A exemplo do processo de desenvolvimento e implantação dos sistemas de informações convencionais, projetos de implantação de ERPs trazem desvantagens e potenciais problemas, além dos benefícios buscados.
A principal desvantagem dos ERPs descrita em artigos, pelas consultorias e na imprensa especializada é a grande dificuldade para a sua implementação, que na maioria dos casos ocorre através de longos processos que podem levar até 3 anos para serem finalizados. A dificuldade se dá em função da necessidade de introduzir mudanças organizacionais profundas não só em sistemas, mas em processos e pessoas. As empresas, classicamente orientadas a uma visão hierárquica e departamental, são induzidas a adaptar-se a uma visão orientada a processos, e enxergarem as suas estruturas através de conjuntos de atividades que atravessam e integram os departamentos. Em muitos casos as empresas são obrigadas a mudar seus procedimentos internos a fim de adaptarem-se às funcionalidades dos ERPs. Em função da complexidade do processo são mencionados como fatores críticos para a implementação de um ERP o incondicional comprometimento da alta direção, entender e conduzir o gerenciamento do projeto como um fator crítico de sucesso, buscar o envolvimento e comprometimento dos gerentes e usuários com a proposta do projeto e os resultados pretendidos, a comunicação das responsabilidades sobre o sucesso do projeto para as áreas de negócio que sofrerão o impacto do projeto, o processo de treinamento e o processo de comunicação em todos os níveis da organização, a fim de levar a mensagem do projeto para as áreas internas.
Segundo Lozinsky (1996), a necessidade de envolvimento de uma consultoria de implantação externa é importante, posto que as habilidades de gerenciamento de projeto e das mudanças que com ele serão trazidas, e o conhecimento a respeito do pacote em geral não estão disponíveis nas organizações. Isso faz com que o custo final do projeto de implementação possa ficar de três a quatro vezes mais alto que o custo com o licenciamento do pacote. Esta situação varia em função do fornecedor do aplicativo e do porte e complexidade do projeto.
De acordo com Davenport (1998), é importante avaliar a compatibilidade entre a estratégia empresarial e a lógica, ou “modo de fazer negócios”, que muitos sistemas empresariais trazem. Davenport afirma que muitos dos problemas e dificuldades da implementação e utilização dos ERPs não são de natureza técnica,
mas sim organizacionais. Diz ainda que as empresas falham em conciliar os imperativos dos sistemas empresariais às necessidades da empresa. O modelo embutido nos ERPs é o da integração total da empresa. Podem existir situações onde a estratégia geral da empresa não esteja alinhada com este tipo de enfoque. O autor alega que “se uma empresa apressa-se em instalar um sistema empresarial sem ter um claro entendimento de suas implicações para o negócio, o sonho da integração pode tornar-se um pesadelo”. Comenta também a questão da falta de flexibilidade dos sistemas ERP em adaptarem-se aos processos da empresa, o que pode exigir que a empresa se adapte ao software. Daí a clássica discussão: o ideal é a empresa adaptar-se ao ERP ou o ERP adaptar-se a empresa?
O Gartner Group (1998) apresenta a falta de flexibilidade e problemas na integração com outros aplicativos como problemas dos ERPs. O Gartner Group afirma não crer que alguma situação miraculosa ocorra em curto prazo no mercado para tornar os ERPs altamente flexíveis e aderentes às organizações e alega que fica claro que as empresas entraram no mundo dos ERPs achando que estes eram mais flexíveis do que os sistemas desenvolvidos dentro de casa.
Segundo Stedman (1998a) foi estudada uma empresa onde o tempo para o processamento dos pedidos de venda triplicou quando o ERP implantado entrou em produção, pois os colaboradores não estavam inteiramente adaptados ao novo aplicativo e não estavam devidamente treinados nos novos processos e procedimentos. Segundo Cole-Gomolski (1998), há outros casos onde problemas de performance associados aos problemas de adaptação a novas interfaces também prejudicaram a performance de processos nos meses iniciais após a implementação. Os ERPs não são tão simples de serem internalizados pelas pessoas e apresentam uma lenta curva de aprendizado. Este fato pode impor dificuldades nos primeiros meses após a implementação. Segundo Stedman (1998b), a imediata disponibilização de informações lançadas incorretamente no sistema, pode agravar este problema. O autor relata o caso de uma empresa que após implantar o seu ERP teve problemas no controle do estoque de materiais para fabricação devido à entrada de dados incorretos no sistema por parte dos usuários. O autor revela ainda que embora os ERPs estejam integrando as empresas como nunca isto pode se tornar uma faca de dois gumes quando erros são imediatamente propagados pelo sistema. O que se percebe na prática, é que estes o impacto é diretamente
proporcional ao grau de integração dos ERPs: quanto mais integrados são, maior é o reflexo dos erros na cadeia.
Um dos problemas mais críticos durante a implantação de um ERP é a mudança cultural que ocorre na organização. De acordo com Appleton (1997), deve haver uma mudança de comportamento na organização para que consiga trabalhar a questão da visão de processos. A autora afirma que se um departamento operar por suas próprias regras então o sistema não irá funcionar corretamente. Diz ainda que as implantações de ERPs normalmente exigem das pessoas que elas criem novas relações de trabalho, dividam informações que antes eram bem guardadas e tomem decisões que nunca haviam sido exigidas antes. Isso exige uma mudança de comportamento e postura, e o tipo de mudança que gera resistência e confusão. De acordo com Bancroft et al. (1998), em uma implantação é um desafio promover a participação efetiva dos usuários nos processos de decisão e implementação, apesar de ser fundamental para o sucesso do projeto.
Davenport (1999), alega que existem dificuldades diversas em manter o conhecimento necessário para a operação continuada dentro da empresa, após o término do projeto de implantação de um ERP. De acordo com o autor, os benefícios do ERP devem ser aguardados a médio longo prazo e as empresas não deveriam enxergá-los apenas como um projeto, mas entendê-lo como um novo modo de vida. As organizações deveriam estar preparadas para manterem estruturas de apoio à utilização dos sistemas ERP. Johnson (1999), ao analisar este aspecto afirma que os clientes estão exigindo que as consultorias que implantam ERPs invistam em ferramentas e serviços que incorporem a sua experiência acumulada para garantir um resultado e produtos mais efetivos.
A grande complexidade dos ERP, abrangência funcional e integração dificultam as operações de manutenção, como a atualização de versões (upgrades), paradas para manutenção programadas, backups, simulações e alterações de parametrização durante o seu uso. Tais operações exigem longas negociações com os usuários do aplicativo, deixando em muitos casos o departamento de TI na linha de fogo entre alterações urgentes, solicitadas por uma área de negócio, que não podem ser efetuadas em função de procedimentos de um outro departamento. Segundo Hecht (1997), as atualizações de versão, ou qualquer outra forma de shutdown (parada, ou desligamento do sistema) ou backup no sistema, exigem
negociação e consenso entre os departamentos das empresas que utilizam ERPs, bem como comunicação prévia.
A Deloitte Consulting (1998), em pesquisa, apresenta um resumo do que as organizações consideraram barreiras e dificuldades durante e após a implantação de ERPs. O fator humano foi apontado como mais importante do que os aspectos tecnológicos. Antes, durante e após a implementação, o gerenciamento da mudança, a adequação das estruturas de apoio interno à nova filosofia do aplicativo e a gestão de projeto foram consideradas as principais dificuldades. Mesmo após a entrada do ERP em produção, a gestão das mudanças desponta como a maior dificuldade, juntamente com a necessidade de treinamento, qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor e carências na funcionalidade do aplicativo.