MÓDULO 4
Em um processo de planejamento o administrador estabelece:
• os objetivos
• os métodos para atingi-los
•os recursos (humanos, financeiros, físicos) necessários para atingi-los.
Em razão de planejarmos os trabalhos de outras pessoas, faz-se necessá-rio que estas os executem de acordo com o que foi planejado; e aí reside um dos obstáculos do planejamento. Para minimizar o problema de que o planejamen-to, normalmente, é elaborado por pessoas ou equipes que não o irão executar, utiliza-se o envolvimento de algumas delas no processo, com vistas a facilitar a execução.
0 planejamento é, portanto, a função mais importante inerente ao pro-cesso administrativo, ocorre em todos os tipos de atividades, e pode ser consi-derado nio só como uma necessidade da organização, como uma responsabi-lidade da administração.
•CONCEITO
Mantendo a nossa posição com relação à conceituações e definições, va-mos listar, a seguir, uma série de conceitos de planejamento identificados em obras de autores diversos.
"Planejamento é a função administrativa de determinar adiantadamente o que um grupo de pessoas deve fazer e quais as metas que devem ser atingi-das."(24)
"O planejamento é a função administrativa de determinar antecipadamente que grupo de indivíduos deve fazer o que, e como as metas devem ser atingidas.
Ele estabelece metas, métodos para que elas sejam atingidas, e quais os recursos necessários para isso. É uma função através da qual se programa antecipadamen-te o trabalho que será eventualmenantecipadamen-te feito. Cada nível de uma organização toma o planejamento do nível que lhe está acima e, ou converte os planos para o nível que lhe está abaixo, ou aplica os planos como eles foram traçados. O planeja-mento é o passo original da tomada de decisão administrativa." (25)
"Planejar é decidir antecipadamente o que fazer, como fazer, quando fazer e quem irá fazer. É eliminar o hiato entre onde estamos e onde queremos ir." (26)
"Planejamento é o processo de pensar no trabalho a ser feito, considerando as tarefas em termos de equipamentos, pessoas, facilidades e outros recursos, e apresentar os planos necessários para delinear qual a melhor forma de executar as tarefas." ( " )
(24) JUCIUS, Michael J. e SCHLENDER, Willian E. - Introdução à Administração - Ele-mentos de Ação Administrativa - Editora Atlas S.A. - Pág. 64.
(25) IDEM, Págs. 16 e 17.
(26) KOONTZ e O'DONNELL - Fundamentos da Administração - Livraria Pioneira Editora - S. Paulo - Pág. 69.
(27) KWASNICKA, Eunice Laçava Introdução à Administração Editora Atlas S.A. -Pág. 142.
"Planejamento é definido como a atividade pela qual administradores anali-sam as condições presentes para determinar formas de atingir um futuro deseja-do. Isso envolve as condições de antecipar, influenciar e controlar a natureza e direção das mudanças. Planejamento é um processo contínuo envolvendo noções de percepção, análise, pensamento conceituai, comunicação e ação." (28)
"Planejamento — a determinação do que precisa ser feito, quando e por quem, para cumprir a responsabilidade atribuída a alguns." (29)
"Planejar é decidir por antecipação o que deve ser feito e mais, o como, o quando, o quanto, por quem e onde, e isto depois de indagar por que." (30)
• FASES DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO
Com base no conceito de planejamento, JUCIUS e SCHLENDER desta-cam que este processo apresenta três pontos principais:
•é feito ANTES de iniciar-se a e.xecução;
•é feito por ESPECIALISTAS pára outros;
• contribui para o esforço de um GRUPO.
Assim, os autores orientam para três fases do processo de planejamento:
"•FASE DE PREDETERMINAÇÃO.
•FASE ESPECIALISTA.
• FASE DE AÇÃO EM GRUPO".
Na FASE DE PREDETERMINAÇÃO são estabelecidos, por um lado, os objetivos ou metas desejados e o modo como elas devem ser atingidas, e por ou-tro, é nesta fase que são identificados os obstáculos, dificuldades e problemas que poderão obstruir o atingimento dos objetivos definidos. É nesta fase que estabelecemos o que deve ser feito, como, onde, quando e por que, em maior ou menor proporção.
A FASE ESPECIALISTA se caracteriza pelo fato de que o(s) administra-dor(es) pensa(m) adiantadamente sôbre uma ação que vai se desenvolver em tempo futuro, portanto, ele(s) se especializa(m) em prever a ação posterior de um grupo.
A FASE DE AÇÃO EM GRUPO se identifica por expressar claramente os objetivos pessoais e do grupo. Quando ela é bem desenvolvida, o grupo trabalha com bases firmes e tem noção do que deve ser executado, como e por quem.
(28) KWASNICKA, Eunice Laçava Introdução à Administração Editora Atlas S.A. -Pág. 153.
(29) LOEN, Raymond O. - Administração Eficaz - Zahar Editores - Pág. 4L
(30) TORNAGHI, Newton - Princípios de Administração - Planejamento (2) - Edições Newton Tomaghi - Pág. 5.
NOTA 1: Para um maior aprofundamento do assunto, ler JUCIUS e SCHLENDER Introdução à Administração Editora Atlas S.A. Cap. 4 -Planejamento - Págs. 62 a 65.
NOTA 2: Para uma outra visão: KWASNICKA, Eunice Laçava - Introdução à Administração Editora Atlas S.A. Cap. 10 Planejamento -Principais Fases para Geração de um Planejamento - Págs. 159 a 162.
• PLANEJAMENTO, PLANO E TOMADA DE DECISÃO
Nos contactos que o leitor possa travar com diferentes autores no terreno administrativo, pode estabelecer-se alguma confusão entre os assuntos em epí-grafe. É preciso ter sempre em mente que além de função administrativa, o pla-nejamento é um processo no qual pode ser utilizado um determinado método.
0 plano é a cristalização do processo, é o instrumento resultante do processo de planejamento, é um conjunto lógico e ordenado de objetivos e meios. A to-mada de decisão ou processo decisório é o processo através do qual nós decidi-mos pela escolha entre diversos cursos de ação ou alternativas.
Sobre o assunto, decidimos transcrever:
"Para melhor entender a natureza do planejamento, deve-se conceituar três termos - planejamento, plano e tomada de decisão - importantes do pro-cesso administrativo.
— Planejamento: A função de planejar é definida como a análise de in-formações relevantes do presente e do passado e a avaliação dos possíveis desen-volvimentos futuros, de forma que um curso de ação seja determinado e que torne possível à organização atingir seus objetivos já determinados. Segundo ACKOFF, planejamento pode ser definido como: "0 Projeto de um estado fu-turo desejado e de meios efetivos para torná-lo realidade".
0 autor ainda completa dizendo que o planejamento é um típico processo de tomada de decisão, embora nem toda a tomada de decisão seja planejamento.
— Plano: A recomendação de um curso de ação estabelecido no planeja-mento é o plano. É através do plano que o planejaplaneja-mento se torna operacional.
— Tomada de decisão: Tomada de decisão é uma atividade inerante ao pro-cesso de planejamento como um todo. Tomar uma decisão é fazer uma escolha entre duas ou mais alternativas.
A alternativa escolhida é a decisão.
0 processo de tomada de decisão é uma tentativa racional, por parte do administrador, de atingir os objetivos propostos pela organização. Ele obedece ao seguinte roteiro abaixo:
1 • determinação do problema;
2 • desenvolvimento de alternativas possíveis para melhor solucionar o problema;
3 • análise das alternativas. Essa análise será feita em função dos pontos fracos e fortes de cada alternativa;
4 • seleção da melhor alternativa.
O processo inicia e termina exigindo do administrador bom julgamento, adicionado à experiência, análise quantitativa e criatividade. Adicionalmente, o processo de decisão é feito em um ambiente onde certas suposições são assu-midas e implicam o conhecimento do ambiente em que a empresa está operan-do". (31)
•ORIGEM DOS PLANOS
Se o resultado ou produto do processo de planejamento é materializado num plano, podemos aceitar que todo plano se origina naquele processo. Mas essa é uma afirmação muito generalizada. Na realidade, para que seja deflagrada uma ação, torna-se imperioso que existam alguns motivos para que isso aconteça.
Por exemplo, que tenhamos identificado um problema, descoberto um estado de carência, um conflito de interesses ou, ainda, tenhamos recebido uma ordem de chefia superior. Esses são alguns dos motivos possíveis de conduzir-nos à uma ação. No entanto, para iniciarmos o processo que dá origem a um plano é necessário que reconheçamos a existência de uma necessidade de agir. Se for constatada esta necessidade, devemos prosseguir analisando o problema, a situa-ção, o conflito ou o estado de carência. Terminada a análise, iniciaremos uma outra etapa, qual seja a geração, avaliação e seleção de alternativas, ou propos-tas de linha de ação. Do exame ou análise efetuada nessa fase anterior podere-mos, então, chegar à uma decisão e traduzi-la num plano.
•TIPOS DE PLANOS
Se consultarmos diversos autores no campo da administração, observa-remos que eles adotam classificações diferentes de planos. Há os que os dividem em formais e informais. Outros nos falam de planos táticos e estratégicos. Al-guns os desdobram em planos de curto, médio e longo prazos.
Para efeito do nosso nível de proposta, e partindo do conceito exposto por TORNAGHI (32) "chamando genericamente de plano todo e qualquer esboço que contenha elementos para orientar a ação futura", vamos considerar, de acor-do com o autor citaacor-do, três grandes categorias:
"•METAS
• PLANOS BÁSICOS
(31) KWASNICKA, Eunice Laçava Introdução à Administração Editora Atlas S.A. -Cap. 10 - Planejamento - Págs. 152 e 153.
(32) TORNAGHI, Newton - Princípios de Administração - Planejamento (2) - Edições Newton Tornaghi - Rio de Janeiro - Págs. 7 a 10.
• PLANOS ESPECÍFICOS"
As METAS, consideradas pelo autor como planos singelos, apresentados em termos de resultados desejados, são conhecidas também como missões, pa-drões, alvos, objetivos, quotas, etc.,e. por sua natureza, servem de elementos de controle, além de serem pontos obrigatórios de passagem, ou elos do processo de planejamento. São classificadas em três grupos pelo autor:
"•MISSÕES — metas propostas em termos de empreendimentos a realizar.
Ex.: Mensagem a Garcia.
•ALVOS - m e t a s definidas pelos objetivos a atingir. Ex.: quotas, datas fatais.
• PADRÕES DE COMPORTAMENTO - metas sugeridas pela indicação de atividades esperadas. Ex.: campanha do absenteísmo, campanha pela redução de acidentes pessoais".
Na visão de TORNAGHI, os PLANOS BÁSICOS são aqueles que aten-dem situações duradouras, continuadas, ou que se repetem, e capazes de sis-tematizar procedimentos. Ele os classifica em três tipos:
"•POLÍTICAS — normas básicas de ação, vazadas em largos traços, mas profundas em seu alcance. Ex.: Constituição Federal.
•REGULAMENTOS - normas que sistematizam o desenvolvimento de determinado processo; não cogitam de pormenores que devam ser apli-cados em cada caso, mas fornecem a regra geral para todos os eventos de um mesmo tipo. Ex.: Código de Obras.
•INSTRUÇÕES - seqüência meticulosa de atitudes e providências, indi-cando o roteiro seguro para o desenvolvimento de qualquer ação de âm-bito limitado. Ex.: Normas Técnicas".
No que se refere aos PLANOS ESPECÍFICOS que TORNAGHI diz des-tinarem-se a atender a situações peculiares e estarem ultrapassados quando o ob-jetivo for atingido, ele os classifica nos seguintes tipos:
"•PROGRAMAS GERAIS - caracterizam-se pela grande extensão e peque-na compreensão. Ex.: Plano de Ação Econômica do Governo.
• PROJETOS - apresentam elucidação completa sôbre o desenvolvimento que se pretende dar a determinada operação. Ex.: Projeto do Porto de Tubarão.
OBS.: Para treinamento é importante desenvolver exercícios de elaboração de pequenos projetos. Pode ser feito como trabalho de grupo ou individual.
PLANOS PARTICULARES - planos que se caracterizam pelo requinte de pormenores; especificam, exaustivamente, um trabalho a ser feito.
Ex.: Plano de escoramento de uma ponte".
NOTA 3: No Cap. 5 A Natureza e a Finalidade do Planejamento Parte 2 -Fundamentos da Administração - KOONTZ e 0'DONNELL - Li-vraria Pioneira Editora - São Paulo - Págs. 72 a 79 - o leitor encon-trará outra classificação ou tipos de planos.
• MÉTODOS DE PLANEJAMENTO
Falamos anteriormente que a função administrativa PLANEJAMENTO é de fundamental importância para o administrador e, conseqüentemente, para qualquer organização. Mas, será que os administradores planejam todos do mes-mo mes-modo?
Novamente JUCIUS e SCHLENDER (33) nos socorrem na resposta, quan-do colocam que "existem três caminhos ou métoquan-dos importantes para planejar:
•PESSOAL
• QUANTITATIVO
• SIMULATIVO".
O método pessoal pode ser visto como aquele próprio de cada indivíduo, mas os outros dois, segundo os autores, têm uma maneira estruturada ou cien-tífica.
NOTA 4: Para descrição e conhecimento pormenorizado dos três métodos