O PLANO DE TRABALHO DA EMPRESA SOFTPLAN, REFERENTE AO CONTRATO 423/

O plano de trabalho foi entregue à UFSC pela empresa Softplan no ano de 2009, atendendo a um requisito constante no contrato 423/2009. Composto por 27 páginas, o documento continha as seguintes informações de acordo com Softplan (2009):

 Citação dos 4 softwares adquiridos pela UFSC (Processos Administrativos, Compras e Licitações, Almoxarifado e Patromônio) e os serviços a serem prestados (implantação,

integração da solução no ambiente da UFSC, treinamentos, suporte, manutenção e cedência de licença de uso

 Equipe de trabalho envolvida com a prestação do serviço composta pelo coordenador (resolve conflitos não solucionados pelo gerente de projetos, participa das reuniões de acompanhamento e possui papel de mediador entre clientes e usuários), gerente de produção (faz o gerenciamento de projetos quanto à custos, riscos, documentação necessária, tempo e definição de parâmetros de qualidade), analistas de negócio (é responsável por fazer o levantamento dos requisitos necessários e as regras de negócio, aplicar os procedimentos de teste, conduzir a implantação, a documentação e o treinamento), administradores de banco de dados, equipe de documentação e equipe de testes.

 Metodologia de trabalho – Através de um fluxograma foram apresentadas as etapas para o atendimento das demandas, que seguem a seguinte lógica: 1) Preparação; 2) Análise de Requisitos; 3) Construção (análise e projeto preliminar, projeto e

implementação, testes, documentação e implantação); e 4) Encerramento.

 Detalhamento da metodologia: “Avaliação da aplicação atual, levantamento de dados, desenvolvimento da matriz de aprovação, realização das adequações (projeto e implementação), testes, documentação, implantação, treinamento e acompanhamento” (SOFTPLAN, 2009).

 Um cronograma em branco.

 Os produtos e serviços a serem ofertados foram descritos com o mesmo teor do termo de referência, conforme o que foi apresentado no capítulo 4.5.3 desta dissertação.

 Um quadro resumo com as demandas do projeto, ou seja, o fornecimento da licença de uso do software para número ilimitado de usuários e por tempo indeterminado, instalação e adequações do software, serviço de treinamento para utilização de cada um dos módulos (40 horas por módulo), projeto piloto (120 horas para o módulo de processos administrativos e 120 horas para o módulo de materiais e almoxarifado, 160 horas para o módulo de patrimônio e 160 horas para o módulo de compras e licitações e 80 horas para a integração com o sistema financeiro do governo federal. 12 meses de serviço de atualização tecnológica e suporte técnico remoto. 4320

horas técnicas para os serviços de integração com os sistemas da UFSC e demandas subsequentes à customização inicial.

O plano de trabalho também elencou as responsabilidades da UFSC: Definir antecipadamente o grupo de trabalho que participará do projeto e as pessoas a serem treinadas no sistema aplicativo. Designar um gerente de projeto que a representará na SOFTPLAN, para todas as necessidades inerentes a este projeto. Efetuar todas as mudanças de Organização e Métodos necessárias à implementação do sistema aplicativo. Disponibilizar e comprometer formalmente os usuários do sistema, para uma perfeita execução dos serviços. Definir e/ou validar e alimentar todos os dados de apoio (cadastros básicos) no sistema. Replicar, por intermédio da sua equipe de multiplicadores, o treinamento e a implantação do sistema para as demais unidades externas ao projeto piloto (se necessário). Efetuar e controlar as cópias de segurança (backups) dos dados de acordo com procedimento definido em conjunto com a SOFTPLAN. Operar e gerenciar o sistema depois da implantação. Disponibilizar infra-estrutura para implantação e operação do sistema, compreendendo servidores, estações de trabalho adequadas, links de comunicação etc. (SOFTPLAN, 2009, p.23).

Em seu final o documento exibe as tecnologias e linguagens de programação que que constituem o software, escrito basicamente em JAVA. 4.10 A CAMPANHA “UFSC SEM PAPEL”

Os documentos utilizados para descrever a campanha “UFSC sem pepel” encontravam-se no sítio eletrônico http://sempapel.ufsc.br/ que, por razões não constatadas durante o desenvolvimento desta dissertação, foi retirado do ar no ano de 2012. Utilizando o serviço de “museu da internet” propiciado pelo sítio http://web.archive.org, foi possível recuperar as informações que serão descritas a seguir (WEBARCHIVE, 2015).

A campanha teve início no dia 18/10/2010 com o envio de uma correspondência eletrônica pela autoridade máxima da instituição, ocupante do cargo de Reitor (Memorando Circular 10/GR/2010). A notícia publicada

no sítio http://sempapel.ufsc.br/ destacava que “O ato, simbolicamente, marcou o início de uma mudança cultural na instituição, que paulatinamente vai trocar o uso do papel pela digitalização de documentos”.

Juntamente com o sítio eletrônico de divulgação da campanha “UFSC sem papel” foram lançadas duas peças publicitárias, um radioteatro produzido pela Rádio Ponto da UFSC e um vídeo institucional. A seguir serão apresentadas as transcrições dos áudios dos materiais:

Quadro 14 - Transcrição da campanha “UFSC sem Papel” Radioteatro

Locutor 1: Extra, extra. A UFSC gasta 13.338 resmas de papel em 2009. Personagem 1: Olha guri, isso é papel que não acaba mais. Se a gente empilhar tudo, faz uma pilha mais alta que cinquenta estátuas do boitatá tudinho uma em cima da outra.

Personagem 2: Pois é, é um absurdo. Isso pelas minhas contas deve dar mais de 6 milhões de folhas A4 cara. E mais ou menos umas 30 toneladas de celulose. Personagem 1: Uh, estás louco! Mas para que tanta gastança, me diz? Deve ter que derrubar muita árvore.

Personagem 2: Pô velho. Pelo menos duas por dia. Em um ano vai umas 900, e a gente só está contando os números oficiais, o xerox dos alunos nem entraram nessa conta.

Personagem 1: Sem falar na tinta da impressora. Oh rapaz, mas a gente não vai fazer nada?

Locutor 1: É para diminuir esse impacto que a UFSC está lançando a campanha “UFSC sem papel”. UFSC usando menos papel, para um futuro melhor.

Locutor 2: A Rádio Ponto apoia a campanha UFSC sem papel, é uma iniciativa da Administração Central da UFSC.

Locutor 3: Lançamento da campanha, nessa segunda-feira dia 18/10, pelo Reitor [...].

Vídeo

Você sabia que em um ano a UFSC gasta cerca de 33 toneladas de papel apenas para encaminhar processos burocráticos. E todo esse material depois de utilizado vai para onde? Será que conseguimos reciclar todo esse papel, ou no ano seguinte precisamos cortar novas árvores? E se ao invés de usarmos tanto papel, pudéssemos digitalizar esses processos? Além de evitar o impacto ambiental, pense na agilidade de um sistema que pode ao mesmo tempo integrar a universidade e permitir que você acompanhe toda a movimentação de um processo de maneira clara e transparente. Na Universidade Federal de Santa Catarina isso já é possível. A partir do dia 18 de outubro começa a funcionar o sistema digital de gestão integrada. Vai ser o início de uma UFSC sem papel. Faça parte dessa mudança!

A descrição mais apurada sobre a campanha UFSC sem papel estava inserida no link “Cultive essa ideia” do sítio acima citado. Pela importância das informações, cabe destaca-las integralmente:

Para dar suporte ao propósito de digitalização dos documentos foram desenvolvidos inicialmente quatro sistemas de computação que vão atender às rotinas de tramitação de correspondências, solicitações, compras, almoxarifado e patrimônio. São eles: Sistema de Gestão de Compras e Licitações[SCL]; Sistema de Almoxarifados e Materiais [ALX]; Sistema de Gestão Patrimonial [SIP]; Sistema de Controle de Processos Administrativos Digitais [CPA]. Estima-se que os sistemas vão ser operados diariamente, em média, por quinhentos servidores. Esse grupo vem sendo capacitado durante os meses de setembro e outubro para que possa assimilar e incorporar a nova rotina nas suas atividades. A maioria dos servidores docentes e técnico-administrativos da instituição deverá utilizar principalmente o Sistema de Controle de Processos Administrativos para enviar correspondências, realizar solicitações e abrir processos. Para eles serão oferecidos cursos de capacitação durante este e o próximo ano. Ainda, o usuário dos sistemas contará com o auxílio de vídeo-aulas e tutoriais durante todo o processo de apropriação das ferramentas. A mudança da rotina proposta pelo uso dos sistemas vai causar impacto nos hábitos da comunidade universitária, herdeira de uma cultura burocrática que se fundamenta no uso de papel para tramitar seus processos administrativos. Por outro lado, a UFSC vai afirmar seu compromisso com os preceitos da sustentabilidade do planeta. Em 2009 a UFSC usou 13.388 resmas de papel. São 6.694.000 folhas A4 usadas durante o ano em memorandos e processos, que equivalem a 33,7 toneladas de celulose. Para produzir essa celulose são necessários 127 metros cúbicos de madeira, que resulta do abatimento de 924 árvores com mais de sete anos de vida. Nesta conta estamos considerando apenas o uso do papel em ofícios, memorandos e folhas de processo registrados no sistema Notes da UFSC. Não estão sendo consideradas aqui outras atividades que usam papel A4, como as cópias e impressos de livros, por

exemplo. Também, não se mensurou aqui a diminuição no uso de cartuchos, impressoras etc. que também demandam recursos financeiros e naturais. Correlato à diminuição do impacto ambiental com o uso do papel, há também outro benefício que a mudança para a rotina digital propicia à UFSC e à sociedade. Ao implantar o uso destes sistemas nas suas atividades administrativas, a UFSC está investindo em transparência pública, afirmando a proposta do governo federal para qualificação do serviço público. Os sistemas possibilitam que os usuários acompanhem as etapas da solicitação, a movimentação dos processos, a compra de materiais de forma clara, explícita e transparente. Para que fosse possível implantar a rotina digital na cultura organizacional da UFSC, é importante ressaltar que foi necessário criar uma rede de cabeamento ótico e infraestrutura digital com envergadura apropriada. A UFSC sem papel foi um sonho, idealizado pela comunidade universitária, que está perto de se tornar uma realidade. Neste ritmo está sendo construída a UFSC do século XXI, rumo à concretização da sua visão: ser uma universidade de excelência (Fonte: pesquisa documental).

O sítio também continha uma breve descrição de cada um dos sistemas, e videoaulas explicativas, além de um tutorial sobre o processo de digitalização de documentos.