A prestação de contas da UFRRJ, uma das principais atividades da unidade estudada, consiste no processo de levantamento de informações para a elaboração dos documentos obrigatórios a serem encaminhados anualmente aos órgãos de controle da União, para que estes procedam às análises necessárias para aprovação ou reprovação das contas dos gestores públicos. A obrigatoriedade de prestar contas está expressa na Constituição Federal de 1988, art 70:
“Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”(BRASIL,1988).
A importância da prestação de contas para os órgãos e instituições da administração pública, em todas as esferas de governo (União, Estados e Municípios) , como dito anteriormente, está contemplada em constituição, representando um dos principais instrumentos de accountability na gestão pública e controle do uso dos recursos públicos junto à sociedade.
A UFRRJ, por sua natureza de órgão público, que recebe e utiliza recursos do Ministério da Educação, deve prestar constas anualmente junto ao Tribunal de Contas da União e a Controladoria Geral da União. Ela é composta das seguintes peças:
a) Relatório de Gestão; b) Rol de Responsáveis;
c) Parecer da Auditoria Interna; d) Parecer do Conselho de Curadores; e) Parecer do Conselho Universitário.
55
A elaboração da prestação de contas na UFRRJ tem início com a emissão de instruções pelo Tribunal de Contas da União para orientar os órgãos e instituições da administração pública, que devem obrigatoriamente prestar contas anualmente. Essa orientação é expedida no site do TCU e é composta por uma deliberação que subsidia a elaboração do relatório de gestão, o qual, observados os requisitos normativos, configura o cumprimento da obrigação constitucional de prestar contas, prevista no parágrafo único do art. 70 da Constituição Federal (BRASIL, 2014).
A partir da emissão dessa orientação, a CODIN elabora um esboço do relatório de gestão, o qual denomina de boneca do relatório de gestão, e com essa boneca elabora a proposta de deliberação sobre a prestação de contas, a ser encaminhada e aprovada pelo Conselho Universitário, documento este que vai orientar as unidades internas da UFRRJ sobre as demandas de informações para a elaboração do relatório de gestão da UFRRJ. A deliberação de orientação sobre a prestação de contas da UFRRJ contém todos os assuntos que serão abordados na elaboração da prestação de contas, bem como as áreas envolvidas e os prazos para a entrega das informações à CODIN, para que seja montada a prestação de contas de modo a ser analisado pelas instâncias superiores que irão emitir parecer sobre a mesma. As instâncias superiores que analisam a prestação de contas são: Auditoria Interna, Conselho de Curadores e Conselho Universitário.
A Auditoria Interna é o órgão existente na estrutura da UFRRJ, criado em 1991, vinculado diretamente ao Conselho Universitário, ao qual compete (REGIMENTO INTERNO AUDIN, 2015):
I. Comprovar a legalidade e legitimidade dos atos e fatos administrativos; II. Avaliar os resultados alcançados quanto aos aspectos da eficiência,
eficácia e economicidade das operações contábil e financeira, orçamentária, patrimonial, operacional, de suprimento de bens e serviços, pessoal e controle da gestão das diversas unidades;
III. Fortalecer a gestão e racionalizar as ações de controle prestando apoio aos órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e ao Tribunal de Contas da União.
Dentre as principais atribuições da Auditoria Interna estão: orientar subsidiariamente os dirigentes da entidade quanto aos princípios e normas de controle interno, inclusive sobre a forma de prestar contas; examinar e emitir parecer sobre a
56
prestação de contas anual da entidade e tomada de contas especiais e acompanhar a implementação das recomendações do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e do Tribunal de Contas da União (REGIMENTO INTERNO AUDIN, 2015). Ainda no art. 18 do Regimento Interno da Auditoria Interna da UFRRJ, consta que a Coordenadoria operacional da Auditoria Interna, examinar e emitir parecer prévio sobre a prestação de contas anula e tomadas de contas especiais da UFRRJ.
O Conselho de Curadores (CONCUR) é o órgão superior responsável pelo controle e fiscalização econômico-financeira da UFRRJ. As suas principais atribuições são: fiscalizar a gestão econômico-financeira; opinar sobre o orçamento da universidade, bem como as alterações, por solicitação da reitoria; opinar sobre a prestação de contas dos ordenadores de despesas; avaliar e emitir parecer sobre o relatório de gestão da universidade (REGIMENTO UFRRJ, 2012)
O Conselho Universitário é o órgão supremo de consulta e deliberação coletiva da UFRRJ em assuntos acadêmicos, administrativos e disciplinares. Dentre as principais atribuições deste órgão estão: aprovar o relatório de gestão da universidade, deliberar sobre a proposta orçamentária da universidade, encaminhada pela Reitoria.
Somente após a aprovação do relatório de gestão da UFRRJ pelo Conselho Universitário, a CODIN poderá encaminhar os autos aos órgãos de controle. Ainda no decorrer do processo, caso surjam divergências ou pedidos com alterações no conteúdo documento, estes são encaminhados à CODIN que os altera e envia novamente os autos para a análise do conselho.
57
4 METODOLOGIA DA PESQUISA
O principal objetivo deste capítulo é apresentar a metodologia de pesquisa utilizada neste trabalho, com vistas a alcançar os resultados pretendidos, bem como detalhar a proposta de simplificação do processo de prestação de contas da UFRRJ. Neste, são apontadas informações sobre a classificação da pesquisa, o método de pesquisa, a unidade de estudo, a coleta e a análise de dados e a delimitação da pesquisa. Considerando o objetivo principal da pesquisa e o grau de participação da pesquisadora em seu contexto, esta pesquisa utiliza a abordagem qualitativa e está enquadrada como pesquisa-ação. A pesquisa-ação é apontada por teóricos como o meio de se alcançar resultados quando se tem por objetivo a proposição de mudanças ou melhorias em ambientes organizacionais.