Press releases ou comunicados de imprensa, são documentos divulgados por assessores de imprensa para informar, anunciar, contestar, esclarecer ou responder aos média sobre algum facto que envolva o assessorado. É, na prática, uma declaração pública oficial e documentada do assessorado.
Geralmente, os press releases são usados para anúncios e lançamentos de novidades, que o assessorado tem interesse que sejam notícia. Um press release deve conter informação jornalística com objectivo promocional para o assessorado — ou seja, ser ao mesmo tempo de interesse jornalístico e institucional. Pode ainda ser definido como o material informativo distribuído aos jornalistas para servir de enquadramento ou para ser publicado completa ou parcialmente, de maneira gratuita. É uma proposta de assunto, uma sugestão de notícia, no ângulo de quem o emite.
A actividade intensa da programação, com concertos quase diários da Orquestra Nacional do Porto ou de outro Agrupamento Residente, na Sala Suggia ou noutro espaço da Casa da Música, leva à redacção diária de press releases, posteriormente enviados a todos os média e jornalistas presentes na vasta mailing list que a assessoria de imprensa construiu após vários anos de trabalho e de contactos, com o propósito de incentivar a divulgação da informação contida no comunicado. O envio dos press releases é feito preferencialmente a jornalistas de cultura e à agência Lusa, bem como a todos os jornalistas que trabalham frequentemente na difusão de notícias acerca da Casa da Música e dos eventos que nela decorrem. O envio de press releases aos média é feito por correio electrónico, geralmente dois dias antes da data do evento, mas este período de antecedência varia consoante a importância do evento para a Casa da Música, a necessidade de divulgação, entre outras variáveis. O envio destes comunicados serve para a divulgação de informação e ao mesmo tempo pretende suscitar o interesse do jornalista para estar presente no evento e reportar o que aconteceu, num artigo mais aprofundado sobre o concerto, com entrevistas aos intervenientes – director artístico, compositor, maestro, músicos, público, etc.
Assessoria de Imprensa na Casa da Música ACÇÕES REALIZADAS
25 Relativamente aos press releases a função do estagiário não passava pela sua divulgação aos meios de comunicação social, mas antes pela sua redacção. Os press releases assinados pela Casa da Música apresentam uma estrutura livre, acompanhada por uma linguagem simples e directa. A ideia é ler toda a informação sobre a obra musical a ser interpretada, a biografia do seu compositor bem como os currículos daqueles que a vão interpretar e sumarizá-la num texto em jeito de notícia, que acrescente algo de novo que não somente o anúncio do evento e do respectivo programa. Procura-se chegar a um press release criativo e ao mesmo tempo informativo, enfatizando os grandes nomes que o concerto transporta através de uma parte da sua biografia e percurso musical. Em suma, disponibilizar informação que realmente tenha interesse para os média e que seja publicável.
Conforme é exemplificado no Anexo A, um press release da Casa da Música é composto por um título, uma imagem relativa ao evento e informação sobre data, hora, local, preço, identificação do grupo ou orquestra em palco, maestro, solistas e respectivo instrumento, nome das obras que vão ser alvo de interpretação. A esta informação global acerca do evento, segue-se o texto do comunicado que realça determinado facto, pormenoriza o contexto da obra e/ou formação musical, justifica a presença do concerto na programação da Casa da Música, etc. O comunicado termina com a assinatura do responsável pela assessoria de imprensa da Casa da Música seguido de contacto telefónico para esclarecimentos posteriores.
Apesar da liberdade estrutural dos comunicados e da criatividade que a Casa da Música incrementa em tudo o que desenvolve, os press releases seguem algumas regras básicas, muito semelhantes à estrutura comum das notícias jornalísticas. Além da sua veracidade e noticiabilidade, os factos básicos da estória deverão aparecer no primeiro parágrafo do press release, seguindo-se o seu desenvolvimento. Isto permite ao atarefado jornalista ver de relance se a estória vale a pena publicar (Lloyd e Lloyd, 1995).
Depois do press release estar escrito pelo estagiário, o responsável pela assessoria de imprensa e orientador de estágio realizava uma nova leitura, alertava para eventuais correcções e só posteriormente o press release seguia para os jornais.
Em termos absolutos, o estagiário redigiu um total de 38 press releases, dos quais apenas dois não estão relacionados com a programação de concertos da Casa da Música. No Anexo A estão disponibilizados todos os press releases escritos pelo estagiário, por ordem cronológica.
Assessoria de Imprensa na Casa da Música ACÇÕES REALIZADAS
26 No entanto, um bom trabalho de assessoria de imprensa não se resume ao envio de press releases. Importa perceber que o trabalho de assessoria de imprensa requer um planeamento cuidado, que envolve trabalho em ambas as fases pré e pós-evento. Ou seja, depois do envio do comunicado é vital fazer um follow-up, numa nova tentativa de estabelecer relação com o jornalista, fazer com que este não se esqueça do evento, elucidá-lo acerca da importância do evento e/ou receber a confirmação do jornalista (quando esta ainda não foi dada) para tratar da sua acreditação. Este novo contacto telefónico é muito importante e na Casa da Música é feito com alguma frequência pelo responsável de assessoria de imprensa, quando as confirmações dos jornalistas demoram a chegar.
Resta o aspecto criticável dos press releases da Casa da Música: a criatividade, aparência e estrutura mostram-se grandes aliadas, contudo o tamanho do comunicado pode retirar-lhe impacto. Os press releases devem ser curtos sob pena de grande parte do texto (para não falar na totalidade) ser ignorada.