As informações que sustentarão os objetivos propostos no estudo serão colhidas a partir da grade curricular do curso de Secretariado Executivo da Universidade do Extremo Sul Catarinense – UNESC, suas disciplinas, ementas e conteúdos programáticos, as leis que regulamentam a profissão, bem como as atividades desenvolvidas na Assessoria de Cobrança.
5 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
De acordo com as atividades realizadas na instituição pesquisada, confirmou-se que a empresa Rcobrança foi beneficiada com o assessoramento realizado pelo profissional de Secretariado Executivo. Baseada nos conhecimentos adquiridos com as disciplinas da grade curricular no curso da Unesc, e com as atividades desenvolvidas na empresa, obteve-se um resultado definido como apto a poder exercer as suas habilidades e gerenciar este setor. Conforme descrição a seguir, comprovam-se os passos executados:
Teoria Geral da Administração – Por obter conhecimentos estudados e executar na organização, o processo administrativo da empresa cuida da disciplina e estratégias, coordena o gerenciamento do dia a dia, cuida dos recursos materiais da companhia, controlando as reuniões internas e externas e finalizando-as.
Análise Organizacional – É de extrema responsabilidade do profissional essa função na assessoria, cuidando dos problemas administrativos, planejamento de mudanças na organização, aperfeiçoando o clima, estruturas organizacionais, processos e métodos de trabalho, entre outros, mas tudo feito com conhecimento e autorização do superior ao cargo da Secretária Executiva.
Matemática Financeira e Orçamentária – A profissional em Secretariado Executivo também fica responsável pelos orçamentos e fluxo de caixa na assessoria de cobrança, quando ocorre o pagamento de seus inadimplentes, podendo também participar dos processos de seleção, admissão e demissão dos funcionários.
Gestão de Pessoas – A Gestão de Pessoas ocorre através da participação, capacitação, envolvimento e desenvolvimento de funcionários da empresa e a área tem a função de humanizar as empresas, objetivando a valorização dos profissionais. Em uma organização, a gestão de pessoas deve ser feita pelos gestores e diretores, porque é uma área que requer capacidade de liderança e, uma Secretária Executiva, além dos conhecimentos e atribuições tem total capacidade de gerenciar e também ser diretor (a) de uma Assessoria de Cobrança ou qualquer outra empresa.
Gestão de Marketing – Atua na organização das pesquisas de captações de empresas e elabora as estratégias de prospecção e manutenção de clientes internos e externos, para assim fechar contrato e parceria com a assessoria de cobrança.
Contabilidade Gerencial – Funciona como uma ferramenta que auxilia a administração da empresa no processo de redução de custos, aumento de lucratividade, planejamento estratégico. Também fornece informações úteis a investidores, órgãos governamentais, credores, dentre outros. O contador que exerce a função gerencial deve ser altamente qualificado, para que apresente informações claras e objetivas, pois este será a profissional por importante tomada de decisões dentro da empresa.
Direito Empresarial – É a função onde a Secretária Executiva exerce auxiliando o advogado da assessoria de cobrança, juntamente com os processos judiciais, extrajudiciais, documentos como contratos, notas promissórias, com os conhecimentos das leis, entre outros.
Técnicas Secretariais – Capacitado o profissional a criar hábitos estratégicos e fazer planos para organizar sua rotina e o ambiente de trabalho na Rcobrança, a fim de atuar como facilitador, administrando assertivamente o tempo e aprimorando novas habilidades de assessoramento a executivos e equipes multidisciplinares. Assim, foca na formação do profissional diferenciado na assessoria de cobrança ou qualquer outra empresa: polivalente e capaz de administrar melhor o tempo.
Português I, II e Técnico – Treinar português na empresa é de fundamental importância tanto para a escrita quanto para a fala, a partir de exercícios práticos de redação e oratória. Ajuda a organizar o raciocínio lógico para redigir com clareza e concisão as atividades, exercitar a linguagem empresarial moderna, objetiva e livre de excessos. Também auxilia no reconhecimento de problemas gramaticais básicos ao se empregarem estruturas corretas, um diferencial reconhecido por superiores e clientes.
Inglês e Espanhol – Um diferencial que o profissional ocupa no mercado de trabalho, como dito nesse relatório, em uma assessoria de cobrança, onde que a Secretária Executiva se destaca na sua profissão se for fluente em uma das línguas estrangeiras ou até melhor fluentemente nas duas. É reconhecida pelo seu profissionalismo, e até com grandes chances de crescimento na empresa ou no mercado de trabalho com ótimas remunerações salariais.
Certamente, por obter conhecimentos técnicos e administrativos, esse profissional automaticamente desenvolve a polivalência, passando, desta forma, a ser considerado até mesmo pela característica forte de seu perfil como um
profissional polivalente. Vai além de gerenciar ou comandar, pois participa do planejamento estratégico da empresa, auxiliando na busca de soluções para problemas organizacionais.
Outras características importantes pertencentes ao perfil da Secretária Executiva são a flexibilidade e o comprometimento com a profissão e a empresa em que atua, no sentido de sempre buscar o autoconhecimento e ter visão generalista, conforme a seguir, PPC do curso de Secretariado Executivo demonstra essa realidade dita.
O PPC (Projeto Pedagógico do Curso) de Secretariado Executivo, mostra em geral a missão e o objetivo geral do curso, deixando claro o desenvolvimento de um profissional que estará apto a atuar em quaisquer profissões, cargos ou comandos em empresas, assim como este relatório menciona sua polivalência: habilitado a executar esta atividade em uma Assessoria de Cobrança. (em anexos)
6 CONCLUSÃO
Através desse estudo, percebeu-se a importância do assessoramento do profissional de Secretariado Executivo, tanto nas atividades rotineiras, como também na implantação de uma assessoria de cobrança, cujo papel é primordial para pôr em prática sua polivalência. Mostrou-se, também, que a contribuição desse profissional é a peça-chave para o bom andamento e o desenvolvimento do setor de uma Assessoria de Cobrança.
Este setor, por ser um local onde se trabalha diretamente com o público externo, necessita de um profissional ágil e facilitador para passar segurança aos clientes, demonstrando que o serviço terceirizado é melhor para suas empresas, deixando de lado a burocracia de cobrança, sabendo que uma prestadora de serviço faça isso por eles.
Diante do que foi exposto, entende-se que o assessoramento prestado pelo profissional de Secretariado Executivo é satisfatório, pois a empresa de Assessoria de Cobrança foi qualificada com as atividades realizadas por este profissional, apresentando bom atendimento, maior agilidade, controle e conhecimento nessa área. Isto posto fica claro e evidente que cabe ao Profissional Executivo o exercício de sua polivalência, comprovada ao longo deste relatório que está sempre em busca de novos conhecimentos, provando que é capaz de desenvolver corretamente suas atividades, além de em uma Assessoria de Cobrança, também em qualquer outra organização.
REFERÊNCIAS
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<http://blog.newtonpaiva.br/pos/e6-a06-profissional-de-secretariado-competencias-e- habilidades-no-mundo-corporativo/>. Acesso em: 27 de maio de 2014.
GARCIA, Edméia. Secretária executiva. 1. ed. São Paulo: IOB Thomson, 1999 GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1996.
GONÇALVES, Vinícius. Como montar um escritório de cobrança. Novo Negócio Startup, 2014. Disponível em: <http://www.novonegocio.com.br/ideias-de-
negocios/como-montar-um-escritorio-de-cobranca/>. Acesso em: 25 de maio de 2014.
MAANEN,John. Recuperar os métodos qualitativos para a pesquisa organizacional, v.24, n.4, p.520, São Paulo, 1979.
MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Gente, 1999. 119p. OLIVEIRA Nunes. Diretriz curricular: nacionais para o curso de graduação em Secretariado Executivo e dá outras providências. Resolução n 3, São Paulo 2005. SCHUMACHER, Alexandre José; PORTELA, Keyla Christina Almeida; BORTH, Marcelo Rafael. Ferramentas para o secretariado executivo. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2013.
SILVA D’ELIA, Elizabet Maria. A arte de assessorar executivos. 1. ed. São Paulo: Pulsar, 2005.
UNESC, Universidade do Extremo Sul Catarinense. Home Page Institucional: apresenta o que você vai aprender e temáticas. Disponível em:
<http://www.unesc.net/portal/capa/index/59>. Acesso em: 27 de maio de 2014. VEIGA, Denize Rachel. Guia de secretariado: técnicas e comportamentos. São Paulo: Érica. 2006.
ANEXO A – LEI DA REGULAMENTAÇÃO DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96
Dispõe sobre exercício da profissão de secretário e dá outras providências
O Presidente da República
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1° - O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei.
Art. 2° - Para os efeitos desta Lei, é considerado:
I - Secretário Executivo
a) - o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado reconhecido na forma da Lei, com diploma no exterior por curso superior de secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma da Lei;
b) - o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 4° desta Lei;
II - Técnico em Secretariado
a)- o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado, em nível de 2° grau;
b)-portador de certificado de conclusão do 2° grau que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 5° desta Lei.
Art. 3°. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos
ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta Lei.
Art. 4°. São atribuições do Secretário Executivo:
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; II - assistência e assessoramento direto a executivos; III- coleta de informações para consecução de objetivos e metas de empresas; IV -redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V- interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discurso, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiros;
VII- versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender as necessidades de comunicação da empresa;
VIII- registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia;
X - conhecimentos protocolares;
Art. 5°. São atribuições de Técnico em Secretariado: I - organização e manutenção dos arquivos da secretaria; II - classificação, registro e distribuição de correspondência;
III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.
Art. 6°. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério Regional do Trabalho e far-se-á mediante apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do art. 2° desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.
Parágrafo Único - No caso dos profissionais incluídos no art. 3° a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e
através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminado as atribuições a serem confrontadas com os elencos específicos nos art. 4° e 5°.
Art. 7º. Essa Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 8°. Revogam-se as disposições em contrário.
José Sarney Almir Pazzianotto
Fernando Henrique Cardoso Paulo Paiva
ANEXO B – CÓDIGO DE ÉTICA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO
Publicado no Diário Oficial, 7 de junho de 1989.
Capitulo I - Dos Princípios Fundamentais
Art.1º. Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.
Art.2º. O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-Ihes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade.
Art.3º. Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.
Capítulo II - Dos Direitos
Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias:
Garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação; Participar de entidades representativas da categoria;
Participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria;
Defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora;
Receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu
nível de escolaridade;
Ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional;
** Capítulo III - Dos Deveres Fundamentais**
Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: Considerar a profissão como um fim para a realização profissional;
Direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética;
Respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento;
Operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público;
Ser positivo em seus pronunciamentos e tomado de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades;
Procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades;
Lutar pelo progresso da profissão;
Combater o exercício ilegal da profissão;
Colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo- Ihes subsídios e orientações.
Capítulo IV - Do Sigilo Profissional
Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, devem guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.
Capítulo V - Das Relações entre Profissionais Secretários
Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários:
Manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da categoria;
Estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais;
Respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social;
Estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência. Art.9º. - É vedado aos profissionais:
Usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais;
Prejudicar deliberada mente a reputação profissional de outro secretário; Ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro,
contravenção penal ou infração a este Código de Ética.
Capítulo VI - Das Relações com a Empresa
Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades:
Identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas;
Agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação;
Atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e
mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.
Art.11º. – É vedado aos Profissionais:
Utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais;
Prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho. Capitulo VII - Das Relações com as Entidades da Categoria
Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por
finalidade defender os direitos profissionais.
Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.
Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.
Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional.
Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem.
Capítulo VIII - Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética
Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código são dever de todo Secretário.
Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código.
Art.19º. – As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.
Art.20º. - Constituem infrações:
Transgredir preceitos deste Código;
Exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica;
Utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional.
Grade 1 – Grade Curricular Curso Secretariado Executivo, partindo do Curso de Letras (1997-2003)
Grade 2 – Grade Curricular do Curso Secretariado Executivo com matérias específicas (2003-2010)
Grade 3 – Nova Grade Curricular do Curso de Secretariado Executivo (2009-2020)
ANEXO 2 - PROJETO PEDAGÓGICO DO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
MISSÃO DO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
Formar profissionais com excelência no assessoramento e nas práticas secretariais por meio do ensino, pesquisa e extensão, tornando-os capazes de promover o desenvolvimento econômico, político e socioambiental.
Objetivo Geral do Curso
Habilitar profissionais atuantes e inquisitivos com fundamentação teórica que lhes permitam discutir e aprofundar conceitos e com consciência de que as línguas e as técnicas secretariais devem ser consideradas contextualmente de forma dinâmica e como processo determinante para melhoria de qualidade de vida das pessoas e da própria sociedade.
6.1 Objetivos Específicos:
Capacitar tecnicamente profissionais para secretariar diretamente executivos de diferentes áreas empresariais e profissionais liberais, assistindo-os administrativamente;
a) Consolidar o perfil do secretário executivo como profissional com formação nas áreas de línguas e culturas estrangeiras, gestão secretarial (técnico-
administrativa) e comportamental dentro da sociedade da região;
b) Fomentar a construção do conhecimento científico de caráter interdisciplinar nas ciências que demarcam a atividade do secretário executivo;
c) Garantir a atualização das estratégias para a interação nas esferas internas e externas das organizações contemporâneas;
d) Integrar ensino, pesquisa e extensão para a aquisição de recursos científicos e tecnológicos como instrumentos na formação de cidadãos qualificados para o exercício profissional, empenhados na busca de soluções democráticas para os problemas sociais;
e) Formar cidadãos críticos e conscientes do seu papel social e profissional e que estejam aptos para entender o contexto econômico-social e político regional e nacional;
f) Possibilitar que os acadêmicos possam refletir sobre questões culturais Brasileiras e de outros países;
g) Promover a interdisciplinaridade, tanto em relação às disciplinas da matriz curricular, quanto na realização das atividades de pesquisa e extensão, como pressuposto base para a formação e atuação no mundo empresarial;
h) Permitir o acesso ao estudante a outras disciplinas complementares (optativas), capazes de aprofundar a formação específica idealizada para o curso.
7 PERFIL DO EGRESSO
As competências e habilidades para a formação do egresso do Curso de Secretariado Executivo da UNESC estão alinhadas com base nas Diretrizes Nacionais (Resolução nº 3 de 23 de junho de 2005- DOU 10/06/2005 – RETIFICAÇÃO DOU 27/06/2005) que institui as Diretrizes Curriculares Nacionais do Curso de Graduação em Secretariado Executivo, e com os objetivos gerais e específicos do Curso. Este alinhamento é essencial para que as competências e habilidades sejam possíveis de serem desenvolvidas pelos acadêmicos, principalmente porque os objetivos do Curso nortearão as ações desenvolvidas no dia a dia, tanto por parte dos docentes quanto pelo corpo técnico-administrativo e coordenação do curso.
Nesse sentido, as competências e habilidade preconizadas para os egressos, estabelecidas em função do perfil desejado para o formando, incluem: conhecimento de legislação, estruturas e sistemas organizacionais; conhecimentos linguísticos necessários ao desempenho profissional, com domínio teórico e aplicado de padrões e níveis de linguagem e de redação técnica e oficial nas línguas portuguesa, espanhola e inglesa; compreensão histórico-teórica de cultura organizacional necessária para refletir sobre as situações emergentes nos