Segundo Crepaldi (2002) o planejamento correto de auditoria é aquele que compreende a preparação de um plano de auditoria, desenvolvimento de um programa e a compilação do tempo utilizado para o serviço prestado. O planejamento e a programação são tão importantes quanto o conhecimento dos preceitos da contabilidade e os procedimentos de auditoria. Desta forma, é de suma importância que os auditores tenham a compreensão generalizada do trabalho a ser executado bem como o que a empresa espera por parte deles.
Depois de conhecer a natureza geral do trabalho o auditor terá que se familiarizar com os detalhes, e isto será possível através da revisão aos papéis de trabalho da auditoria anterior, com a finalidade então de conhecer melhor a natureza, o objetivo e os problemas de seu trabalho, podendo levá-lo a extrair
elementos secundários que são essenciais para um planejamento correto, tais como previsão de horas, lista de materiais necessários e um programa de trabalho revisado e atualizado.
Perez Junior (2010) traz que para uma maior eficácia e eficiência o planejamento de auditoria deve ser feito por escrito, pois este resultará na emissão de um programa de auditoria, ou seja, quando as ideias relativas ao que fazer, como fazer e por que fazer são convertidas em procedimentos claros em forma de programa.
Desta forma, os programas de auditoria são a forma escrita de uma série de procedimentos de verificação de certos elementos que possibilitarão ao auditor extrair as informações adequadas para sua formulação de opinião.
2.9.1 Conceito e objetivo dos programas de auditoria
De acordo com Perez Junior (2010) o programa de auditoria é um documento elaborado na fase de planejamento e revisado na fase de execução da auditoria. Já na fase de execução é necessário que se distribua as tarefas de cada membro da equipe de auditoria e os respectivos prazos para cumprimento, levando em consideração a complexidade e importância de cada tarefa. Tais como:
a) Objetivos do procedimento objeto; b) Escopo da auditoria;
c) Técnicas e procedimentos utilizados; d) Critérios de seleção de amostra;
e) Etapas a serem cumpridas e cronogramas de execução;
f) Recursos humanos necessários, especificando a qualificação exigida; g) Referência ao planejamento de auditoria.
2.9.2 Elaboração e revisão dos programas de auditoria
Perez Junior (2010) diz no que se refere a empresas de auditoria, estas geralmente desenvolvem programas padrões de auditoria que podem ser aplicados a diversas empresas, podendo apenas sofrer adaptações.
Na fase de elaboração de um programa de auditoria é necessário definir quatro fases:
a) Que características ou circunstâncias devem ser levadas em consideração; b) Como apreender essas características e circunstâncias;
c) A ocasião;
d) Por quem deve ser preparado o programa.
Para a elaboração do programa deve ser levado em consideração a natureza, o tamanho da empresa e o setor a ser examinado, as políticas, o sistema de controle interno bem como a finalidade do exame proposto. Isso deve ser feito através de um estudo geral que englobe as informações contidas nos trabalhos anteriores.
A época mais propícia para fazer o programa ocorre na fase final do planejamento dos trabalhos, depois de ter o conhecimento das operações através dos manuais dos serviços.
Todo o programa de auditoria deve conter no mínimo: a) Objetivo do trabalho;
b) Aspectos fundamentais de controles internos;
c) Procedimentos de auditoria e momento em que serão efetuados;
d) Extensão dos trabalhos que se considera necessária para que o auditor possa concluir sobre os mesmos.
Quanto à revisão, os programas devem sofrer constante revisão a fim de que se cumpram os objetivos propostos, para isto devem ser adaptados as mudanças ocorridas na organização e no contexto que são aplicadas. Cabe ao auditor o julgamento para determinar se as mudanças requerem simples adaptações ou reformulações gerais no programa.
2.9.3 Etapas para a execução do programa de auditoria
Crepaldi (2002) divide o programa de verificação em três etapas, chamando assim de visitas de auditoria, cada um com finalidade distinta e época própria para ocorrer, estas visitas são denominadas:
a) Visita de ínterim: primeira visita, tendo como objetivo principal testar e avaliar o sistema de controles interno com base para determinação da extensão, profundidade e oportunidade dos procedimentos de auditoria subsequentes. Nesta visita os auditores executam o maior volume das tarefas, objetivando detectar problemas potenciais o mais cedo possível, evitar o acúmulo de tarefas em outras visitas, evitar horas extras, emitir o parecer próximo ao
encerramento das demonstrações contábeis. Durante esta visita o auditor executa os seguintes procedimentos:
• Teste e avaliação do sistema de controle interno; • Teste de transações – receitas, despesas, compras; • Teste da folha de pagamento;
• Teste de adesão a legislação fiscal; • Teste das conciliações bancárias; • Resumo das atas;
• Atualização da pasta permanente.
b) Visita preliminar: segunda visita, tendo como objetivo preparar os papéis de trabalho para o exame dos saldos finais que deverão estar nas demonstrações contábeis do exercício, bem como discução com o pessoal de cliente sobre os aspectos polêmicos embasados nos princípios da contabilidade. Durante esta visita o auditor executa os seguintes procedimentos:
• Preparação dos papéis de trabalho; • Circularização de contas;
• Acompanhamento dos inventários; • Teste das conciliações bancárias; • Discução com o pessoal do cliente;
• Solicitação de análise de contas com vista nos testes substantivos. c) Visita final: visita final com vista no processo de formação de opinião do
auditor acerca de fidedignidade das demonstrações contábeis de seu cliente. Seu principal objetivo é concluir os trabalhos de auditoria. Durante esta visita o auditor executa os seguintes procedimentos:
• Reconciliação bancária para o último mês do exercício; • Conciliação das respostas as circularizações;
• Testes nos resultados dos inventários
• Testes substantivos dos saldos finais do balanço
• Discução preliminar do relatório de auditoria e do parecer a ser emitido; • Emissão do parecer de auditoria.
2.9.4 Programa de auditoria para Contas do Passivo
Visto que o estudo de caso se dará na área de contas a pagar, é necessário compreender como funciona um programa de auditoria de contas do passivo. Crepaldi (2002) ressalta que as obrigações representam as fontes de recursos e reivindicações de terceiros contra os ativos da empresa. Desta forma os principais erros decorrem de subavaliação, valores fictícios, omissões, acréscimos falsos e simulações.
O quadro abaixo demonstra a conta fornecedores, objetivo e procedimento adequado a ser utilizado na auditoria.
Quadro 2
Grupo de conta, objetivo e procedimento de auditoria
Grupo Objetivo Procedimentos
Fornecedores Verificar se todas as aquisições a prazo foram contabilizadas.
Verificar se as obrigações foram reconhecidas mediante a passagem de propriedade do bem, ou seja, em seu recebimento.
Verificar se todas as dívidas com fornecedores foram registradas em sua integridade.
Verificar se o valor da Nota fiscal confere com o valor do pedido.
Obter relação de fornecedores, notas fiscais e duplicatas, em se grupo. Obter confirmação de saldo dos fornecedores por meio de circularização.
Verificar se as contas do razão, e comparar com a data do reconhecimento da obrigação.
Fonte: Crepaldi (2002, p. 391).
A auditoria para fornecedores e contas a pagar traz o programa com o objetivo de determinar:
• Contas a pagar representam obrigações correntes devidamente autorizadas; • Importâncias incluídas nas contas a pagar estão adequadamente
classificadas e de conformidade com os princípios fundamentais de contabilidade consistentemente aplicados;