Perspectiva histórica da actividade de PSI

Apesar de o PSI ainda constituir um domínio de estudo e aplicação relativamente recente, já é possível identificar uma sequência evolutiva para a forma como se foi desenvolvendo ao longo dos últimos anos.

A progressão da actividade de PSI ao longo das últimas décadas foi perspectivada por Stegwee e van Waes ([Stegwee e van Waes 1990], p. 88) num modelo constituído por três estádios. Para os autores, a forma como esta actividade era percepcionada pela organização, os problemas a ela associados e os objectivos que com ela se pretendiam alcançar alteraram-se à medida que a função SI/TI se afirmava nas organizações. A Tabela 3.1 apresenta um resumo das principais características dos três estádios identificados: PSI preliminar, PSI metodológico e PSI sofisticado. Uma descrição sucinta destes estádios é apresentada de seguida.

Movidos pela insatisfação sentida em relação aos SI existentes e ao enorme backlog aplicacional que assolava as organizações na década de 70, os investigadores e profissionais de SI começaram a evidenciar os primeiros sinais de interesse relativamente à actividade de planear Sistemas de Informação. Desde então, assistiu-se a um rápido desenvolvimento dos conceitos e metodologias que suportam o processo de PSI e a um crescimento da relevância desta actividade nas organizações [Stegwee e van Waes 1990].

Tabela 3.1 - Características dos estádios de evolução do PSI.

Estádio PSI Preliminar PSI Metodológico PSI Sofisticado

Preocupação Eficiência Eficácia

Eficiência

Competitividade Eficácia Eficiência

Nível da organização que engloba Operacional Táctico

Operacional

Estratégico Táctico Operacional

Considerações temporais Situação presente Situação presente Cenários futuros Situação presente

Âmbito de interesse Processos internos Processos internos Ambiente externo Processos internos

Informação organizacional Não considerada Considerada Integração da informação organizacional no PSI

Adaptado de: Stegwee, R.A. e R.M.C. van Waes, "The Development of Information Systems Planning Towards a Mature Management Tool", Proceedings of 1990 Information Resources Management Association International Conference, Hershey, Pennsylvania, 1990.

No estádio I - PSI preliminar - a actividade de PSI era realizada de modo isolado do planeamento da organização, sendo da total responsabilidade da função SI/TI. A atenção desta actividade recaía sobre a optimização de tarefas rotineiras, apresentando como principais objectivos a melhoria da comunicação entre utilizadores e pessoal de SI, o aumento do apoio e comprometimento da gestão de topo, a melhoria das previsões e alocação dos recursos de SI e a identificação de novas e melhores aplicações computacionais de elevado retorno [Lederer e Sethi 1989, 1992; Premkumar e King 1991].

Tendo como intuito a obtenção de melhores níveis de eficiência operacional, a realização desta actividade ignorava completamente as preocupações e objectivos organizacionais. A estratégia do SI era, essencialmente, o somatório dos planos e actividades existentes, derivadas do desenvolvimento bottom-up, em vez de resultar de um plano coerente da organização [Edwards et al. 1991]. Este tipo de PSI, de natureza reactiva, embora sendo prático ao nível da gestão dos sistemas computacionais, conduzia, muitas vezes, a perdas de oportunidades do negócio, à utilização ineficiente dos recursos e a sistemas e arquitecturas incompatíveis [Robson 1994].

O estádio II - PSI metodológico - surge em consequência do reconhecimento da informação como um recurso da organização. Tal facto desencadeou a necessidade de definir e gerir uma estratégia global para a informação, o que acabou por se traduzir na integração das fronteiras funcionais. Este novo estádio caracterizou-se pelo desenvolvimento de metodologias formais para a actividade de PSI que tentavam solucionar os problemas evidenciados no estádio I. Apesar dessas metodologias, das quais se refere o BSP14, se basearem em determinados aspectos organizacionais, tais como estratégias e objectivos da organização, ainda apresentavam uma natureza reactiva, uma vez que aceitavam as imposições do negócio sem reagir e sem tentar percebê-las. Para além disso, apenas se preocupavam em conseguir melhorias a nível da eficácia das operações, não considerando quaisquer expectativas futuras [Stegwee et al. 1993].

Embora as várias metodologias realçassem o facto de que a gestão de topo devia estar envolvida no processo de planeamento, na prática esta delegava as suas funções para os órgãos de acessoria ou para os seus subordinados. Ou seja, aparentemente a gestão de topo ainda não reconhecia o impacto estratégico que as TI poderiam causar na organização. Apesar disso, esse impacto começou a ser reconhecido pelos restantes intervenientes no processo de PSI, os quais tentaram determinar formas de integrar a estratégia de SI com a estratégia geral da organização. Este aspecto constitui a característica principal do estádio III [Stegwee e van Waes 1990].

Este novo estádio - PSI sofisticado - que se caracteriza pelo reconhecimento da importância estratégica que as TI podem ter nas organizações, acrescenta aos interesses de eficiência e eficácia, manifestados nos estádios anteriores, um novo interesse: a competitividade. A natureza destas novas preocupações obrigam o PSI a incluir, para além de considerações referentes aos processos internos da organização, considerações referentes ao seu ambiente externo. Em vez de se concentrarem apenas em aspectos da situação presente, tornou-se essencial o desenvolvimento e análise de cenários futuros, e a monitorização

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BSP é o acrónimo de Business Systems Planning e designa uma metodologia de Planeamento de Sistemas de Informação [IBM 1984].

permanente das novas tendências tecnológicas, de modo a identificar as oportunidades futuras para a aplicação das TI [Stegwee et al. 1993]. O PSI transformou-se, assim, numa actividade pro-activa, podendo ser responsável por mudanças no funcionamento e estrutura da própria organização.

Na tentativa de melhorar os resultados obtidos com o PSI, e porque se reconhece que em diferentes circunstâncias podem privilegiar-se preocupações típicas de cada um destes estádios, com potencial detrimento de outras, a tendência actual é para a adopção dos denominados métodos eclécticos ou múltiplos [Earl 1989; Sullivan 1985].

Para além do modelo de Stegwee e van Waes, outros têm sido propostos por diferentes autores. Por exemplo, Galliers [Galliers 1991] ilustrou o trajecto de desenvolvimento da actividade de PSI de acordo com o modelo apresentado na Figura 3.1, cuja correspondência com os estádios de Stegwee e van Waes é quase imediata.

(oportunidades) competitividade (meios computacionais) eficiência eficácia eficácia (problemas actuais) (oportunidades futuras) REACTIVO ISOLADO PRÓ-ACTIVO REACTIVO Foco nas TI Foco na organização Formulação de estratégias, procura de objectivos Resolução de problemas

Figura 3.1 - Trajecto de desenvolvimento da actividade de PSI (fonte: [Galliers 1991], p. 56).

Embora os vários modelos tenham representações gráficas distintas, na sua essência são todos muito similares deixando transparecer as mesmas preocupações, âmbito de interesse, etc.

Apesar da aprendizagem acumulada com as experiências realizadas ao longo dos anos e do desenvolvimento e melhoria dos métodos de PSI, planear o Sistema de Informação de uma organização ainda é uma tarefa difícil e repleta de problemas, constituindo uma das principais preocupações dos gestores de SI/TI [Ang et al. 1995; Brancheau e Wetherbe 1987; Dickson et

al. 1984; Earl 1996a; Huysman et al. 1994; Lederer e Sethi 1988; Niederman et al. 1991; Teo et al. 1997].