Planeamento Organizacional

Geral Departamento Administrativo/Financ. Departamento de Qualidade Departamento Comercial Logística Armazém Secretariado Departamento de Compras Loja Própria

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A empresa será inicialmente uma micro empresa, contando somente com 3 colaboradores (anexo VIII), onde os recursos humanos serão distribuídos por duas áreas essenciais - gestão/área comercial e produção. A área comercial ficará também responsável pela manutenção da informação actualizada na plataforma web.

Director Geral

O Director Geral é, em última instância, o responsável máximo pela gestão corrente da organização. Estão a seu cargo as funções financeiras (da qual é Director) e pessoal. Director Geral é por quem deve passar todas as decisões e a quem deve ser comunicado qualquer problema que exista.

Departamento Administrativo e Financeiro

Este departamento é responsável pela implementação do sistema de Qualidade nas áreas de aprovisionamento, em termos administrativos. Tem também como função a manutenção e actualização dos registos da Formação que é dada a todos os seus colaboradores.

Departamento de Compras

Departamento bastante importante para a empresa, uma vez que é através deste departamento que se estabelecerá os contactos com os fornecedores, e da qual depende os melhores negócios.

52 Departamento Comercial

É o departamento responsável pela análise de todas as encomendas, pelo contacto com os clientes, pela promoção dos produtos da SweetBio no mercado interno e futuramente no mercado externo, e ainda pela definição, desenvolvimento e alteração dos materiais de embalagens. Cabe ainda ao Departamento Comercial a análise de todas as devoluções que possam ocorrer, bem como das reclamações efectuadas pelos clientes, uma tarefa que será, sempre que possível, analisada em conjunto com o Departamento de Qualidade elaborando acções correctivas e preventivas. É responsabilidade deste departamento a criação de uma Loja Própria, numa fase posterior.

Logística

Será esta a responsável pela manutenção do stock em armazém.

Pretende-se que parte dos produtos fabricados sejam armazenados no próprio local de produção. Porém a empresa alugará um armazém localizado em Évora, com cerca de 60m².

Função Administrativa e Financeira

A função Administrativa e Financeira é responsável essencialmente pela análise dos Balanços e restantes demonstrações financeiras. Será também esta função que elaborará os orçamentos e será também responsável pela gestão de tesouraria. Dada a elevada importância que esta função apresenta para a sustentabilidade da empresa, será exercida por um departamento específico: o Departamento Administrativo e Financeiro. Nesta função estão ainda inseridas tarefas como a escolha do modo de financiamento para a aquisição de equipamentos considerados necessários (leasing, ALD, entre outros).

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O responsável por este departamento será o Director Geral, que deve estar em contacto permanente com as entidades financiadoras, como os bancos, por exemplo, de forma a obter as melhores taxas de juro (negociação dos spreads) e as melhores formas de investimento de algum capital excedentário que possa existir. Estabelecendo uma boa relação com estas entidades, a empresa conseguirá criar uma imagem de seriedade que é levada a todo o “mundo empresarial” e que se tornará numa mais-valia aquando da negociação com outras entidades como, por exemplo, os fornecedores. Um outro aspecto que deverá ser tido em consideração é esta mesma negociação com os fornecedores, a forma de pagamento e os preços finais devem ser negociados com base nesta função, assim sendo o departamento das compras também estará a seu cargo.

Quanto à organização contabilística, a empresa terá uma avença com um contabilista para que possa organizar as contas da empresa, tanto a nível financeiro como a nível interno (contabilidade analítica). Desta forma, todos os custos inerentes à actividade da empresa serão controlados e analisados convenientemente.

Função Comercial

O departamento comercial da SweetBio afecta a responsabilidade no âmbito dos contactos que são estabelecidos com os clientes, bem como a promoção dos produtos junto destes, quer se tratem de clientes nacionais ou internacionais. Ainda estão sob a alçada deste departamento as funções de distribuição e comunicação, ficando a cargo da distribuidora a função de força de vendas.

Função Produção

Esta função, pela sua importância, terá também um departamento específico: o Departamento de Produção. Apesar da produção ser feita por forma de outsourcing, este departamento é responsável pelo estabelecimento de quotas de produção mensais de forma a satisfazer a

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procura existente. A empresa deverá, sempre que possível, praticar uma estratégia Level de produção, evitando a existência de “picos” que levem a um sobre-utilização dos equipamentos em determinados períodos do ano. Para garantir a existência desta estratégia, deverá ser estabelecido um programa de produção que deve ser continuamente revisto. Sempre que sejam detectados gaps, o programa deve ser revisto e analisado.

Função Qualidade

Para conseguir satisfazer as necessidades dos clientes, a SweetBio deverá aumentar continuamente a qualidade dos produtos e serviços que oferece. Em parte, este objectivo é concretizado através do investimento em novas tecnologias que permitem melhorar todo o processo produtivo. A qualidade é ainda garantida pela escolha criteriosa das frutas que são compradas a terceiros.

Política de Qualidade da SweetBio

Em termos internos, a política de qualidade da SweetBio baseia-se essencialmente em quatro vectores:

_{Todos os produtos respeitam os aspectos legais e de segurança alimentar.}

_{Não admitir erros e cumprir os compromissos dentro do prazo e de acordo com o}

esperado.

_{São dados aos fornecedores os meios adequados para que consigam executar o seu}

trabalho sem defeitos, de acordo com os padrões de desempenho estabelecidos pela SweetBio.

_{A preocupação da empresa centra-se no melhoramento contínuo da qualidade dos seus}

55 Controlo de Qualidade

O controlo de qualidade passa, não só pela análise dos doces, como também pelo controlo de todos os materiais e equipamentos utilizados.

Estando responsável por esta tarefa os promotores da ideia, sendo a promotora a responsável a tempo inteiro pela garantia de qualidade e garantido que todas as componentes serão bem executadas.

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