A Pró-Reitoria de Administração (PROAD), diretamente subordinada à Reitoria, é o órgão responsável pela supervisão e coordenação das áreas de contabilidade, finanças, material, patrimônio, segurança, transportes e serviços gerais da UFRN (UFRN, 2015).
Tem a seguinte estrutura administrativa: I – Gabinete do Pró-Reitor;
II – Assessoria Técnica - ASTEC;
III – Diretoria de Contabilidade e Finanças - DCF; IV – Diretoria de Material e Patrimônio - DMP; V – Diretoria de Gestão da Informação - DGI; VI – Diretoria de Segurança Patrimonial - DSP;
VII – Diretoria de Gestão e Fiscalização de Contratos - DGC; VIII - Coordenadoria de Gestão de Transportes - CGT;
IX – Secretaria Administrativa.
A PROAD é, portanto, a Pró-Reitoria que irá operacionalizar a contratação de empresas de terceirização por meio da Diretoria de Material e Patrimônio (DMP), diretoria responsável pelas licitações, pois, via de regra, a terceirização de mão de obra em órgãos públicos é precedida de processo licitatório que enseja um contrato administrativo entre a entidade contratante e uma ou mais empresa contratada, regido pela Lei de Licitações e Contratos.
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Após a conclusão do processo licitatório seu resultado é homologado pelo Pró-reitor de Administração, uma vez que o mesmo exerce a função de Ordenador de Despesas, que encaminha o processo à DGC que irá promover a assinatura do contrato pelas partes e, a partir de então, gerir o contrato.
O Regimento Interno da Reitoria define Diretoria como uma unidade de gestão estratégica, que integra a PROAD para o exercício de suas atribuições (UFRN, 2015).
A DGC tem a finalidade de planejar, acompanhar a execução físico- financeira e coordenar a fiscalização administrativa dos contratos de obras e serviços de engenharia, cessão patrimonial e de serviços de natureza continuada, em consonância com as políticas e diretrizes de governança em contratações e aquisições regulamentadas pelo Conselho de Administração da UFRN (UFRN, 2015).
A Diretoria de Gestão e Fiscalização de Contratos é constituída por: I – Direção;
II – Setor de Contratos de Terceirização de Mão de Obra;
III – Setor de Contratos de Obras, Serviços Continuados e Cessão Patrimonial;
IV - Setor de Fiscalização Administrativa de Contratos.
Entende-se por Setor, como sendo a unidade subordinada às coordenadorias ou às diretorias, organizada para prestar atividades executivas e operacionais (UFRN, 2015).
À Direção da DGC compete:
I - propor, coordenar, avaliar e supervisionar as atividades de competência dos setores que lhe são subordinados, a partir de um Plano Anual de Aquisições e Contratações elaborado em conjunto com a Diretoria de Material e Patrimônio, a Superintendência de Infraestrutura, a Superintendência de Informática e em conformidade com regulamentação do Conselho de Administração;
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II – avaliar e consolidar os relatórios anuais de cada um dos setores da Diretoria, submetendo o relatório final à Pró-Reitoria de Administração para incorporação ao Relatório de Gestão de cada exercício;
III – avaliar e consolidar o planejamento de contratações a ser aprovado e executado em conformidade com o Calendário Universitário.
Ao Setor de Contratos de Terceirização de Mão de Obra compete: I – planejar, implementar, acompanhar e avaliar, sob a supervisão da Diretoria, as diretrizes e as políticas do setor concernentes aos contratos de terceirização de mão de obra estabelecidas pelo Conselho de Administração, observando as especificidades previstas nos normativos aplicados à Administração Pública Federal, bem como as orientações oriundas dos órgãos de controle externo;
II – elaborar o Relatório Anual da execução físico-financeira dos contratos de terceirização de mão de obra e a respectiva avaliação quanto aos objetivos e metas previstas em regulamentação do Conselho de Administração;
III – elaborar, em conjunto com o Setor de Fiscalização Administrativa de Contratos, o Plano Anual de Capacitação de gestores e fiscais administrativos;
IV – manter atualizados nos sistemas integrados de gestão da UFRN os registros concernentes à execução físico-financeira, bem como os eventos decorrentes das eventuais falhas de execução contratual;
V – desempenhar outras atividades inerentes às suas funções.
Ao Setor de Contratos de Serviços Continuados e Cessão Patrimonial compete:
I – planejar, implementar, acompanhar e avaliar, sob a supervisão da Diretoria, as diretrizes e as políticas do setor concernentes aos contratos sob sua responsabilidade, observando as especificidades de cada modalidade de contratação (despesa, receita, cessão de uso de bem imóvel, locações, entre outros) previstas nos normativos aplicados à Administração Pública Federal, bem como as orientações oriundas dos órgãos de controle externo;
II – elaborar o Relatório Anual da execução físico-financeira dos contratos sob sua gestão quanto aos objetivos e metas previstas em regulamentação do Conselho de Administração;
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III – elaborar, em conjunto com o Setor de Fiscalização Administrativa de Contratos, o Plano Anual de Capacitação de gestores e fiscais administrativos, em conformidade com as especificidades de cada modalidade de contratação;
IV – manter atualizado nos sistemas integrados de gestão da UFRN os registros concernentes à execução físico-financeira, bem como os eventos decorrentes das eventuais falhas de execução contratual;
V – desempenhar outras atividades inerentes às suas funções. Ao Setor de Fiscalização Administrativa de Contratos compete:
I – planejar, implementar, acompanhar e avaliar, sob a supervisão da Diretoria, as diretrizes e as políticas do setor concernentes à fiscalização administrativa dos contratos sob a gestão da Diretoria, observando as especificidades de cada modalidade de contratação (mão de obra, despesa, receita, cessão de uso de bem imóvel, locações, entre outros) previstas nos normativos aplicados à Administração Pública Federal, bem como as orientações oriundas dos órgãos de controle externo;
II – elaborar o relatório anual de fiscalização quanto aos objetivos e metas previstas em regulamentação do Conselho de Administração, especialmente aquelas
concernentes à política de avaliação de riscos;
III – elaborar, em conjunto com os demais Setores, o Plano Anual de Capacitação de gestores e fiscais administrativos, em conformidade com as especificidades de cada modalidade de contratação;
V – manter atualizado nos sistemas integrados de gestão da UFRN os registros concernentes à fiscalização, bem como os eventos decorrentes das eventuais falhas de execução contratual;
V – desempenhar outras atividades inerentes às suas funções.
Essa estruturação da DGC foi estabelecida pela Resolução nº 020/15- CONSUNI, de 04 de novembro de 2015, que aprovou o Regimento Interno da Reitoria da UFRN (UFRN, 2015). A Resolução reestruturou de fato a unidade responsável pelos contratos administrativos da UFRN, inclusive com a mudança de nome e de status, transformando o então Setor de Contratos (SECONT) na DGC. As
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atividades exercidas na prática pela DGC, bem como a composição do seu quadro de pessoal serão detalhados no capítulo 5, Modelo Atual.