Planejamento – políticas para repositório institucional

A partir do momento em que uma instituição reconhece a necessidade da criação de seu RI e da grande relevância para a visibilidade da sua produção científica e preservação de memória, esse RI terá que ser respaldado por uma política gerencial provinda da instituição.

No contexto dos RIs, a política pode ser entendida como sendo a aplicação das diretrizes que a instituição responsável estipula a datar do planejamento do modo de funcionamento do repositório, considerando aspectos relativos à cultura e à estrutura da organização e após determinações que cumpram as normatizações dos procedimentos orientados por essa política. O serviço a ser prestado à comunidade acadêmica será com base nas regras estipuladas nessa política.

Uma política deve ser construída de acordo com as necessidades e características de uma instituição ou organização. Desse modo irá fortalecer decisões locais; essa política deverá cobrir os objetivos, diretrizes, práticas e intenções institucionais. Segundo Strassmann81 (1994), citado por Tomaél e Silva (2007, p. 4),

Para a elaboração de uma política de informação, não importa em que esfera, é importante a participação de todos os envolvidos, pois sem um consenso geral sobre os princípios e diretrizes de quem faz o que, quando e como, não se podem criar os fundamentos para a construção da autossuficiência informacional (information superiority).

81 _{STRASSMANN, Paul A. The politics of information management: policy guidelines. Connecticut:}

No desenvolvimento de um RI é necessário equipes multidisciplinares trabalhando de modo integrado, uma vez que um RI não deve ser uma iniciativa isolada.

Para que os propósitos sejam atingidos, a política do RI deverá estar estabelecida e disponível para os usuários no próprio repositório, assim a comunicação poderá fluir e englobar toda a comunidade acadêmica da instituição.

No dizer de Leite (2008, p. 113), a política de funcionamento do RI é primordial para:

 Integrar o repositório na estratégia e no ambiente de informação da instituição;  Apresentar uma visão clara dos principais atores envolvidos no contexto do RI;  Satisfazer as necessidades da comunidade;

 Atrair usuários;

 Estabelecer responsabilidades, prerrogativas, direitos e deveres;  Povoar o repositório;

 Torná-lo juridicamente viável;

 Manter relações externas com as agências de fomento, editores e sociedades científicas;

 Manter relações internas com administradores acadêmicos, pesquisadores e equipes de gestão da informação na instituição;

 Preservação digital de longo-prazo;  Gerenciar riscos;

 Facilitar o trabalho da equipe gestora do repositório.

Um aspecto importante a ser mencionado, e recomendável, é que a política de funcionamento esteja em concordância com as políticas vigentes na biblioteca e na instituição. Estudo realizado por Viana e Márdero Arellano (2006) mostra a compilação de políticas institucionais no estabelecimento de RI, a partir de três fontes: a literatura científica sobre os arquivos abertos; o Diretório Internacional (ROAR82_{); e a própria experiência dos}

autores (pesquisadores do IBICT).

Dez categorias de diretrizes resultaram da compilação feita pelos autores, sendo elas:

1. Políticas relacionadas a direitos de autor;

2. Políticas de depósito/submissão de documentos; 3. Políticas relacionadas ao acesso à informação; 4. Políticas para engajamento de pesquisadores/autores; 5. Políticas para editores e revisores do RI;

6. Políticas para preservação digital;

7. Políticas para envolvimento dos stakeholders; 8. Políticas para os Centros e Departamentos; 9. Políticas de atuação dos responsáveis pelo RI; 10. Políticas implementadas em âmbito internacional.

A partir das políticas avaliadas por Viana e Márdero Arellano (2006, p. 13) foram indicados alguns fatores de possível impacto no sucesso desse empreendimento:

a) autoarquivamento e seus procedimentos; b) questões de direitos autorais; c) fluxos de tarefas e especificações relacionados ao depósito/submissão de documentos para o repositório; d) limitações, vantagens e potencialidades do RI para acesso a informações; e) papel e comprometimento dos autores/depositantes; f) atuação e fluxo de tarefas de editores e revisores de conteúdo e metadados; g) relevância da preservação digital; h) necessidade de envolvimento dos stakeholders de toda a instituição; h) responsabilidades de cada unidade organizacional dentro da IES (Instituto, Departamento etc.); i) atuação dos membros da equipe responsável pela implantação do RI; e j) papel e atribuições dos profissionais de informação durante todo o processo.

Diante deste novo cenário em que a comunicação científica se encontra, o estabelecimento de RIs, além de considerar os aspectos técnicos, deve considerar o ambiente e os atores da instituição, visto que uma política de informação lançada em moldes não participativos pode tender a um resultado negativo.

Citamos algumas instituições com seus repositórios já implantados e políticas de funcionamento já registradas83: Câmara dos Deputados (03/06/2007); Escola Nacional de Saúde Pública Sergio Arouca/Fiocruz (23/10/2012); Universidade Federal de Lavras, UFLA (23/01/2013); Universidade Federal de Sergipe (21/10/2013); Universidade Federal do Rio Grande do Sul, UFRGS (14/06/2011); Universidade Federal do Rio Grande, FURG (01/06/2011); Universidade de Brasília (17/10/2013); e a Universidade de São Paulo, USP (05/11/2012).

Para ampliar a visibilidade do repositório recomenda-se o registro da política de

funcionamento em diretórios internacionais, como: ROARMAP (roarmap.eprints.org),

Sherpa/Juliet (www.sherpa.ac.uk/juliet) e Políticas Melibea

(www.accesoabierto.net/politicas). Como exemplo a política de funcionamento do RI da Universidade de são Paulo (USP) no ANEXO A. Ainda no planejamento é configurada a organização do conteúdo do repositório.

No Brasil, a maioria dos RIs estabelecidos nas universidades estruturam as suas comunidades conforme as suas faculdades, institutos, departamentos ou centros de pesquisas, considerando sempre a organização dos conteúdos ajustados às suas necessidades; já os institutos de pesquisa preferem a prática da estrutura por divisão em assuntos ou tipos de documentos. A organização dos conteúdos dentro de um RI é feita pela anuência da estrutura de comunidades e subcomunidades (se necessário) e pelas coleções84 (itens depositados).