Pontos fortes

Como já referimos no início deste capítulo a categoria de pontos fortes surgiu tendo em conta que existem factores potenciais que podem e devem ser desenvolvidos. Estes, quando potenciados podem passar a ser factores de sucesso.

Desta auscultação, resultaram os pontos fortes que descrevemos abaixo, identificados pelos Pivots de Qualidade que entrevistámos:

5.5.3.1 Massificação do uso da informática

A massificação generalizada do uso da informática dentro da universidade é seguramente o ponto forte mais vezes apontada pelos diversos entrevistados. Todos reconhecem que este é o ponto de partida para se dar continuidade ao desenvolvimento real da universidade nesta área: a utilização efectiva.

O uso generalizado e crescente de programas como o Outlook enquanto programa de correio electrónico, tem alterado a forma como se trabalha, como se comunica e até como se socializa dentro da instituição. Este uso generalizado é feito não apenas por alguma imposição ou recomendação, mas também pela necessidade que as pessoas sentem de se identificarem com os outros, ou seja, de utilizarem as mesmas ferramentas de trabalho quando verificam que estas lhes trazem vantagens.

5.5.3.2 Recursos Humanos

Vários pivots fizeram referência aos quadros jovens da universidade, muitos deles já com formação de base na área das novas tecnologias, o que por si só constitui uma vantagem e uma possibilidade de dar cada vez mais rentabilidade às infra-estruturas em que a universidade tem investido. Senão vejamos alguns dos comentários sobre este aspecto:

“…também me parece que esta geração mais jovem está muito mais aberta à informática e portanto com mais facilidade adere [às novas tecnologias]”.

“…ter muitos elementos muito novos que pela facilidade de utilização das TIC e pelo facto de estarem há pouco tempo no serviço, estão muito mais abertos a novas informações…”

5.5.3.3 Criação da figura de Pivot da Qualidade

A criação da figura de Pivot da qualidade dentro da UA, surge num altura em que se propõe igualmente um novo modelo de comunicação da universidade com o exterior e dentro dela própria.

Esta proposta surge pelas mãos do Prof. Doutor José Alberto Rafael e designou-se “Proposta de Estrutura Organizativa para os Serviços” (Rafael, s.d.). Aqui, o autor referenciava que a organização dos serviços da universidade deveria funcionar “…como uma teia (sem rigidez hierárquica pré-definida)”, tornando-se assim o processo de comunicação entre unidades um ponto sensível do funcionamento global da organização.

A solução indicada nesta proposta era que cada unidade definisse qual o seu núcleo de interface. “Este núcleo servirá como ponto de contacto e elemento de comunicação/ agulhagem entre o exterior e interior de cada Unidade. […] A importância do núcleo de interface ressalta nas comunicações em que o interlocutor que deseja estabelecer a comunicação não conhece em concreto o alvo dessa comunicação (qual é a "pessoa" mais adequada). Nesta situação saberá quem deve contactar em cada Unidade para o informar e, eventualmente pôr em contacto com a "pessoa" indicada”.

Nasce assim a figura de pivot de qualidade, tendo em vista suprir esta falha de comunicação que antes existia nos serviços/ unidades. Hoje, o pivot de qualidade tem uma importância fundamental, porque como nos dizia um dos dirigentes na sua entrevista “temos na Unidade uma pessoa que pelo conhecimento geral que detém da sua Unidade, terá igualmente um conhecimento geral das divulgações efectuadas, competindo-lhe, em seguida, disponibilizar essas informações para os destinatários de eleição”.

Este processo quase personalizado de comunicação e de gestão da informação dentro da UA é, em nosso entender, um dos grandes pontos fortes de que a universidade dispõe neste momento. No entanto, esta figura assume também importância porque “… para além de veículo de divulgação (triagem) o pivot assume também um papel fundamental neste

recebe informações/ sugestões que permitirão desenvolver novos procedimentos, optimizar os já existentes e assim aplicar ao universo da Instituição” (Vide Anexo I).

Com tantas funções, pode questionar-se a colocação da figura de pivot na categoria de pontos fortes e não na categoria de factor de sucesso. Esta afectação surge após a conversa com os pivots de qualidade e por duas razões principais:

− a primeira, porque encontrámos um pivot de qualidade que pouco mais sabia sobre organização interna do que identificar as mensagens a distribuir por docentes e/ou funcionários;

− a segunda, porque alguns dos pivots confessaram que esta relação entre os serviços e os pivots, que ao início foi realmente bilateral, se tem limitado muito ao envio simples de informação para divulgar. Os próprios pivots tomaram já a iniciativa em conjunto de se encontrarem periodicamente para discutir ideias e propor iniciativas à universidade.

Ressalta do que se disse, que a figura de pivot de qualidade, criada num contexto de sucesso, está claramente subaproveitada e poderia funcionar não só como membro catalisador de informação, mas também de motivação para os outros funcionários. E se não se agir, passará a ser apenas mais um intermediário numa estrutura já de si muito complexa.

Não queremos terminar este ponto sem repetir o que já dissemos atrás, que a correcta listagem dos pontos fortes e fraquezas dá à instituição elementos importantes no que concerne à sua orientação estratégica, e só lhe resta naturalmente tirar o maior partido possível das vantagens e minorar ao máximo as fraquezas, utilizando esse conhecimento adquirido para registo futuro em decisões posteriores.

Acreditamos no potencial da figura de pivot e esperamos que a universidade alavanque rapidamente este ponto forte de modo a torná-lo num factor de sucesso.

5.5.3.4 Outros Pontos Fortes

Ainda que com menos relevância foram indicados pelos pivots entrevistados outros pontos fortes que gostaríamos de referir, destacando os seguintes:

− rentabilização da estrutura física neste momento já à disposição da instituição, como fruto do investimento progressivo que tem sido feito ao longo dos últimos anos;

− possibilidade de utilização dos programas desenvolvidos dentro da UA, como instrumento de gestão departamental;

− acções de formação focalizadas para cada tema específico dos serviços prestados pelos serviços centrais da UA aos funcionários dos restantes departamentos.