Problemas na implantação

Os problemas e dificuldades que surgem na implantação do GED são comuns a qualquer outro projeto, os mais enfrentados atualmente, de acordo com Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 180), são as falhas de projeto, a padronização,

os aspectos legais do documento digital, os custos da implantação e resistência ao uso.

Para Cibotto (2011, p.7),

Um planejamento de implantação mal efetuado pode atrasar o uso funcional do sistema de GED trazendo aos profissionais grandes dificuldades no momento de localizar e visualizar ou atualizar processos que possam conter erros em seus cadastros ou estarem incompletos dificultando sua utilização.

Segundo Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 180),as falhas de projetos mais comuns que estão na implantação do GED são:

Não consultar adequadamente o pessoal da área; Tentar instalações em infraestrutura inadequada; Não exigir assinatura nos documentos de projeto;

Tentar usar uma aplicação de GED para resolver outro problema de gestão que a empresa possui;

Subdimensionar recursos de digitalização e indexação;

Implantar o GED sem ter um planejamento adequado da análise documental, temporalidade documental, etc., acreditando que se implantar o GED, os documentos em papel se auto-organizarão.

A padronização na verdade é um problema que não está ligada somente ao GED, acontece principalmente por conta da rapidez com que a tecnologia e a informática evoluem, a padronização dos documentos deve ser feita tendo um formato de armazenamento de arquivos pré-definido pela organização.

Em relação aos aspectos legais do documento digital, nos dias atuais o documento digital será aceito dentro das devidas leis, apesar de muitos casos ainda ser exigido o papel como comprovante.

Os custos da implantação é um dos principais problemas, pois exige que seja desembolsado um alto valor das finanças da organização para compra de material de infraestrutura.

Na resistência ao uso, de acordo com Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 182), os problemas apresentados podem ser de diversas origens, como resistência a mudança do modo de trabalho, o desapego com o manuseio do papel, a dificuldade de visualização no monitor que nem sempre é a melhor resolução, a ergonomia por conta da exposição direta ao computador e as sindicais que interfere no uso de mão de obra ou mudanças na produtividade.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O objetivo geral desse trabalho foi desenvolver uma pesquisa com base na Gestão eletrônica de documentos que permitisse de alguma maneira contribuir com informações relevantes na área, além de desenvolver algumas diretrizes que fossem aplicadas tanto na preservação dos documentos digitais quanto na implantação dos sistemas de GED.

Nesse sentido, foi realizada uma pesquisa bibliográfica, das definições do que consideramos fundamental para suportar o que foi proposto neste trabalho. De maneira geral, focamos nas definições de documento, arquivo, gerenciamento de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos, preservação dos documentos digitais e em diretrizes para implantação do GED.

De forma mais detalhada, buscamos desenvolver a principio as bases para que chegássemos ao Gerenciamento eletrônico de documentos, com o capítulo inicial, onde abordamos o documento, o arquivo e a gestão documental, levantando a importância do arquivo como responsáveis pela guarda e preservação dos documentos que fazem parte do seu acervo, independentemente do tipo, suporte ou formato do documental, mostrando que a implantação de GED e a preservação da informação digital são muito mais do que um procedimento de gerenciar documentos, esta atividade de gerenciamento eletrônico envolve toda uma organização que costuma apresentar problemas complexos.

No capítulo seguinte procuramos fazer as definições de GED, destacando as vantagens e desvantagens de sua implantação, suas características, as tecnologias envolvidas e as leis que abrangem esta tecnologia, assim como a sua importância para as organizações que a cada dia acumula mais informações de forma desordenada e necessita de um tratamento adequado para os seus arquivos.

Um dos objetivos deste trabalho também foi mostrar a importância da preservação da informação durante a implantação do GED, ponto que sabemos que é um desafio para a sociedade atual, pois pode comprometer o acesso as informações futuras se não for feita de maneira adequada, por tanto, foram apresentadas metodologias que permitiram conhecer as formas de preservação da informação, colaborando para garantir a longevidade destes documentos.

Outro ponto abordado foi a elaboração de diretrizes para a implantação do sistema de GED, onde procuramos desenvolver alguns critérios para a

implantação como: a definição do projeto antes de iniciar a execução, o desenvolvimento e a implantação, a analise, avaliação e melhorias, finalizando com os problemas apresentados na implantação, desta forma podemos contribuir para futuras implantações de sistemas de GED.

Considerando o que foi exposto, podemos concluir que o GED, é uma importante ferramenta para o funcionamento e organização dos arquivos e documentos de uma determinada entidade seja ela privada ou pública e que os benefícios proporcionados são satisfatórios, apesar de necessitar de bastante investimento financeiro para a sua implantação e envolvimento de pessoas capacitadas para sua execução, que a preservação da informação durante a implantação do GED é de grande importância para a sociedade em crescimento por garantir a guarda e conservação por longo tempo.

Mesmo este trabalho não sendo um estudo específico de implantação de um sistema de GED ou diretamente relacionado para a preservação de documentos digitais, o desenvolvimento atendeu as expectativas trazendo resultados satisfatórios, pois poderá contribuir para futuras pesquisas na área do GED.

REFERÊNCIAS

AMARAL, R. M.; PUERTA, A. A. Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) justificativas para a implantação do GED e tecnologias correlatas ferramentas de hardware e software. In: XXIV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação, Maceió/AL, 2011.

ANGELONI, M. T. Organização do conhecimento, Infra-Estrutura, Pessoas e Tecnologias. Ed. Saraiva, São Paulo, SP, 2002.

ANJOS, C. L. B. dos. Gestão Documental em unidades de informação: uma análise do arquivo da Fundação Norte Rio Grandense de Pesquisa e Cultura – FUNPEC – Natal, 2010.

ARAÚJO, S. F. Desafios e Contexto do Gerenciamento de Documentos nas Organizações, Rio de Janeiro, 2005.

ARELLANO, M. A. M. Preservação de documentos digitais. In: Revista de Ciência da informação, Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27, mai./ago. 2004.

ARQUIVO NACIONAL. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro, 1995.

ARQUIVO NACIONAL. Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos. Rio de Janeiro, 2004.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

BAHIA, E. M. dos S. FACHIN, J. Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Universidade Federal de Santa Catarina. In: Biblos: Revista do Instituto de Ciências Humanas e da Informação, v. 24, n.2, p.11-24, jul./dez. 2010.

BALDAM, R. de L.; VALLE, R.; CAVALCANTI, M. GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Érica, 2002.

BERNARDES, I. P. DELATORNE, H. Gestão Documental. Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008. Disponível em:

<http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_I eda.pdf> Acesso em: 03 jun. 2014.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em:

<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=100&s

id=52>. Acesso em: 16 jul. 2014.

CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (e-ARQ/BRASIL). Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Disponível em:

<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=194&s

id=24>. Acesso em: 16 jul. 2014.

___________________. Carta de Preservação do Patrimônio Arquivístico.

Disponível em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/carta.pdf>. Acesso em: 16 jul 2014.

CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL. Programa de Gestão Documental: Manual de Procedimentos. Brasília, DF, 2001, 59 p. Disponível em:

<http://columbo2.cjf.jus.br/portal/gestaodocumental/documentos/MANUAL%20DE%2

0PROCEDIMENTOS.pdf>. Acesso em: 16 jul. 2014.

CIBOTTO, R. A. G. Processo de implantação do gerenciamento eletrônico de documentos no processo de desenvolvimento distribuído de software – VI Encontro de produção científica e tecnológica, 2011.

COSTA, M. A. F. da; COSTA, M. de F. B. da. Metodologia da pesquisa: conceitos e técnicas. Interciência, Rio de Janeiro, 2001.

COSTA, A. A. L. DA. Análise sobre a utilização do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) nas empresas brasileiras. Monografia apresentada ao Curso de Pós-Graduação em Engenharia de Sistemas da Escola Superior Aberta do Brasil. Vila Velha, ES, 2010.

FACHIN, J. Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Universidade Federal de Santa Catarina. Florianópolis, 2010.

FANTINI, S. R. Aplicação do gerenciamento eletrônico de documentos: estudo de caso de escolha de soluções. 2001. Dissertação de Mestrado em Engenharia de Produção, Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Florianópolis, 2001. FERREIRA, M. Introdução à preservação digital: Conceitos, estratégias e atuais consensos. Escola de Engenharia da Universidade do Minho, Guimarães, Portugal, 2006.

FREITAS, F. T. de. A gestão da informação na área de segurança pública: gerenciamento eletrônico dos documentos e segurança da informação do Centro Integrado de Operações de Segurança Pública – CIOSP - RN. 2011.

GED - Gestão eletrônica de documentos (Sítio Eletrônico). Disponível em:

<http://www.ged.net.br/>. Acesso em: 23 jun. 2014.

GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 5 ed. São Paulo: Atlas, 2008. HADDAD, S. R. GED – Uma alternativa viável na gestão da informação estratégica. Belo Horizonte: PUC MINAS, 2000. 39 p. Disponível em:

INDOLFO, A. C.; CAMPOS, A. M. V. C; OLIVEIRA, M. I. de. Gestão de

documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Ministério da Justiça/Arquivo Nacional, 1995.

INSTITUTO CHICO MENDES DE CONSERVAÇÃO DA BIODIVERSIDADE. Manual de Gestão Documental, 2010. Disponível em:

<http://www.icmbio.gov.br/portal/images/stories/comunicacao/manualdegestaodocu

mental.pdf>. Acesso em: 16 jul 2014.

KOCH, W. W. Gerenciamento eletrônico de documentos: conceitos, tecnologias e considerações gerais. São Paulo: CENADEM, 1997.

LOPES, U. S. Arquivos e a organização da gestão documental. In: Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, V. 9, n.1, p.119, 2004. MANNES, C. J. Segurança e acesso à informação em GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: uma abordagem Arquivística. Trabalho de Conclusão do Curso de Biblioteconomia, Universidade do Estado de Santa Catarina, UDESC, Florianópolis, 2006.

OLIVEIRA, T. V. dos S. de. Gestão de documentos eletrônicos: a GED como ferramenta de trabalho. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Natal, 2008. PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro. FGV, 2004

RODRIGUES, G. M. Coleção Tribunais e MPU – Arquivologia: Para Técnico e Analista. Ed. JusPODIVM, Salvador, BA. 2014.

RONDINELLI, R. C. O Conceito de documento arquivístico frente à realidade digital: uma revisitação necessária. Tese (Doutorado em Ciência da Informacão) – Universidade Federal Fluminense, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Ciência da Informação. Rio de Janeiro, 2011.

SANTOS, V. B. dos. Gestão de Documentos Eletrônicos: uma visão arquivística. 2. ed. Brasília: ABARQ, 2005.

SILVA, D. P. Et. al. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos a tecnologia que está mudando o mundo. In: Revista INICIA, vol. 1, n. 3, 2003. Disponível em:

<http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerencia

mento_eletronico_de_documentos.pdf>. Acesso em: 30 maio 2014.

THOMAZ, K. P. Documentos eletrônicos de caráter arquivístico: fatores

condicionantes da preservação. In: Perspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.10 n.1, p. 34-36, jan/jun. 2005.