à inscrição do candidato e atribuição automática de um número de identificação interno, essencial para o prosseguimento do processo. Este procedimento mostrou-se fulcral para a aceitação da proposta de missão, tal como a gestão de contratos (celebração, renovação ou rescisão), pedidos de demissão, faltas e sua justificação, entre outras acções.
Para pesquisa, consulta e tratamento de informação, a gestão da base de dados de candidatos e trabalhadores temporários é uma ferramenta fundamental. (Anexo VI) Assim, logo após o registo das fichas biográficas, estas são arquivadas num dossier, por ordem numérica do número interno atribuído.
Posteriormente, caso se verifique o início de uma missão na Adecco, o procedimento habitual passa por fazer se constituir uma pasta, arquivada por ordem numérica, que inclui todos os documentos relativos à missão. Quando esta termina, o trabalhador passa
a inactivo e a sua pasta é consequentemente separada num ficheiro de trabalhadores temporários inactivos.
♦ Tratamento da Segurança Social:
Em relação às obrigações para com a Segurança Social, posso dizer que foi uma tarefa que desde logo tive que ter bem presente o que a mesma implicava, para consequentemente garantir uma correcta prestação de serviços. Estas tarefas passavam pela recolha de dados necessários ao preenchimento de impressos, ao controlo de comunicações diárias e mensais dos trabalhadores temporários a efectuar, a contactos telefónicos com a entidade e à entrega e arquivo de documentos.
Logo no primeiro dia de actividade do colaborador, procedia ao envio por fax, da comunicação de início de actividade do trabalhador temporário na empresa utilizadora para o Centro Regional de Segurança Social. (Anexo VII) Esta comunicação tinha que conter o nome completo do trabalhador, número de beneficiário da Segurança Social (caso já o possua), número de bilhete de identidade e data de início de actividade. O mesmo procedimento, com a junção destes mesmos dados, aquando fim de actividade do colaborador (Anexo VIII).
Procedia também à inscrição e declaração da situação laboral actual dos trabalhadores temporários para que os descontos se pudessem efectuar. Para a inscrição, preenchia o impresso “Trabalhadores por Conta de Outrem” para que fosse atribuído ao trabalhador o número de beneficiário da Segurança Social e apresentava-se fotocópia de documentos identificativos. Já quanto à declaração de situação laboral actual era essencial preencher o impresso “Comunicação da Entidade Empregadora da Admissão de Novos Trabalhadores”, com os dados referentes ao trabalhador e à missão de trabalho.
Os duplicados de todos os documentos devolvidos pelo Centro Regional de Segurança Social eram guardados numa pasta própria, ordenada por meses.
♦ Contratos de trabalho:
A celebração de contratos trata da formalização do acordo entre o cliente, o trabalhador e a delegação Adecco. Tendo em conta a relação laboral tripartida entre os três participantes referidos, procede-se à criação de dois tipos de contrato:
Contrato de Trabalho Temporário (C.T.T), celebrado entre a Adecco e o trabalhador e o Contrato de Utilização de trabalho temporário (C.U.T.T), celebrado entre a delegação Adecco e o cliente. A assinatura junto do cliente e do trabalhador é fundamental, tendo de ser efectuada dentro dos prazos estabelecidos pela lei geral do trabalho.
Cada missão de trabalho temporário obriga à elaboração de um contrato de trabalho (através da aplicação informática de OLA) e à assinatura desse mesmo contrato, constituído por dois exemplares cada um. São feitas duas vias, ficando consequentemente uma das vias para cada uma das partes. No caso do Contrato Temporário, poderia envia-lo para o trabalhador ou este dirigir-se à agência. Neste caso, podia estabelecer contacto com o colaborador e esclarecer dúvidas.
Os elementos constituintes do C.T.T são: os dados completos da delegação Adecco e também do trabalhador, motivo de recurso e justificação, funções e categoria profissional, horário de trabalho, período experimental, data de inicio do contrato e duração provável ou data de termo consoante o termo seja certo ou incerto. O C.T.T. teria de ser assinado até dez dias após o início da missão e ser arquivado na pasta do colaborador.
Relativamente ao Contrato de Utilização do Trabalho temporário, era também enviado para a empresa utilizadora para ser assinado pelo seu responsável. O seu conteúdo inclui tudo aquilo que se encontra no C.T.T., diferenciando-se apenas na introdução da identificação da empresa utilizadora e das condições de facturação acordadas. Quando devolvidos, estes contratos eram guardados nas pastas de cada empresa cliente correspondente, estando estas dispostas em arquivo por ordem alfabética de denominação, contendo também todo a informação respeitante à empresa utilizadora.
Em relação à rescisão de contrato, esta pode ser solicitada por uma das três partes: pela Adecco, pela entidade empregadora ou pelo trabalhador. Os motivos de rescisão são formalizados na ficha da proposta e seguimento da missão, mas também na aplicação informática. Quando essa decisão parte da entidade empregadora é necessário enviar para o colaborador uma carta de rescisão com oito dias de antecedência. Sublinho o facto de não haver qualquer tipo de obrigatoriedade no pré-aviso de oito dias quando o colaborador se encontra no período experimental (primeiros 15 dias úteis de missão).
A fotocópia deste documento era arquivada na pasta do trabalhador temporário, que passava para o estado inactivo. Por outro lado, quando é o trabalhador a decidir pôr termo à sua missão este tem de entregar na delegação o pedido de demissão. Nesta situação a substituição do colaborador tem de ser garantida de modo a não perturbar a actividade da empresa utilizadora e um novo processo de recrutamento e selecção pode ter inicio, assim as partes o entendam.
O procedimento seguinte era fornecer ao trabalhador a “declaração de Situação de Desemprego”, cujo preenchimento tive algumas vezes a cargo, para que este pudesse requerer o subsídio de desemprego junto da Segurança Social. O duplicado era colocado no dossier respeitante a documentos da Segurança Social, que se encontram ordenados por meses.
O cliente deverá fazer uma avaliação de final de missão, imediatamente a seguir ao final do contrato, de modo a existir um feedback, quanto ao decurso da missão, sendo este um mecanismo importante para o desenvolvimento e melhoria dos serviços.
♦ Vencimento
O vencimento é calculado com base no número de horas trabalhadas. O documento de controlo de presenças dos trabalhadores temporários, ou seja, a Folha de Horas, deveria ser assinada e carimbada pelo responsável da empresa utilizadora. A sua restituição deveria ser feita até ao último dia útil do período a que correspondem de forma a não prejudicar o desenvolver das próximas acções. Enviava diversas vezes este documento, por fax ou e-mail, para o departamento Adecco encarregado pelo seu tratamento e só depois o poderia arquivar. A partir daqui a transferência bancária do vencimento podia
ser efectuada através do Número de Identificação Bancária (NIB) fornecido pelo trabalhador.
O processamento de salários era operado, externamente à agência, no final do mês. O departamento da Adecco responsável pelo tratamento das horas trabalhadas, remetia os recibos de vencimento para posterior organização, entrega aos trabalhadores e arquivo de duplicados no dossier, por ordem de emissão cronológica e por ordem alfabética de trabalhadores. Os trabalhadores poderiam receber nos dias 25, 30 ou 7 de cada mês, dependendo do acordo estabelecido entre a Adecco e a empresa utilizadora.
Assim, os procedimentos após a sua recepção, contavam com a separação do triplicado e seu arquivo na agência, já que os outros dois exemplares seriam assinados pelo colaborador (ficando um deles para o próprio e outro para a Adecco, permanecendo em arquivo o original, bem como o triplicado do recibo de vencimento de cada colaborador).
Após a sua assinatura e posterior devolução, era arquivada a cópia na pasta de recibos de vencimento assinados.
Muitas das tarefas administrativas que referi como actividades desenvolvidas, abarcam procedimentos ligados às normas de qualidade que imperam na empresa. Esses procedimentos abrangem, por exemplo, tarefas de organização e arquivo de documentos, incluindo a base de dados das fichas de candidatura de trabalhadores temporários activos e inactivos e das pastas de clientes. O objectivo é o alcance da melhoria contínua da qualidade na prestação de serviços, fundamental para a satisfação de clientes, trabalhadores temporários e candidatos.
A Adecco foi a primeira empresa do sector a obter, em 1997, o certificado de qualidade. De acordo com as exigências da norma, esta certificação garante a implementação e o cumprimento, em todas as delegações da Adecco, dos procedimentos adequados para o Recrutamento e Selecção dos candidatos.
Ao longo do estágio pude também desempenhar a tarefa de envio de documentação por correio, quer para empresas cliente, quer para trabalhadores temporários. No final da entrega da correspondência nos CTT, trazia o duplicado da Guia multi-produtos CTT como prova de envio, bem como para outros efeitos a nível interno, nomeadamente,
para controlo do departamento contabilidade das correspondências enviadas mensalmente.
Quanto à organização de ficheiros e arquivos pude fazê-lo um pouco por todo o período de estágio, dada a necessidade de organização administrativa.
5.1. Análise Pessoal
As tarefas administrativas que realizei reflectem o contexto particular de uma empresa de trabalho temporário, pela celeridade e certa inconstância que caracteriza o seu sistema de trabalho. Não obstante um quotidiano continuamente recheado de novidade, as tarefas administrativas eram praticamente sempre as mesmas, dependendo da fase em que o processo se encontrava. Canalizei grande parte do meu tempo de estágio na execução destas tarefas.
Todas as etapas de cada processo são influenciadas pela actividade incessante de modificações muitíssimo importantes. Nomeadamente, a rotatividade de pessoas e entidades que se verificava diariamente. Isto exigia, naturalmente, um maior empenho na execução e acompanhamento dos processos.
Considero, pelo que pude constatar, que as tarefas administrativas fazem parte de um sistema cujo encadeamento se compreende e automatiza apenas com a prática incessante dos procedimentos. Desde a inscrição de um candidato, ao pedido da parte da empresa cliente, ao início, desenvolvimento e cessação de uma missão, todos esses passos têm subjacentes tarefas de índole administrativa. Estas têm como objectivos tanto a legalização dos processos, quanto a melhoria dos serviços no sentido da certificação de qualidade.
A aprendizagem global a nível administrativo e a consolidação de conhecimentos é fundamental para a possibilidade de seguimento do trabalho neste campo de acção. Considero ter adquirido competências e capacidades nesse sentido.
6. Considerações Finais
Este estágio foi extremamente enriquecedor, no sentido de me ter oferecido ocasiões de aprendizagem reais, que se prenderam em especial com o processo de recrutamento e selecção no âmbito do trabalho temporário e na prestação de serviços a outras empresas.
Há uma interacção, enquanto sistemas abertos, das organizações com a envolvente, estando consequentemente dependentes da contextualização laboral e económica em que se enquadram.
As empresas, como unidades económicas e sociais, ao sofrerem a influência da circunstância actual, alteram-se.
Hoje, novas estratégias de gestão são muitas vezes necessárias à continuidade das organizações. Mas também os recursos humanos abraçados pelo mercado de trabalho, têm hoje de se moldar às suas oscilações, bem como às formas de trabalho existentes, muitas vezes ajustáveis. Esse é o caso do trabalho temporário, que tive o privilégio de conhecer e perceber a partir do interior de uma organização especializada nesse âmbito.
A comunicação estabelecida entre os elementos de uma organização, ou no meu caso, num subsistema dessa mesma organização, é essencial para a dedicação da estagiária, para o esclarecimento de dúvidas que apareçam e para a produtividade.
O ambiente informal durante o estágio foi uma constante.
Alguns dos objectivos gerais que pretendia abraçar com o estágio, passavam pelo desenvolvimento de competências inerentes a todos os processos funcionais de uma empresa de trabalho temporário e o conhecimento profundo dos procedimentos que este tipo de experiência me pode proporcionar. Este primeiro ensaio no mundo do trabalho permitiu não só a minha emergência e progresso enquanto profissional, mas também a possibilidade de desenvolvimento a nível pessoal e interpessoal.
Bibliografia
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Ribeiro, R. B (2002). Recrutamento e selecção. In A. Caetano & J. Vala (Orgs.), Gestão de Recursos Humanos: contextos, processos e técnicas. (pp. 267-300). Lisboa: RH Editor
Santana, V & Centeno, L. G. (2000). Formas de trabalho: trabalho temporário; subcontratação. Lisboa: Observatório do Emprego e Formação Profissional.
Smith, V. (1997). New Forms of Work Organization. Annual Review Sociology, 23 315 339.
Webgrafia:
http://www.adecco.pt/(consultado no dia 5 Outubro de 2009) http://www.slot.pt/