Planilha KM – 1: documentação

Em razão de seu conteúdo e da finalidade do trabalho, em que alguns itens não se aplicam, a planilha foi adaptada para texto, pois esse modelo torna-se visualmente mais legível nesse formato.

As necessidades de informação dos usuários foram definidas mediante entrevista não estruturada (ver APÊNDICE A – Tópicos utilizados para o desenvolvimento da entrevista), com os próprios usuários do sistema, e as fontes de informação foram identificadas com base no levantamento das necessidades.

As necessidades de informação estão organizadas de acordo com a estrutura organizacional do Departamento (ver figura 12) e simultaneamente quanto à funcionalidade. Estão organizadas em grandes classes/categorias criadas pela equipe entrevistadora para organizar de acordo com sua proveniência, e algumas categorias se repetem nas diferentes áreas.

É importante observar que as necessidades de informação, nesse contexto, referem-se àquelas as quais são importantes ao desenvolvimento das atividades diárias, não incluindo informações estratégicas, como as de um sistema de Inteligência Competitiva (abrangendo ambiente interno e externo à organização), por exemplo. Sugerem apenas a gestão adequada das informações para que estas possam tornar-se conhecidas, assim como as relações de trabalho e rotina dos setores, sendo passíveis de geração de conhecimento, porém potencializando os recursos competitivos do DPM.

Necessidades e fontes de informação

Divisão de Coordenação e Planejamento Socioambiental (DCPS): as necessidades de informação da DCPS estão definidas em três grades classes:

a) Informação Documental: são documentos e informações componentes de cada processo (hospedados no Segin). Essa documentação está em formato de dossiê, e está dividida em quatro categorias

(patrimoniais10, administrativos11, ambientais12 e judiciais13). Há necessidade de conhecer a informação com que se trabalha, qual a sua finalidade, o seu fluxo, os responsáveis pela validação, etc., pois são responsáveis pelo gerenciamento e disponibilização de grande massa documental às demais áreas do DPM; b) Informação de Domínio (DPM e Eletrosul): o

conhecimento da Empresa e de suas rotinas e responsáveis é primordial, pois gerenciam e executam atividades administrativas; essa informação está dispersa em inúmeras fontes, principalmente nas pessoas;

c) Informação jurídica: é a informação referente à realização de intercâmbio com a área macro dessas questões na Empresa, normalmente estão nos processos, além de na mente das pessoas.

Divisão de Indenização Avaliação e Cadastro (DIAC): as quatro Áreas (SEGEO, SESOP, SETIL e SEPNA) necessitam de informações, na sua grande maioria:

a) Informações internas são, assim como as informações documentais, provenientes do arquivo técnico do Departamento (SEGIN), que são as informações diversas (processos patrimoniais, ambientais, judiciais e administrativos) relativas aos proprietários e aos empreendimentos aos quais estão relacionados, além de outras informações associadas, por meio da

10 _{O processo patrimonial caracteriza-se por ser composto por documentos}

referentes ao andamento dos empreendimentos e aos proprietários atingidos (inclusive alvarás, anuências, IPTU, comunicação social, solicitações de travessias, obtenção de Declaração de Utilidade Pública (DUP), estudos de viabilidade, entre outros).

11 _{Os processos de caráter administrativo são os que envolvem documentos}

relacionados à celebração de convênios, locações, pré-contratos, contratação de serviços, entre outros, resultantes de tratativas patrimoniais e/ou ambientais.

12 _{Estes dizem respeito a toda parte ambiental do empreendimento como:}

licenciamento, supressão de vegetação, negociações, planos de educação ambiental, entre outros.

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Já os judiciais, como o próprio nome diz, são processos de natureza originalmente administrativa, ambiental ou patrimonial que por algum motivo, tiveram que sofrer intervenção jurídica.

interpretação dos processos, armazenadas em sistema específico;

b) Informações imobiliárias, referente a valores, pois precisa-se saber quanto vale determinada faixa de terra que é atingida por uma obra, ou toda a propriedade no caso de desapropriação. Essa informação é conseguida mais eficientemente in loco, entretanto, posteriormente , essa informação é tabulada, formando o que se chama de tabela de homogeneização;

c) Informações cadastrais são informações de cadastro de imóveis, formadas em função do resultado do relacionamento/mapeamento da propriedade em consonância com o empreendimento em referência. Para essa representação, são utilizadas “informações geográficas", que são adquiridas por meio de cartas topográficas, imagens de satélite, etc.. São vários níveis de informação provenientes de diversas entidades: IBGE, IBAMA, Exército, Empresas de Geoprocessamento, ANA entre outros, além das informações produzidas pela própria Área com os trabalhos de campo. Quando acontece o cruzamento de todas essas informações, tem-se o chamado Sistema de Informação Geográfica (SIG) que é a construção da base cartográfica, de responsabilidade do SEGEO. A Divisão de Meio Ambiente (DIMA) divide-se em quatro classes, quanto às necessidades de informação:

a) Informações internas: são provenientes do SEGIN, incluindo os processos (especialmente ambientais) e demais formatos de informação (relatórios, pareceres, estudos, etc.).

b) Informação ambiental: caracterizam-se como informações de caráter ambiental, disponíveis em vários locais além do Segin, arquivos e documentos pessoais, internet de forma geral, pessoas, além da biblioteca da instituição, etc., são legislações ambientais, resoluções, normas, entre outros;

c) Informação externa: utiliza-se de várias informações de órgãos externos, agências reguladoras, órgãos ambientais e empresas do Setor Elétrico;

d) Lições aprendidas: caracterizadas por terem sido desenvolvidas no passado em alguma atividade

semelhante, podendo ser resgatadas para solucionar problemas atuais (STEWART, 1998). Isso acontece principalmente em função das tratativas com órgãos ambientais e entidades envolvidas, semelhantes a cada novo empreendimento; é relevante resgatar conhecimentos já desenvolvidos. São provenientes da mente das pessoas e do Segin, em função do histórico dos processos.

Desta forma, pode-se concluir que as principais fontes de informação são:

Colaboradores (capital humano);

Sistemas/softwares e aplicativos do DPM;

Lotus Notes, abrigando os aplicativos de gerenciamentos das demandas recebidas via telefone (sistema 0800) e das demandas de Gestão Ambiental da Eletrosul (sistema de Gestão Ambiental);

Tera Term Pro, onde está o sistema do Segin de controle da informação patrimonial (Sistema de Desapropriação de Imóveis – DIM), de gestão dos documentos (Cadastro de Acervo e Documentação – CAD) produzidos pelas áreas, especialmente meio ambiente, de Gestão das Faixas de servidão e ou propriedade da Eletrosul (Sistema de Gestão de Serviço - SGS) e o controle de administração de pagamentos e recursos (Acompanhamento de Contas a Pagar - ACP); Access, para o registro da movimentação dos

processos (Acompanhamento da Movimentação de Processos – AMP);

PutUnix, suporte para geração de relatórios; ArcGis; sistema de informação geográfica; Auto Cad, software de desenhos técnicos; Sistema de geração de Laudos para pagamento; Fontes externas: órgãos reguladores, fiscalizadores, ambientais, jurídicos, entre outros;

Internet, de forma geral; Documentos físicos (arquivos).

Para dimensionar as informações em volumes físicos, considerando os arquivos impressos e nascidos em papel, a serem gerenciadas pelo SEGIN, é importante disponibilizar alguns dados estatísticos14.

Número de arquivos impressos catalogados e gerenciados pelo sistema CAD: 972;

Média de volume documental: o _{Patrimoniais de linha: 50;} o _{Patrimoniais de usina: 80;} o _{Administrativos: 200;} o _{Ambientais de linha: 350;} o _{Ambientais de usina: 600;}

Número de processos existentes no sistema DIM: 31.738;

Número de empreendimentos cadastrados (independente de estarem ou não em funcionamento ou fazerem parte da demanda atual da Eletrosul): 305. Glossário

Para contextualizar e compreender o vocabulário da área foram identificadas duas ferramentas:

Vocabulário controlado do DPM15 _{foi desenvolvido pelo}

Segin, a partir da necessidade de padronização com relação à indexação dos documentos;

Vocabulário controlado da ANEEL16, ferramenta criada para auxiliar os profissionais da informação que trabalham com a descrição de assuntos e representação de informações contidas em documentos referentes ao Setor Elétrico Brasileiro; é composto por tesauro, catálogo geográfico, catálogo de autoridades (entidades), catálogo hidrográfico e catálogo de empreendimentos.

14 _{Dados levantados junto ao SEGIN.}

15 _{Esse vocabulário ainda não está concluído e acessível à comunidade usuária.} 16

Está disponível na internet por meio da url

<http://www.aneel.gov.br/biblioteca/vocabulario.cfm>, funciona com sistema de busca e hiperlinks para acesso aos termos.

Validação dos resultados

Com base no resultado das entrevistas e da identificação das necessidades e fontes de informação, foi possível realizar uma caracterização com relação à Gestão da Informação atual no DPM.

McGree e Prusak (1994) apontam diferentes estilos de Gestão da Informação:

Utopia tecnocrática, abordagem altamente tecnológica da GI que enfatiza a classificação e a modelagem do patrimônio de informações de organização, apoiando- se fortemente em novas tecnologias;

Anarquia, ausência completa de um gerenciamento da informação, deixa a cargo dos indivíduos obter e gerenciar suas próprias informações;

Feudalismo, gerenciamento da informação por unidades de negócios ou funcionais, que definem suas próprias necessidades de informação e repassam apenas uma informação limitada à empresa em geral; Monarquia, a classificação da informação e a definição de seu fluxo pelos líderes da empresa, que podem ou não partilhar, de boa vontade, a informação coletada;

Federalismo, uma abordagem de GI baseada no consenso e na negociação de elementos de informação- chave e no fluxo de informação para organização. Neste sentido, pode-se dizer que a informação no Departamento de Patrimônio Imobiliário e Meio Ambiente encontra-se dissociada, segmentada por Setor, podendo-se afirmar que não existe interação informacional (sistematizada) entre eles (setores/sistemas), não havendo possibilidade de gestão de todo o processo.

Se considerarmos a classificação de McGree e Prusak (1994) pode-se dizer que a área em questão permeia entre os modelos “anarquia”, “feudalismo” e “federalismo”, pois as informações, em muitos casos, estão estruturadas por Setor. Assim, não é possível a associação de informação de outras fontes para o mesmo item de forma automática, o que ocasiona perda de tempo, duplicidade de trabalho, falta de confiabilidade nas informações e insatisfação por parte dos

usuários. Neste sentido, são observados aspectos que dificultam a Gestão da Informação em âmbito departamental.

Os Setores têm metodologias, tecnologias, canais e linguagens independentes de gestão, armazenamento e disseminação de informação, ocasionando retrabalho, dificuldade de validação informacional, entre outras consequências.

Além disso, possuem uma abordagem baseada no bom senso que promove bons resultados, porém sem uma padronização estabelecida.

No modelo de conhecimento, pode-se perceber que as necessidades de informação estão bem alinhadas com suas fontes, porém há mais de uma fonte para o mesmo tipo de informação, em razão da falta de interoperabilidade dos sistemas, que normalmente replicam informações, o que é um gerador de problema no que se refere à confiabilidade das informações e aos responsáveis por sua validação.

Destaca-se a importância da incorporação do uso e disseminação de controle terminológico no decorrer de todo o processo, principalmente onde se inclui registros em qualquer suporte.

O vocabulário é relativamente comum para a área, porém é necessária que seja padronizada a representação dos conteúdos entre todos os agentes, e que seja acessível a toda comunidade usuária.