O PERACIONALIZAÇÃO

A operacionalização do sistema visa assegurar os resultados pretendidos pela organização e implementar as ações determinadas na fase de planeamento, para tratar os aspetos ambientais significativos, dar cumprimento às obrigações de conformidade, gerir dos riscos e oportunidades no âmbito da qualidade e ambiente. Neste sentido, foram implementados procedimentos de controlo operacional, instruções de trabalho, manuais e guias orientativos e impressos integrados nos seguintes departamentos da organização:

45 • Administrativo e financeiro • Comercial • Controlo da qualidade • Fabrico • Logística • Manutenção.

Para cada departamento a organização dispõe de procedimentos com descrição das respetivas funções, responsabilidades e metodologias.

Administrativo e financeiro

Procedimento que integra o processo de compra de matérias-primas e outros materiais e a seleção de fornecedores, avaliação de fornecedores, reavaliação de fornecedores e verificação dos produtos comprados.

Comercial

Procedimento que compreende as abordagens comerciais, preparação do orçamento/proposta, ordem de encomenda/compra dos clientes, tratamento de reclamações de clientes e inquérito de avaliação do cliente.

Controlo da Qualidade

Procedimento que estabelece um sistema de controlo da qualidade que visa a garantia da qualidade das matérias-primas, produtos intermédios, produtos finais e requisitos inerentes ao processo de fabrico. Fabrico

Procedimento que compreende as etapas de produção, em várias fases, de acordo com os requisitos estabelecidos.

Logística

Procedimento que abrange as etapas de receção e armazenamento, de acordo com os requisitos estabelecidos.

46 Manutenção

Procedimento que permite garantir o bom estado dos equipamentos, em condições confiáveis para o propósito a que se destinam, de modo a cumprir com as exigências do negócio.

DESIGN &DESENVOLVIMENTO

Numa perspetiva de desenvolvimento do negócio e de melhoria contínua, a organização estabeleceu uma metodologia subjacente à investigação e desenvolvimento de novos produtos, no documento DOC-PRD- PP-05 Desenvolvimento de Produtos para a operacionalização dos processos existentes ou novos processos da organização. Deste modo, pretende-se assegurar a informação necessária a todos os colaboradores relativamente ao procedimento a seguir, no que respeita à realização e desenvolvimento de novos produtos e serviços, o qual se aplica a todos os colaboradores.

O planeamento e desenvolvimento é implementado através da recolha de dados específicos sobre as necessidades do mercado. Em fases oportunas, as revisões sistemáticas da conceção e desenvolvimento são realizadas de acordo com ações planeadas e a verificação é realizada de acordo com os intervalos planeados, por forma a assegurar que o design e desenvolvimento cumpram os requisitos de entrada. Já a validação da conceção e do desenvolvimento, efetuada de acordo com as disposições planeadas, garante que o produto resultante é capaz de satisfazer os requisitos.

Qualquer design e mudanças de desenvolvimento serão identificados e os registos mantidos. As alterações são revistas, verificadas e validadas, conforme apropriado e aprovadas antes da implementação e os registos dos resultados da revisão e de todas as ações necessárias serão mantidos.

EMERGÊNCIAS

A operacionalização pressupõe que a organização esteja preparada para lidar com qualquer situação de emergência, por exemplo incêndio, explosão, ameaça de bomba, distúrbio civil, extorsão, potencial intoxicação alimentar, falta de energia, derrames, surto de doença transmitida por alimentos, etc., que normalmente não ocorrem e não podem ser tratados nos procedimentos atuais, podendo representar um risco para os produtos, ambiente, colaboradores e qualquer outro pessoal.

Neste sentido a organização dispõe de um manual que fornece uma descrição detalhada da preparação para emergências e inclui informações sobre resposta a emergências, equipamentos de emergência, formação, gestão e responsáveis da equipa de gestão de crise.

47

Tabela 16: Equipa Gestão de Crise

Situação de Crise Ponto de Contacto Inicial

Incêndio ou evacuação do local Responsável Produção

Falha no fornecimento de serviços públicos (exemplo: luz,

etc.) Responsável Produção

Falha no sistema de tecnologias de informação (exemplo:

net, rede interna, etc.) Responsável Administrativo

Contaminação do Abastecimento de Água Responsável QSA e Ambiente Falhas (quebras) de segurança (exemplo: entrada de

estranhos, etc.) Responsável Administrativo

Sabotagem (nas matérias-primas Expedição/Distribuição,

etc.) Responsável Logística

Qualidade do produto ou segurança (exemplo: durante o

fabrico) Responsável Produção

A lista de contactos para serviços de emergência e as autoridades reguladoras encontram-se afixados nas paredes (locais estratégicos).

AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES

O controlo dos processos, produtos e serviços de fornecedores externos é fundamental na operacionalização do sistema de gestão integrado.

Na organização, a decisão sobre a seleção de um fornecedor (novo ou readmitido) é efetuada pelo Responsável da Produção, com base na experiência na área em questão, historial existente, preço, prazo de entrega, garantia de conformidade dos produtos/serviços/requisitos legais, capacidade de satisfazer as quantidades necessárias.

Apenas são selecionados os fornecedores que cumpram todos os requisitos ou no caso de ausência de alternativas é selecionado o fornecedor que apresenta mais garantias. Após a seleção, os fornecedores são incluídos na lista de fornecedores aprovados pela organização. Os fornecedores são reavaliados, no mínimo, anualmente pelo responsável da qualidade e os resultados são registados num formulário de avaliação do desempenho do fornecedor.

Fatores que devem ser considerados aquando da reavaliação: • Resposta aos pedidos

48 • Desempenho na Entrega • Resposta às Reclamações

• Produtos/Materiais/Praticas sustentáveis • Qualidade em Geral

• Competitividade pelo Preço

Toda a metodologia de aprovação de fornecedores e reavaliação de fornecedores está descrita num procedimento interno. Por forma a complementar o sistema de avaliação de fornecedor definido, é enviado ao fornecedor um Questionário de Avaliação (em formato eletrónico Google Drive).