PORTARIA Nº 0492, DE 5 DE MARÇO DE 2012: UM DESCARTE CONSCIENTE

Durante anos, os documentos foram produzidos pela instituição sem nenhum tipo de controle sobre o processo de descarte. Sendo assim, muitos documentos foram perdidos, uma vez que não havia uma tabela de temporalidade21 que servisse de referência para o descarte seguro dos documentos que não teriam um caráter permanente.

Conforme a Portaria UFS nº 0492, de 5 de março de 2012, ficou estabelecido que todo o documento existente e os que seriam produzidos passariam pela triagem da Tabela de Temporalidade, ou seja, após essa avaliação, ele seria descartado, ou não.

Criar a Comissão Permanente de Avaliação de Documento de Arquivo- CPDA/UFS, com a finalidade de promover a avaliação, seleção e destinação final de documentos da Universidade Federal de Sergipe, segundo a ciência arquivística, de acordo com a legislação em vigor e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ22_{, e especialmente:}

I - Estabelecer as diretrizes necessárias à implementação e ao aperfeiçoamento da Política de Gestão Documental da UFS, visando à gestão, a preservação e o acesso aos documentos de arquivo;

II - Propor, sempre que necessário, mudança no Código de Classificação dos Documentos de Arquivo da Universidade Federal de Sergipe das atividades- meio e fim;

III - Propor, sempre que necessário, mudanças na Tabela de Temporalidade de Documentos relativa às atividades-meio e fim da Universidade Federal de Sergipe;

IV - Orientar as unidades organizacionais da Universidade Federal, responsáveis por arquivos setoriais, quanto ao processo de produção, fluxo e seleção de documentos arquivísticos;

V - Validar as diretrizes para elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos e Termos de Eliminação de Documentos da Unidade da UFS; VI - Incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a reciclagem dos servidores ou dos que venham a desenvolver atividade de arquivo no âmbito da UFS (UFS, 2012).

À luz do Art. 1º da Portaria, fica evidenciada a preocupação com a documentação produzida pela Universidade Federal de Sergipe, além de pontuar como deveria ser a conservação e deixar clara a importância da capacitação das pessoas envolvidas no processo de gestão documental. Em consonância com o inciso I da Portaria nº 0492/2012, Bellotto (2006) nos apresenta a seguinte explanação para compreender a relevância da preservação dos

21 _{Segundo Paes (2014, p. 28), “Tabela de Temporalidade” é um instrumento de destinação, aprovado pela} autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.

documentos produzidos por esse tipo instituição, que busca manter as fontes documentais para a posteridade. Nesse tocante, Bellotto (2006, p. 26-27) afirma que:

A ignorância dos administradores sobre o fato de que os documentos administrativos contêm, como informação histórica, uma dimensão muito ampla do que a que envolve a sua criação tem causado grave danos à historiografia. Documentos são diariamente destruídos, nas diferentes instâncias governamentais, por desconhecimento de sua importância para posterior estudo crítico da sociedade que o produziu. Tal desconhecimento acarreta o desleixo e não priorização no que tange aos serviços de arquivo e à preservação de documentos. É preciso que os responsáveis pelas políticas de informação documental dos diferentes órgãos governamentais estejam cientes de que, uma vez cumprida a razão administrativa pela qual um documento foi criado, este não se torna automaticamente descartável. Sua utilização jurídica pela própria administração e/ou pela pesquisa histórica poderá ocorrer sempre. Assim a entidade não deve e não pode ditar sua destruição sem antes consultar as autoridades arquivísticas do nível administrativo a que pertença o órgão governamental.

Acerca da preservação documental e do rigor por parte da administração no descarte de documentos, foi criada a Portaria nº 0492/ 2012, uma vez que, sem ela, muitos documentos poderiam ter se perdido pelo “descarte irregular”, por achar que estes poderiam ser descartados. Bellotto chama atenção para a ignorância por parte da gestão documental. Sem um preparo e uma tabela de temporalidade, muitos documentos deixaram de existir, porque a instituição se descuidou no conhecimento da relevância dos mesmos para o registro, a análise e a interpretação da história.

Preservar a memória institucional foi o pontapé inicial para a constituição desse acervo arquivístico e para disponibilizá-los a todos que queiram pesquisá-lo. Cabe salientar que a implementação do AC/UFS não foi apenas para atender à necessidade da gestão administrativa, mas de um anseio de um grupo que estava preocupado com a memória da instituição, pois até o momento da implementação, não existia uma preocupação com a guarda permanente dos documentos existente na UFS. Portanto, a preocupação desse conjunto de pessoas não era administrativa, mas sim histórica. Elas tinham em comum proximidade com a preservação documental e estavam engajadas em construir um local apropriado para armazenar, organizar, manter e, por fim, divulgar para aqueles que pesquisam em arquivos, além de servir à administração da Universidade — mas essa não era a preocupação, e sim uma consequência.

Nesse sentido, Oliva (2015) nos esclarece a importância dos arquivos como guarda da memória presente nos documentos e a contribuição que eles têm para as narrativas históricas

dos seus atores principais e coadjuvantes presentes nos documentos. Acerca disso, Oliva (2015, p. 43) explica:

Forma de memória ligada à escrita, os documentos de arquivos exerceram um papel gerador do conhecimento histórico, desde quando este campo começou a ser organizado com pretensões à descoberta da verdade sobre o passado, resultante do exercício da atividade científica. Toda a trajetória da história, na modernidade, se relaciona ao trato com os documentos, à forma de buscá-los, de tratá-los, de descobrir através deles as armadilhas da memória, de contestá-la, de desmistificá-la.

Portanto, não devemos descartar os documentos, apesar de Lucien Febvre (1949) ter afirmado que escrevemos a história com e sem eles. Mas, para isso acontecer, seria necessário que o pesquisador pudesse dispor de “[…] tudo o que a engenhosidade do historiador permite […]. Em suma, tudo o que sendo próprio do homem, dele depende, lhe serve, o exprime, torna significante a sua presença, atividade, gostos e maneiras de ser” (FEBVRE, 1949, p. 428).

Então, é possível compreender que se escreve História sem documentos, mas com indícios, e essa escrita vai depender da capacidade criativa do pesquisador, que deve, em qualquer das circunstâncias, estar atento aos indícios e duvidar das fontes como norma fundamental para buscar processar a análise e interpretação dentro dos procedimentos da hermenêutica.

Ainda no que diz respeito à concepção de arquivo como guarda de memória, Santana (2014, p. 174) afirma que:

[…] há uma concepção mais ampla sobre arquivos, que não se reduz à documentação, mas a um espaço físico especificamente criado para abrigar um conjunto documental e que tem por finalidade principal a pesquisa e a reconstituição do passado, imbuído de um valor não somente material, mas simbólico, ou seja, um lugar guardião de memória.

Conforme as afirmações que dizem respeito à guarda das memórias, cabe ao pesquisador recuperá-las do passado para o presente, através da análise documental. Sendo assim, a preservação do documento é de grande valia para dar continuidade aos estudos em andamento e aos que estão por vir. Nesse sentido, a próxima seção abordará o Arquivo Central como lugar de pesquisas, pois muitos pesquisadores estão utilizando o acervo documental do locus para as pesquisas em História da Educação Sergipana, além disso, da documentação histórica sobre a Universidade Federal de Sergipe.

SEÇÃO III