PREPARADO POR APROVADO POR VERSÃO DATA
Luiz Ricardo Brito Ribeiro Eduardo Barbosa Coelho 3.0 24/11/15
Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações
Definir Administração do Plano de Gerenciamento da Comunicação: o plano de gerenciamento da comunicação tem por finalidade estabelecer as diretrizes de uma comunicação formal entre as equipes, com objetivo de gerar compromisso por meio de uma visão compartilhada das decisões, problemas e soluções do projeto. As diretrizes e critérios adotados também visam garantir transparência, legitimar e dar visibilidade para as ações do projeto.
Definir eventos de comunicação: trata-se dos comunicados formais, reuniões e outros informativos previstos para o projeto.
Definir procedimento e critérios de comunicação: acordos de comunicação para uso de canais de comunicação.
Administração do plano de gerenciamento das comunicações
Responsável pelo plano
▪ Gerente de Projeto: Luiz Ricardo Brito Ribeiro.
Frequência de atualização do plano de gerenciamento das comunicações
▪ A frequência de atualização do plano será: (i) semanal, de acordo com a rotina de atualização de todos os planos auxiliares de gerenciamento do projeto; (ii) de acordo com as solicitações de mudanças a serem processadas pelo Controle Integrado de Mudanças; (iii) identificação de riscos com impactos nos planos do projeto.
Itens de Comunicação
Itens de comunicação Descrição Autor
Termo de Abertura do Projeto Documento que autoriza o início do projeto e a atuação do Gerente de Projetos.
Gerente de Projeto
Plano de Gerenciamento do Projeto Documento que estabelece as diretrizes e critérios para execução do projeto.
Gerente de Projeto
Agendamento de reuniões Solicitações necessárias para agendar reuniões entre equipe BPM Innovation e equipe UPC.
Gerente de Projeto, Coordenador Científico, Patrocinador e Gestores UPC
Pautas de reuniões Documento com informações prévias sobre os assuntos a serem tratados nas reuniões.
Gerente de Projeto, Coordenador Científico, Patrocinador e Gestores UPC
Atas de reuniões Resumo dos principais tópicos tratados na reunião, participantes, data, solicitações de desenvolvimento e tarefas BPM Innovation e UPC pendentes.
Equipe BPM Innovation
Relatório do Projeto Status geral do % de conclusão do projeto, linha do tempo do projeto, riscos em pauta, marcos pendentes e marcos já realizados.
Gerente de Projetos
Materiais, planilhas e outros documentos da UPC
Documentos necessários para análise e proposição de melhorias nos processos, bem como construção da plataforma.
Coordenador Científico
Termo de Encerramento do projeto Documento que comunica e autoriza o encerramento formal do projeto.
www.bpminnovation.com 159 Eventos de comunicação
O projeto tem como previsão os seguintes eventos de comunicação:
EVENTO DE COMUNICAÇÃO PROPÓSITO EMISSOR RECEPTOR QUANDO CANAL DE
COMUNICAÇÃO
DATA / DURAÇÃO
Reunião de assinatura do Termo de Abertura do Projeto
Formalizar início do projeto Gerente de Projetos Patrocinador Fase de planejamento do projeto
Reunião presencial Data: 21/10/16 Duração: 1 hora Reunião de apresentação Plano
de Gerenciamento do Projeto
Apresentar Plano de Gerenciamento do Projetos e sanar dúvidas sobre o documento.
Gerente de Projetos Patrocinador Fase de planejamento do projeto
Reunião presencial (Ribeirão Preto) ou via Skype
Data: 21/10/16 Duração: 1 hora
E-mails de envio de pautas e atas.
Estruturar entradas e saídas das reuniões.
Equipe BPM Innovation Patrocinador e/ou Gestores e/ou equipe BPM Innovation
Antes e após reuniões E-mail Em aberto
Solicitações de informações pontuais, sem pedidos de documentos.
Sanar dúvidas, solicitar opinião ou requisitar decisão.
Gerente de Projetos ou Coordenador Científico
Patrocinador e Gestores Ao decorrer de todo o projeto.
Telefone, celular, e-mail, WhatsApp ou Skype
Em aberto
Reunião de Encerramento do Projeto
Apresentar os resultados do projeto e planos de melhorias futuros.
Equipe BPM Innovation Patrocinador, Gestores e outras partes
interessadas
Procedimentos e critérios de comunicação
• Fica acordado, da parte da BPM Innovation, que o uso de ferramentas de comunicação como Skype e WhatsApp terão preferência e seu uso será estimulado.
• Fica acordado, da parte da BPM Innovation, que o uso de ferramentas de comunicação como Skype, WhatsApp, E-mail e telefone estão liberados para contato em finais de semana e horários não comerciais, com a ressalva de que a resposta pode demorar mais que o convencional.
• Fica acordado que a BPM Innovation irá entrar em contato (E-mail, telefone, WhatsApp, Skype) com a equipe UPC exclusivamente no período de horário comercial.
• Fica acordado que a BPM Innovation irá entrar em contato com o Patrocinado do projeto, preferencialmente, em períodos comerciais. Porém, em casos de necessidade, mensagens via WhatsApp serão enviadas com a compreensão de a resposta será encaminhada dentro do possível.
Ademais dos critérios de comunicação, fica à disposição para assuntos mais específicos:
Equipe Assuntos/Temas de Comunicação
Luiz • Informações sobre o andamento do projeto, cronogramas, atividades, etc.;
• Dúvidas gerais sobre as atividades do projeto;
Ronaldo • Informações sobre Direcionadores Estratégicos;
Cíntia • Informações sobre o Mapeamento de Processos;
Emerson • Informações sobre Arquitetura de Processos;
Silvia • Informações sobre as metodologias utilizadas no projeto e atributos de qualidade do projeto;
• Agendamento de reuniões;
Elisa • Informações sobre etapa de desenvolvimento da Árvore da Realidade Atual;
Thomaz • Informações sobre o Mapeamento de Processos;
Eduardo • Validações de decisões acerca de mudanças estruturais no projeto;
• Informes de alterações no planejamento do projeto; • Reuniões de fechamento de etapas;
Monica • Validações de decisões acerca de mudanças no projeto;
• Informes de alterações no planejamento do projeto; • Reuniões de coleta de dados;
• Agendamento de reuniões com equipe UPC.
Gabriela • Validações de decisões acerca de mudanças no projeto;
• Informes de alterações no planejamento do projeto; • Reuniões de coleta de dados.
DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO APROVADO POR DATA
Sem alteração. Eduardo Barbosa Coelho 24/11/15
ALTERADO POR DATA Nota: Quaisquer alterações neste documento deverão ser submetidas ao
processo de controle do projeto para aprovações antes de serem incorporadas a este documento.
PROMOÇÃO DE BPM NA UPC