Preservação digital: uma abordagem conceitual

O documento digital tem um lado frágil e fugaz, necessitando de gerenciamento cuidadoso desde o momento da sua criação e merece uma abordagem política e estratégica por parte da unidade de informação, de modo a garantir a preservação.

Aqui cabe uma distinção entre os termos preservação, conservação e restauração. Segundo Muñoz Viñaz (2005 apud BODÊ, 2008, p. 17) o termo conservação pode ser entendido num sentido restrito em oposição à ideia de restauração, ou seja, atividade para manter o original ou, num sentido mais amplo, significando a soma dessa primeira ideia e outras atividades possíveis relacionadas.

A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital permaneça acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma

tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação. (FERREIRA, 2006, p. 20).

Nesta definição destaca-se a autenticidade, pois em se tratando de documentos digitais, nota-se que existe certa vulnerabilidade no que diz respeito a alterações, diferentemente das mídias analógicas onde, uma vez registradas e impressas, a modificação do documento torna-se muito difícil a menos que uma nova impressão seja feita. Entretanto, um arquivo registrado num pen drive, por exemplo, para modificá-lo basta abrir o arquivo com o software adequado e fazer a alteração, em seguida “salvar” a alteração.

O tema da preservação dos documentos digitais está cada dia mais presente entre os criadores e gerenciadores de coleções digitais. Para aqueles que começam a enfrentar a possibilidade de não poder recuperar informações produzidas há 5 ou 10 anos, é vital contar com estratégias que garantam a persistência desses dados. (ARELLANO, 2008, p. 23).

Para Boeres e Arellano (2005, p. 2), a preservação digital é um processo distribuído que envolve o planejamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias para assegurar que o documento digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável. Neste trabalho considera-se esta definição a mais completa, uma vez que privilegia a questão do “valor” do documento digital a ser preservado.

Preservação digital exige políticas, estratégias e ações para garantir, no decorrer dos anos, acessam a conteúdo válido apesar dos desafios impostos pelos suportes (mídias) e mudanças tecnológicas. Preservação digital se aplica a documentos nato digitais e digitalizados. [...] Estratégias e ações de preservação devem contemplar a criação de conteúdo, sua integridade e preservação. (AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION, 2007 apud SICHMANN, 2003, p. 13).

Muitas vezes os documentos digitais necessitam de uma constante atualização de suporte de formato, além de estratégias para possibilitar a recuperação das informações, que passam pela preservação da plataforma de

hardware e software em que foram criados, pela migração ou emulação. Estas são

algumas iniciativas que vêm sendo tomadas, mas que não são ainda respostas definitivas para o problema da preservação de longo prazo. Não há soluções únicas

e todas elas exigem investimento financeiro e contínuo em infraestrutura tecnológica, pesquisa cientifica e capacitação de recursos humanos.

A preservação digital vem então se tornando um imperativo pela agilidade de expansão, e um desafio, uma vez que o processo de preservar a informação por longo período e mantê-la acessível exige um grande e contínuo esforço. Esforço esse, justificado pela fragilidade da mídia, pela volatilidade tecnológica, pela necessidade de provas documentais para se interpretar o passado e por perdas já sofridas pela humanidade. (LIMA, 2007, p.19).

Somasundaram e Shrivastava (2011, p. 251) informam que há muitas ameaças à disponibilidade das informações, como desastres naturais (por exemplo, inundações, fogo, terremotos), ocorrências não planejadas (como crimes cibernéticos, erro humano, falha na rede ou no computador) e ocorrências planejadas (atualizações, backups, restaurações), que resultam na inacessibilidade das informações.

Outro ponto relativo à preservação digital, que tem preocupado a muitos, é a autenticidade dos dados, pois os usuários precisam ter certeza de que informação que estão utilizando é original e não foi alterada nem por outros usuários, nem por alguma atualização de dados não prevista.

Dollar (1994 apud SANTOS, 2005, p. 58) observa que:

A dificuldade de se lidar com a unicidade e com a autenticidade dos registros digitalizados é relativamente pequena quando se considera o desafio de preservá-los em um contexto em que obsolescência tecnológica é inevitável e inescapável.

Em um contexto geral sobre preservação digital Ferreira (2006, p. 32), explica que consiste na capacidade de garantir que o documento digital esteja acessível e com autenticidade no futuro, utilizando-se plataformas tecnológicas diferentes das utilizadas no momento de sua criação.

Já Hedstrom (1996 apud SANT‟ANNA, 2008, p. 7) considera que preservação é assegurar proteção à informação de valor permanente para acesso pelas gerações presentes e futuras [...] planejamento, alocação de recursos e aplicações de métodos e tecnologias para assegurar que o documento digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável.

Para Muñoz Viñas (2005 apud BODÊ, 2007, p. 7), preservação digital e conservação digital são assim definidas:

O termo conservação pode se referir a dois sentidos; o primeiro deles em oposição à restauração, um sentido mais restrito de atividades; e o segundo como a soma das atividades do primeiro sentido mais restauração e outras atividade correlatas, tais como pesquisa histórica e apoio administrativo.

Sendo assim, a preservação digital consiste em estabelecer meios para a manutenção do acesso a objetos informacionais em longo prazo. Esses meios precisam ser definidos de forma que obstáculos conhecidos sejam superados ou, pelo menos, amenizados.

Deve-se compreender, ainda, que a preservação digital não é a digitalização de documentos que se apresentam em outros suportes. A digitalização é uma ação que serve à captura de documentos para sistemas de informação como forma de facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservação dos originais. Já a preservação digital visa exclusivamente à preservação dos documentos digitais.

Segundo Santa‟Ana (2001 apud ARELLANO, 2008, p. 38), os documentos digitais devem ser preservados pelo organismo que os criou ou por alguma instituição arquivística responsável pela sua guarda permanente. Para Hedstrom (1996 apud ARELLANO, 2008, p. 38), o planejamento das organizações deve alocar recursos e aplicar métodos e tecnologias para garantir a preservação de seus arquivos.

No contexto digital, as atividades de preservação podem ser divididas em dois grupos: os cuidados físicos, incluindo procedimentos aos suportes físicos (obsolescência tecnológica de hardware) garantindo que existam equipamentos apropriados para leitura das mídias (suportes), pelo menos até uma transposição das informações para um suporte com tecnologia recente. Em segundo, haveria os cuidados lógicos que envolvem a forma como a informação é representada nos suportes (bits 0 e 1). Caberá aos softwares ler essas sequências de bits, sendo necessários que estes sejam compatíveis mesmo com o passar do tempo.

Os cuidados físicos e lógicos precisam ser levados em consideração numa política de preservação, no universo digital. O descuido com um deles implicará na inviabilidade de acesso aos documentos eletrônicos para a manutenção destas.

Com isso, o documento digital deve ser preservado de modo a evitar que seja corrompido, ao criar uma estrutura que guarde o conteúdo e a estrutura da informação. Porém, Arellano considera que a preservação de documentos eletrônicos dependerá “principalmente da solução tecnológica adotada e dos custos que ela envolve” (2004, p. 15).

Entretanto, Chilvers (2000 apud BOERES; ARELLANO, 2005, p. 6) deixam claro que sua viabilização está relacionada aos aspectos financeiros, gerenciais e técnicos da instituição onde ocorrerá, e tem como objetivo o de prolongar a vida útil do dado.

Qualquer estratégia bem sucedida de preservação precisa repetir os passos do processo de seleção, com a documentação apropriada, como parte de um ciclo de longo prazo das ações para manter o acesso nos novos ambientes tecnológicos. A avaliação dos documentos para definição do que deve ser preservado pode ser considerada uma das tarefas fundamentais na gestão dos documentos de uma organização. A avaliação dos documentos para definição do que deve ser preservado pode ser considerada uma das tarefas fundamentais na gestão de documentos de uma organização. A avaliação deve ser imparcial, objetiva e profissional (DURANTI, 1994 apud BOERES; ARELLANO, 2005, p. 7).

Para isto, a preservação de documentos digitais se concentra na obtenção da estabilidade do suporte da informação, com foco na manutenção do acesso, que pode implicar na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização do ambiente tecnológico. Sendo que a fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem intervenções periódicas através de estratégias de preservação.